Содержание

Как делать дела быстрее – 10 советов и 5 работающих техник

Мечты о полноценной жизни вдрызг разбиваются о ежедневные заботы. Список дел кажется бесконечным, а так хочется спокойно поужинать с семьей, посидеть с друзьями за чашечкой кофе, вырваться на природу или сходить в театр. Нам некогда жить. Все время уходит на решение проблем. Как только справляемся с одной задачей, выясняется, что уже пора разобраться со следующей. Есть удивительные люди, которым удается на все находить время и силы. Они знают, как делать дела быстрее и качественнее, все успевать. Давайте у них учиться.

  1. Контролируйте главных пожирателей вашего времени
  2. 10 полезных советов, как делать дела быстрее
  3. 5 техник для повышения продуктивности и эффективности
  4. Главное об увеличении скорости и продуктивности работы

Контролируйте главных пожирателей вашего времени

Есть только один подход, который позволит все успевать на работе, нормально отдыхать и забыть о хроническом стрессе. Это повышение продуктивности. Придется научиться решать больше задач за единицу времени. Первое, что нужно сделать, — найти и уничтожить ваших главных пожирателей времени. У каждого они свои, но есть целый список общих:

  • отсутствие чувства времени;

  • неумение отказывать другим;

  • беспорядок;

  • бестолковые телефонные разговоры и переписка;

  • слишком частая проверка почты;

  • зависание в соцсетях, на форумах и прочие интернет-развлечения;

  • нехватка полезной информации и избыток ненужной.

Определите свой список пожирателей времени и возьмите их под контроль, иначе любые советы по повышению продуктивности, окажутся просто бессмысленными. Поглощая информацию из соцсетей и блогов, вы забудете о той, которая по-настоящему ценна. Тратя время на пустопорожнее общение, вы устанете и уже не сможете эффективно вести переговоры с партнерами или начальством.

Установите персональные фильтры и пропустите через них все, что отнимает время. Отсеките пожирателей.

10 полезных советов, как делать дела быстрее

Есть масса рекомендаций, как делать все быстро и качественно. Мы выбрали самые действенные методы и предлагаем их вам:

  1. Планируйте дела. Бизнес-тренеры уверяют, что минуты, затраченные на тщательное планирование, берегут часы рабочего времени. Не поленитесь записать все дела, разделив их на срочные и важные.

  2. Разбивайте крупные задачи на этапы. Не пытайтесь объять необъятное. Кроме стресса и разочарования, вы ничего не получите. Делите дела на составляющие и планомерно выполняйте пункт за пунктом.

  3. Сокращайте и отсекайте. Ваша главная цель — сделать список дел коротким, простым и понятным. Если есть срочные, но не важные дела, поручите их другим и вычеркните из списка.

  4. Указывайте сроки. Доказано, что чем меньше времени люди выделяют себе на выполнение задач, тем быстрее справляются. Главное, не впадайте в крайности и ставьте реальные сроки.

  5. Будьте на позитиве. Хорошее настроение — залог эффективной работы. Найдите свои способы радоваться жизни и мотивировать себя каждый день.

  6. Не раскачивайтесь, но и не торопитесь. Начать — самое сложное. Запретите себе раскачивающие действия, к которым привыкли (пить кофе перед составлением отчета, раскладывать пасьянс перед написанием делового письма и т.п.). Делайте все неспешно, но без лишних остановок.

  7. Отдыхайте. Усталость в разы снижает продуктивность, поэтому обязательно планируйте отдых в течение дня и полноценно высыпайтесь ночью.

  8. Привыкните к самодисциплине. Заставляйте себя закончить начатое, как бы ни хотелось прерваться. Если отвлечетесь, потребуется время, чтобы вернуть концентрацию внимания.

  9. Отмечайте достижения. Закончив задачу, похвалите себя и наградите отдыхом, чем-то приятным.

  10. Будьте проактивны. Если видите, что в какой-то сфере назревают проблемы, разберитесь в ситуации и сделайте все необходимое, чтобы предотвратить будущий аврал.

Читайте также: 11 ценнейших навыков, которые нужно развить, чтобы преуспеть в бизнесе

Следуйте советам без фанатизма. Учитывайте индивидуальные особенности и учитесь их планировать. Если вы «профессиональный прокрастинатор», можете даже вписать привычную прокрастинацию в рабочий график. Просто выделите для ее определенное время, а в «час Ч» возвращайтесь к дисциплине.

5 техник для повышения продуктивности и эффективности

Контроль и самодисциплина — это сложно. Но многие люди до вас сталкивались с такими трудностями и успешно справились. Они поделились своим опытом и техниками, которые помогли выработать привычку к самодисциплине. Мы собрали для вас самые эффективные. Ознакомьтесь с методиками и выберите подходящие лично для вас.

1. Правило трёх самых важных дел

При составлении плана первыми ставьте 3 самых важных задачи, выполнение которых принесет наибольшую пользу для вашего дела. Все остальное потом. Пусть ваше утро начинается с 3 главных вещей за день. Когда основное будет выполнено, станет легче работать, ведь не придется ничего откладывать. А если нагрянет прокрастинация, она принесет минимальный ущерб.

2. Правила нескольких минут: выполняйте все быстрее

Как делать все быстрее и не откладывать на потом? Существуют правила 2, 5, 10 минут. Каждое из них поможет оперативно справляться с задачами:

  • Правило 2 минут. Приучите себя сразу выполнять все операции, которые занимают 2 минуты. За это время можно сложить бумаги на столе, ответить на письмо, удалить ненужные файлы.

  • Правило 5 минут. Если есть задача, на выполнение которой хватит 5 минут, уговорите себя сделать дело и лишь потом отдохнуть.

  • Правило 10 минут. Перед вами огромная задача, которую вы даже боитесь начинать решать? Заставьте себя заниматься ею ровно 10 минут, не отвлекаясь. Потом отдохните и вернитесь к делу. Начатую работу будет гораздо легче закончить.

Читайте также: Как заставить себя делать то, что не хочется

3. Правило Сейнфелда: мастерство — это ежедневный труд

Единственный способ стать мастером в своем деле, делать все быстро и качественно, — постоянно совершенствоваться. Есть свободная минута? Уделите ее самообразованию. Изучайте все, что касается вашей сферы, поднимайте свой уровень. Этому не грех посвятить полчаса даже в праздник или выходной. Ваше сердце работает без перерывов. Вы тоже можете.

4. Автоматизация и оптимизация процессов для удобства и скорости

Необязательно все выполнять вручную. Постоянно появляются новые устройства и приложения, которые позволяют предельно сократить время выполнения многих задач. Пользуйтесь тем, что изобрели другие люди для вашего удобства, но избегайте ненужного.

5. Pomodoro — интервальный способ решения задач

Разбейте время, необходимое для выполнения дела, на интервалы: 25 минут работы, 5 минут перерыва. Установите таймер и заставьте себя неотрывно работать над задачей ровно 25 минут, а потом отдохните и 5 минут к ней не возвращайтесь. Повторяйте циклы, пока не справитесь. «Помидорная» техника в разы повышает продуктивность.

Читайте также: 7 советов, как все успевать: технология Getting Things Done

Главное об увеличении скорости и продуктивности работы

Итак, что же помогает быстрее справляться с делами? Главные способы:

  • контроль пожирателей времени;

  • грамотное планирование и расстановка приоритетов;

  • делегирование наименее важных задач другим;

  • 3 самых важных дела с утра;

  • выполнение мелких задач за 2-5 минут;

  • работа над крупной задачей в течение 10 минут;

  • чередование работы с отдыхом по времени;

  • автоматизация и оптимизация процессов.

Все не так уж сложно. Следуя простым правилам, вы добьетесь сверхэффективности в работе. При этом у вас само собой появится время для семьи, детей, путешествий и развлечений.

Читайте также: Многозадачность: как не сойти с ума и наслаждаться жизнью

 

Вам может быть интересно: Как работать с недостатками своей внешности? Смотрите видео!

Как научиться быстро все делать: мультитаскинг и таймменеджмент

Тема моей статьи связана с проблемами современной жизни человека, требующей от него быстрого решения задач, без ущерба ожидаемому результату.

С проблемой выполнять работу, применяя рациональные приемы организации труда, человечество знакомо, как только появился наемный труд. Сегодня эта проблема – как научиться все быстро делать выглядит несколько иначе. Она связана с быстрым темпом жизни, с большим объемом информации, которую приходится обрабатывать на рабочих местах у компьютеров.

Обычные домашние дела тоже хочется выполнять быстрее, экономя время на более интересное времяпровождение. Поэтому не удивительно, что психологи ищут новые способы в решении этой проблемы – уметь делать все быстро и продуктивно. Особый интерес к этой проблеме проявляют бизнесмены в разных сферах бизнеса. Ведь сотрудники, умеющие быстро и качественно выполнять множество дел, незаменимы. Так в сфере менеджмента появились и стали популяризироваться как ноу-хау понятия многозадачности и тайм менеджмента. Рассмотрим подробнее эти понятия и как их можно использовать.

Что такое многозадачность

Это понятие пришло с Запада, с новыми обучающими технологиями. Мультитаскинг – умение выполнять несколько задач сразу. Это могут быть несколько видов деятельности, выполняемые человеком параллельно, или умение разбивать несколько дел на составные части так, чтобы можно было к ним возвращаться без ущерба для конечного результата. Для современного человека многозадачность понятна на таких примерах:

  • Работа на компьютере с одновременным разговором по телефону;
  • Просмотр телевизора и газеты;
  • Управление автомобилем и разговор по телефону.

Казалось бы, таким мультитаскингом сегодня никого не удивишь. Но для более сложных и ответственных дел отвлечение на решение других проблем требует большой концентрации внимания. Для того чтобы не страдало качество выполняемых работ необходимы четко отработанные навыки. Исследования же показали, что мультитаскинг не продуктивен.  Дело в том, что решать задачи в любой сфере деятельности человек способен в довольно ограниченном секторе. Он, способен не отвлекаясь, качественно выполнять одну задачу, кроме того, постоянные переключения с одного вида деятельности на другую напрягают и интеллектуально и физически. Постоянная работа в режиме многозадачности не способствует работоспособности.

Как достичь высокой продуктивности

Высокая продуктивность – результат высокой концентрации на выполняемом задании, что позволяет выполнить ее быстрее и качественнее.

Исследования показали, что современный человек в среднем может концентрировать свое внимание на задаче всего 3 минуты! Дальше он отвлекается, думает попить чайку, или залазит в почту, или переключает внимание на параллельно открытую вкладку в браузере.

Мозг переключается на другую задачу. Чтобы включится  в старую задачу ему потребуется время. Подробнее о многозадачности и ее влиянии на продуктивность

Также исследования показали, что 4 часа в день – это максимум продуктивности среднестатистического человека. После чего концентрация внимания ощутимо падает вместе с продуктивностью.

Получается часть времени из этих драгоценных часов мы тратим на неважные дела, на время для работы мозга по переключению с одного дела на другое.

Для того чтобы легче было управлять своей концентрацией внимания, стоит придерживаться некоторых рекомендаций:

  1. Работая на компьютере, оставляйте вкладки нужные только для конкретной задачи. Музыка, параллельное видео в фоне — все это отвлекает внимание, забирает энергию и снижает продуктивность. Если необходимо заставить работать мозг на максимуме избегайте посторонних звуков и отвлекающих предметов. Кстати, о чистоте.  Было проведено исследование, в котором одна группа людей работала за чистым столом, вторая за захламленным.Первая группа людей выполнила задачу гораздо быстрее, работала продуктивней. А вторая группа — выполнила гораздо медленнее, но зато креативнее. Так что думайте, что нужно вам при выполнение конкретной задачи.
  2. Решая какую-то задачу, рекомендуется разбить ее на более мелкие, чтобы решать их постепенно, с кратковременными перерывами на отдых. Для этого придумана техника «помадоро» или «помидора».Разбивайте свою работу на короткие циклы по 25 минут, в каждый из которых вы будете решать только одну задачу, предельно на ней сконцентрировавшись и сознательно не обращая внимания на всё остальное. Потом обязательный 5-ти минутный перерыв и следующий 25-ти минутный подход. Через 4 подхода по 25 минут (т.е. через 2 часа) необходимо сделать получасовый перерыв и потом снова повторить. Если задача большая, то отведите на нее 2 — 3 помидора. Подробней о технике и о ее применении в моей жизни я расскажу в следующий раз.
  3. Важно научиться выделять из общей массы дел наиболее важные, требующие больше сил и времени и выполнять их в самое продуктивное время. Как показали исследования, человек наиболее продуктивен через 2 часа после пробуждения, причем в течение первых 4-х часов. Поэтому сложные задачи, требующие большой концентрации и усилий запланируйте именно на это время. А прочтение почты, ответы на письма, разбор бумажек и другие дела, не требующие больших ресурсов головного мозга, оставьте на вторую половину дня.
  4. Для качественного выполнения любых задач важна мотивация. Без осознанного вопроса – «для чего это нужно, что я буду иметь при этом», продуктивного решения задач невозможно. Если вам необходимо выполнить что-то, а выгоды в этом не видите, прибегайте к «прянику». Что поделать приходиться иногда себя мотивировать едой или развлечениями.
  5. Используйте планирование своего рабочего дня, недели, руководствуйтесь проверенными методиками тайм менеджмента.

 В чем смысл тайм менеджмента

Тайм менеджмент – это обучающая технология, помогающая правильно распределять и организовывать рабочее время. Исследуя проблему рационального использования рабочего времени, англичане пришли к ошеломительному выводу: более 70% рабочего времени приходится на второстепенные дела и только треть его остается на решение основных задач. В чем же смысл тайм менеджмента? Он дает возможность человеку самому сконструировать свой путь к успеху.

Необходимо планирование времени и четкий его контроль. План составляется на день, на неделю и более долговременный период – на месяц или год. Сразу с большого планирования начинать не стоит. Дисциплинировать себя и контролировать рабочее время научит ежедневное планирование. При этом необходимо придерживаться определенных принципов:

  • Прописывать цели и способы их достижения;
  • План составлять заранее, после обдумывания;
  • Цели должны быть конкретными и реально выполнимыми;
  • Выделить основные задачи по приоритетности;
  • Решать задачи надо не с самых легких, а с самых сложных, не оставляя их на конец рабочего дня;
  • Не распыляться на мелочи и не отвлекаться;
  • Привлекать к решению задач помощников;
  • Уметь отказывать тем, кто попусту тратит время на пустые разговоры;
  • Необходимо анализировать свои записи, с целью выявления ошибок и способов их устранения;
  • Корректировать режим рабочего дня под свой личный биоритм. Если наивысшая продуктивность организма заключается во временном промежутке между 10 часами утра и 14 часами дня, то его нужно использовать наиболее эффективно.

В любой сложной работе необходим перерыв. Он необходим по двум причинам. Во-первых, организм получает отдых и восстанавливается. Во-вторых, после отдыха на выполненную часть работы человек смотрит более объективным взглядом, видя недостатки и ошибки.

Тайм менджмент, при правильном его использовании не только учит работать быстро и продуктивно, но и высвобождает личное время, которое можно потратить на отдых, развлечения, занятия спортом и т.д.

Но только ли для работающих актуальна технология тайм менеджмента? Конечно, нет!

 Тайм-менеджмент для молодых мам и неработающих женщин

У молодых мам времени катастрофически не хватает: его нет не только для себя, но и для мужа, который переживает отсутствие внимания со стороны молодой жены. В таких ситуациях и приходит на помощь организация домашних дел, ухода за ребенком. Если планирование времени выполнено грамотно и этого плана четко придерживаться, то освободится время и на уход за фигурой после родов и на обиженного вниманием мужа.

О том, как все успеть маме читайте в статье «Как все успевать с малышом»

Тайм-менеджмент для детей

Временем ребенка распоряжаются взрослые. Они составляют для него режим дня, распределяя время на учебу, дополнительные занятия и отдых. Но, чтобы ребенок научился самостоятельности и дисциплине, необходимо привлекать его к планированию своего времени и четкому соблюдению плана. При четком соблюдении режима у детей остается много свободного времени. При этом умение распоряжаться свободным временем –ответственность. Расширяя границы свободы, родители расширяют границы ответственности своего ребенка. Научившись быстро и качественно делать свои дела, ребенок освобождает себе свое личное время, которое может уже сам планировать.

В заключение

Не стремитесь сделать все и сразу. Не стоит браться за решение нескольких задач одновременно, если чувствуете, что не сможете с ними справиться. Отрицательный результат не только может подорвать физическое здоровье, но и эмоциональное .

Как работать быстрее: топ-7 стратегий для достижения целей

Разве не было бы замечательно, если бы вы могли каждый день заканчивать работу на час раньше? За неделю вы получили бы 5 дополнительных часов, а за год — более 32 рабочих дней. Это еще полтора месяца оплачиваемого отпуска ежегодно. Время, которое вы можете использовать, чтобы делать все, что хотите: начать побочный бизнес, улучшить свои навыки или быть с семьей и друзьями. Американский предприниматель Дэн Сильвестр поделился 7 способами, как работать быстрее без дополнительного стресса и сложностей.

Для того, чтобы быстро финишировать, важна не только скорость. Пропускная способность — это то, что дает результаты быстро или медленно.

Подумайте о своей работе. Когда вы начинаете проект, он, вероятно, разбивается на части. Для выполнения каждой из них требуются разные навыки и разные задачи. Большинство из них взаимозависимы.

Предположим, что вам нужно выполнить три задачи:

  1. Поиск информации.
  2. Письмо.
  3. Редактирование.

Если вы хотите работать быстрее, вам нужно хорошо выполнять все три. Если у вас нет навыков редактирования, не имеет значения, сколько времени вы сэкономили, когда писали. А, может быть, вы быстрый редактор, но очень плохо ищете информацию. В этом случае из-за плохо проведенного поиска у вас уйдет больше времени, чтобы написать достойный рассказ.

В итоге над некоторыми задачами вы работаете быстро, что заставляет вас чувствовать себя продуктивно. Но потом вы теряете время на одной задаче, и это уводит весь проект назад. Это узкое место.

Когда вы заканчиваете работать, вы задаетесь вопросом: как это могло отнять столько времени, если начиналось так хорошо? Вы можете продвигаться настолько быстро, насколько быстро выполняете самую медленную часть работы. А если вы будете игнорировать проблему, производительность снизится по экспоненте.

Быстро работать — это просто. Речь идет не о том, чтобы быстрее делать то, с чем вы справляетесь хорошо, а о том, что быстрее делать то, что вы выполняете медленно. Семь следующих стратегий — самые простые способы повысить вашу эффективность.

Одна из причин, по которой вы хотите работать быстрее, — это заниматься разными проектами. Через некоторое время любой проект приедается. Поэтому мы стараемся каждый день поровну распределять время, чтобы добиться прогресса во всем. И это не очень хорошо работает.

Существует ошибочное мнение, что ваша продуктивность распространяется на все проекты, над которыми вы работаете одновременно. На самом деле переключение стоит 20% всей продуктивности за каждый дополнительный проект. Две задачи — это не 50 на 50, а 40 на 40. Три задачи занимают не по 33% каждая, а по 20%.

Но допустим, у вас есть несколько важных проектов. Как не потерять эти 20%?

  • Не приступайте ни к каким будущим задачам, пока не закончите текущий проект. До этого считайте эти задачи необязательными.
  • Если начальник поручает вам второй проект, спросите, какой из двух вы должны закончить в первую очередь. Если вы столкнетесь с сопротивлением, объясните, как однозадачность помогает вам работать лучше и быстрее и какую пользу это приносит компании.
  • Делайте короткие перерывы при переключении между задачами, чтобы не мыслить многозадачно.

Некоторые проекты занимают много времени. Так что, если вы не хотите слишком долго откладывать другие, вы все равно можете работать над ними каждый день, устанавливая временные блоки.

Работая над одним проектом, вы можете обнаружить, что некоторые задачи сложнее других. Может быть, это связано с вашими навыками или с типом работы.

Заманчиво отложить сложные задачи и начать с более легких. Но к тому времени, когда вы сделаете легкие, у вас будет меньше энергии и мотивации для выполнения сложных задач. В таких условиях вам будет нужно больше времени, чтобы что-то произвести.

Универсальное решение — сначала выполнить самое сложное. Так вы организуете свою повседневную деятельность от наиболее энергозатратных до наименее энергозатратных задач.

Более энергозатратной может быть аналитическая работа, требующая от вас сосредоточенности. Менее энергозатратной — творческая работа и мозговой штурм. Они обе важны, но вы сделаете их быстрее при соответствующем уровне энергии.

Вот простое упражнение:

  • В течение следующих 3-5 дней спрашивайте себя, насколько энергичным вы чувствуете себя каждые 1-2 часа (исключая сон).
  • Отвечайте от 1 до 10, где 1 — отсутствие энергии / хорошего самочувствия, а 10 — оптимальный уровень энергии / хорошего самочувствия.

Вы можете сделать это упражнение всего за день, если вам не терпится, но данные не будут надежными.

Примечание: если вы выпили кофе, потренировались, плохо провели ночь или что-то в этом роде, запишите это.

Собрав данные, вы можете обнаружить, что у вас одинаковый уровень энергии в одно и то же время каждый день (он меняется в зависимости от ультрадианного ритма каждого человека).

  • Выполняйте самые сложные задачи в то время, когда у вас больше всего энергии.
  • Если это время недоступно, используйте второй наиболее подходящий период.
  • Когда у вас мало энергии, используйте ее для выполнения скучных или креативных задач (если они не требуют глубокой работы).

Принято считать, что «практика ведет к совершенству». Но если вы не бросите вызов себе, вы никогда не станете лучше. Поэтому, если вы хотите работать быстрее, вам нужно целенаправленно обращать внимание на скорость работы.

Вот временные челленджи, которое я использую, чтобы каждый раз становиться быстрее:

  • Выберите отрезок времени для работы (например, 20 минут). Как долго вы можете чувствовать себя комфортно, работая на полной скорости, не чувствуя усталости?
  • Каждый раз, когда вы начинаете сеанс работы, пытайтесь побить свое лучшее время.

Это упражнение предполагает, что у вас есть метрика для измерения того, сколько работы вы выполняете за раз, например слова, звонки или страницы. Если в вашей работе нет таких цифр, вашим показателем может быть любая двухминутная задача, которая двигает стрелку.

Вначале вы будете бить свой рекорд через день. Но по мере накопления опыта побить его будет все труднее. На этом этапе вы можете отказаться от работы и почувствовать, что застряли. Каждый раз, когда это происходит, сосредоточьтесь на том, чтобы выполнить задачу как можно лучше.

  • Если вы чувствуете себя достаточно хорошо, чтобы побить половину своего рекорда, вам следует начать немедленно. Но если ваш уровень концентрации слишком низкий, чтобы делать это, вы будете работать быстрее после перерыва.
  • Если ваш рекорд застревает на высоких показателях, пора увеличить продолжительность рабочего сеанса.

Таким образом вы улучшите свою скорость и выносливость.

Вы работаете быстрее всего, когда ваши навыки соответствуют уровню сложности задачи. Когда это происходит, вы настолько увлекаетесь работой, что все остальное не имеет значения. Это то, что мы называем «Зоной» или состоянием потока.

Пребывание в состоянии потока требует большой концентрации. А если у вас нет опыта работы в потоке, каждая мысль может ее нарушить.

Вы будете думать о чем угодно во время сеанса работы. От вещей, которые вы вчера забыли забрать в продуктовом магазине, до проблем, которые у вас возникнут на следующем этапе проекта.

И если вы не найдете способ справиться с этими мыслями, вы почувствуете себя подавленным и потеряете концентрацию.

«Ваш разум предназначен для того, чтобы иметь идеи, а не чтобы придерживаться их». Дэвид Аллен

Чтобы максимально увеличить количество часов, в течение которых вы находитесь в потоке, вы должны где-то хранить мысли. Отличный метод для этого — «мозговая свалка».

Вот небольшое упражнение для «мозговой свалки», которое можно выполнить за 10-15 минут:

  • Возьмите лист бумаги и 5-10 минут пишите о том, что вас беспокоит в текущем проекте и в вашей жизни.
  • Если у вас так много работы, что она кажется бесконечной, составьте список со всеми задачами, которые можете придумать.
  • Если задача не важна, удалите или отложите ее.
  • Если задачи связаны друг с другом, вы можете сэкономить время, сгруппировав их.
  • Составьте список по приоритетам, исходя из того, что наиболее срочно и важно.
  • Добавьте эти задачи в список дел или календарь.

Хотя это звучит банально, сила упражнения в том, чтобы перенести мысли на бумагу. Если ваш мозг не будет терять энергию на то, чтобы отслеживать мысли, он сможет выделить больше энергии для сосредоточения. Это позволит вам думать на 20% быстрее.

Как у работника умственного труда, у вас могут быть повторяющиеся задачи, даже если каждый продукт отличается. Например, устранить неполадки, спланировать проект или изучить тему.

Когда мы работаем над чем-то сложным, мы большую часть времени выясняем, что делать и почему. Всякий раз, когда вы начинаете сеанс, вы должны помнить, что вы делали в прошлый раз и что нужно сделать дальше.

Возможно, вы знаете, как сосредоточиться на работе, но вам нужно 40 минут, чтобы понять суть дела и выполнить реальную задачу. Вы можете сократить это время примерно в пять раз, составив контрольный список.

  • Определите, для чего нужен ваш чек-лист и каким шагам вы будете следовать.
  • Проверьте чек-лист, выполнив эти шаги и ничего больше.
  • Если вы не получили нужных результатов, исправьте и дополните чек-лист своими наблюдениями.
  • Проверьте еще раз и повторяйте, пока не получите точный результат.

Вы можете сделать много только благодаря тайм-менеджменту. Все сводится к сложности задачи. Если это понять, вы будете работать быстрее.

Я в некоторой степени перфекционист, которому нравится блестяще выполненная работа. Я не терплю посредственного качества. Но если вы попытаетесь построить что-то великолепное из ничего, вы потратите много времени просто на размышление.

Вот что я обнаружил: намного легче сказать, почему что-то не так, чем почему что-то правильно.

Быстрее исправить работу, чем придумывать потрясающие идеи. И вы можете использовать это в своих интересах:

  • В следующий раз, когда вы будете работать, поставьте перед собой задачу закончить как можно быстрее, даже если качество работы низкое. Разрешить себе создавать мусор, а редактировать / полировать запретите.
  • Установите таймер, чтобы воспрепятствовать перфекционизму. Когда сработает будильник, больше ничего писать нельзя.
  • Только когда вы закончите, вы можете исправить то, что вам не понравится.

Может показаться, что вы зря тратите время, работая дважды. Но умственная работа будет намного ниже, поэтому вы сможете закончить задачу на 200% быстрее.

Вопрос в том, хватит ли у вас смирения принимать несовершенство?

Не секрет, что работа выполняется быстрее, если вы сосредоточены. Но попасть в это состояние непросто.

Возможно, вам придется потрудиться в течение получаса, прежде чем вы сможете сосредоточиться, и большинство людей сдаются до того, как это произойдет. Но вы можете использовать некоторые умственные уловки, чтобы это произошло быстрее. Вам просто нужно проявить больше целеустремленности в работе.

Представьте, что до работы вы выполнили все те мелочи, которые делают продуктивные люди: убрали комнату, привели себя в порядок, приняли холодный душ (если вы дома), правильно питались, делали упражнения, медитировали 5 — 10 минут, записали свои цели, подготовили виртуальный рабочий стол.

Делают ли эти вещи вашу работу быстрее? Может быть. Но если вы выполните их все, вы можете обнаружить, что у вас очень сильная мотивация. Потому что, когда вы обустраиваете свое окружение, мозг понимает ваше намерение и адаптируется к нему.

Чем больше вы готовитесь к работе, тем легче вам сосредоточиться вначале.

Если вы этого не сделали, возможно, вы спросите себя: «Зачем мне вообще делать эту работу?». Но если вы правильно настроитесь, вместо этого вы можете подумать: «Как я могу сделать это как можно лучше?»

Нет ничего быстрее подсознания. Оно управляет более 95% нашей жизни. Оно отвечает за наши привычки и выживание. И мы можем использовать эту силу в наших интересах.

Нашему мозгу нравится постоянство. И как только что-то станет предсказуемым, он будет адаптироваться к этому сценарию. Так что, если вы работаете последовательно (в одном месте, в одно время), со временем вы волшебным образом станете работать быстрее.

Если вам нужна скорость, перестаньте все время что-то менять. Если вы найдете новую стратегию, скажите «не сейчас».

Вместо того, чтобы добавлять по одной стратегии каждый день, добавляйте их все сразу в одну неделю или месяц в качестве «обновления системы».

Оригинал публикации
Фото: unsplash.com

Интересно? Поделитесь с друзьями!

5 советов, как работать быстрее, но не больше

Время — деньги. Истина, которую мы повторяем себе изо дня в день. Как максимально эффективно научиться использовать его? Решение проще, чем кажется. Обычно считается, чтобы успеть больше, необходимо и сделать больше. Но есть и другие варианты, как без дополнительной нагрузки получать результаты. 

Быстрое чтение

Мало кто задумывается о том, как научиться быстро читать, несмотря на то, что делать-то это приходится постоянно. Скорочтение  — навык, который позволит экономить уйму времени. Только представьте, сколько времени тратит человек каждый день на прочтение писем, статей, документов. Так вот, это время можно урезать в половину.

Техника скорочтения заключается в том, чтобы сразу прочитывать несколько слов, а не переходить от одного к другому. За это отвечает периферическое зрение. Чтобы его натренировать, необходимо выполнять специальное упражнение. Начертите две вертикальные параллельные линии в середине страницы. Расстояние между линиями должно быть около 7-8 см. Смотрите строго в область между линиями. Ваши глаза не должны двигаться за пределы этих границ. Но периферическое зрение способно захватить текст, расположенный за линиями. Если вы обладаете этим умением, то и темп чтения существенно возрастет. Также нужно стараться читать не каждое слово, а целую строчку.

Составление списков «to-do» и аутсорс

Самое важное — в первую очередь. Но при этом стоит избавляться от убеждения, что никто не может сделать какую-то задачу, кроме вас. Неумение делегировать — главное препятствие для человека, который пытается наладить баланс между личной жизнью и работой. Оцените список дел, который вам приходится делать ежедневно, и определите задания, которые можно поручить другим. Не забывайте и о цифровых помощниках — приложениях, которые могут значительно упростить жизнь.

- Читайте также: 20 приложений для повышения продуктивности


Правильная многозадачность

Секрет в том, чтобы делать одно дело, требующее умственных усилий, а другое — нет. Например, одновременно есть свой ланч и отвечать на письма. Некоторые компании идут еще дальше и устраивают так называемые «рабочие прогулки», во время которых проводят свои собрания на свежем воздухе, совмещая их с физическими нагрузками.

Свежие новости

Время ожидания как способ решить массу дел

Люди часто находятся в состоянии ожидания: вызвав лифт, стоя в очереди, передвигаясь на эскалаторе… Каждая минута может быть использована эффективно! Это идеальное время для решения мелких задач, написания писем, звонков и так далее.

Утро по максимуму

Первые два часа после сна — лучшее время для принятия быстрых и правильных решений. Как и наше тело, наш мозг устает за день. К концу рабочего дня понадобится намного больше энергии на то, что утром можно было бы сделать с легкостью. Если сначала выполнить самую сложную задачу, то все остальные решатся еще быстрее и лучше. Еще один  совет — стоит избавлять себя от необходимости тратить время на мелкие рутинные решения — например, выбор одежды. Не зря Марк Цукерберг придерживается одного стиля: не имея проблемы, что одеть утром, он может потратить это время на более важные вещи.

 Источник: inc.com

- Читайте также: Как работают Марк Цукерберг, Билл Гейтс и другие известные трудоголики

как работать эффективно и тратить на выполнение задачи меньше времени — STAFF-ONLINE

Вопросом улучшения своей эффективности задаются многие. Ведь всегда хочется успевать по максимуму и при этом качественно выполнять свою работу. Чтобы Ваша работоспособность и продуктивность всегда была на высоте, стоит соблюдать несколько простых правил, и тогда Вы с легкостью будете решать поставленные задачи быстро и эффективно. Сегодня разберем, что же нужно делать, чтобы повысить свою эффективность в работе.

О том, что Цезарь умел делать три дела одновременно, слышали почти все. И многие по такому же принципу строят свой рабочий график, выполняя несколько задач одновременно или же занимаясь работой под музыку, телефонный разговор или просмотр телевизора. Но так ли это полезно, и на самом ли деле повышает продуктивность?

На деле исследования, проведенные в нескольких странах (Япония, Сингапур, Великобритания) уже доказали, что многозадачность – это всего лишь иллюзия. Наш мозг не способен решать несколько задач одновременно, работоспособность от этого только падает.

В итоге Вы не сделаете до конца ни одного дела, но потратите кучу времени и нервов на то, чтобы переключиться с одного занятия на другое. Кроме того, что Вы делаете дела одновременно, мониторинг почты, мессенджеров, новостной ленты каждых 5-10 минут так же наносит вред Вашей эффективности.

Ведь мозгу нужно минимум пятнадцать минут, чтобы переключиться с одной задачи на другую. Помимо этого, многозадачность способствует возникновению тревожности и даже депрессии, а так же плохо влияет на способность запоминать. В целом, выполняя несколько дел одновременно, Вы теряете около 40% своей продуктивности.

Здоровый сон – это то, без чего нормально не может функционировать ни один организм. Как бы Вам не казалось, что у Вас есть масса энергии, и Вы можете нормально работать при режиме сна в 4-5 часов в сутки, Вы скоро ощутите сонливость, недомогание, невнимательность и раздражительность. Мало того, 1,5 часа отсутствия сна приводит к потере Вашей производительности на 32%.

Кроме этого, Вы рискуете заработать серьёзные проблемы со здоровьем. Представьте теперь, к чему приведут Ваши попытки успеть сделать больший объем работы, чем Вы физически можете осилить. Вот несколько рекомендаций, что делать, чтобы всегда нормально высыпаться и чувствовать себя бодро и энергично:

  • Старайтесь не ложиться спать сразу после использования гаджетов и работы за компьютером. Это вызывает возбуждения организма, а в результате отсутствие качественного сна.
  • Ложитесь спать примерно в одно и то же время, так же и просыпайтесь. Как бы избито это не звучало, но нерегулярность сна отрицательно сказывается на Вашей продуктивности и организме.
  • Не пытайтесь поспать ещё пару часов, после того, когда Ваш организм проснулся, даже если это раньше привычного для Вас времени.
  • Всегда проветривайте помещение, в котором будете спать, перед сном. Свежий воздух способствует хорошему качеству сна.
  • Старайтесь закончить всю свою работу хотя бы за час до сна и хорошо отдохнуть.

Правильная еда не менее важна для эффективной работы, чем здоровый сон. В первую очередь она должна приносить пользу и заряжать энергией весь организм. Если Вы привыкли питаться вредной пищей, в особенности фастфудом, лучше откажитесь от своих привычек. Чем быстрее Вы начнете правильно питаться, тем быстрее увеличиться Ваша эффективность на целых 20%.

Помните, что правильная еда касается и напитков. Алкоголь, газированные напитки, излишнее употребление кофе так же негативно влияют на Вашу продуктивность. А если Вы любите употреблять энергетики, чтобы повысить свою производительность, рискуете получить серьёзные проблемы с сердечнососудистой системой.

К тому же, это только видимость что от них улучшается продуктивность. На самом деле прилив энергии происходит меньше, чем на час, а вот после этого наблюдается сильная заторможенность организма и падение эффективности.

Не забывайте, что помимо того, что еда должна быть правильной, она так же должна быть и регулярной. Особенно не забывайте про завтрак. Именно он запускает мозговую активность и насыщает наш организм энергией для продуктивной работы.

Социальные сети – это то, без чего трудно представить современный мир. Они настолько плотно засели в нашу жизнь, что большинство проверяет свои новостные ленты прежде, чем встает с кровати. В среднем, на то, чтобы заглянуть в свой любимый аккаунт, мы тратим каждую 1 минуту из 5. Представляете, сколько времени Вы тратите в день на социальные сети?

Единственный верный вариант – отказаться от социальных сетей, пока Вы работаете. Вы сразу же увидите, насколько продуктивней Вы становитесь и сколько всего успеваете сделать за тот же промежуток времени, что и раньше. Возьмите за привычку, как только садитесь работать, сразу же выходите со всех соц сетей и не заходите туда, пока не выполните запланированный объем работы.

Чтобы Ваш мозг нормально функционировал и мог эффективно справляться со всеми запланированными делами, необходим свежий воздух. Так, как далеко не всегда есть возможность работать в хорошо проветриваемых помещениях, то наличие растений рядом с Вашим рабочим местом заметно улучшит продуктивность и общее состояние организма.

Кроме этого, доказано, что растения помогают увеличить Вашу концентрацию, а так же помогают сосредоточиться на поставленных задачах. Как неудивительно, растения так же способны влиять на Ваше творческое мышление. Так, поставив несколько горшочков с зелеными растениями в помещении, где Вам удобнее всего работать, Вы можете повысить свою креативность на 45%.

Это хороший помощник в работе, если Вас часто беспокоят мысли, где брать новые творческие идеи. Вашу продуктивность озеленение помещения повысит на целых 38%. Ещё один плюс в пользу растений на рабочем месте – они улучшают общий функционал Вашего организма, насыщая его кислородом на 47%. В условиях частой работы за компьютером, особенно когда много работы, и Вы почти не выходите на свежий воздух, это поможет сохранить Ваше здоровье и самочувствие.

В погоне за улучшением своей эффективности в работе, почти каждый испытывал на себе различные техники повышения эффективности. Тайм-менеджмент сейчас в тренде, поэтому все стараются найти самый эффективный способ повысить продуктивность и справиться со всем списком своих планов.

Чтобы Ваша работа была действительно эффективна, Вы не должны забывать про отдых. По данным исследований, 86% работающих людей считают, что перерывы для отдыха делают их более продуктивными в работе.

Есть отличная техника для улучшения эффективности, которой пользуются многие работники, особенно когда объем работы достаточно не маленький и приходиться работать иногда больше нормы. Это техника называется Помадоро. Её суть состоит в том, что Вы полностью отдаетесь работе в течение 25 минут, а после делаете 5-ти минутный перерыв.

После 4-х таких кругов Вы делаете 30-ти минутный отдых. Эта техника очень хорошо позволяет улучшить продуктивность и разгрузить мозг. Идеально, если в такие перерывы Вы не будете отвлекаться на гаджеты, просмотр социальных сетей, почты.

Снимите напряжение с Ваших глаз и позвоночника —  встаньте из-за рабочего места, пройдитесь по комнате или сделайте небольшую разминку для Вашего тела. Так Вы сможете справлять с большим объемом работы и при этом не чувствовать себя излишне вымотанными.

Если Вы каждый день работаете за компьютером, то наверняка замечали, как влияет свет на Вашу продуктивность и рабочее состояние. Слишком темное освещение плохо влияет на эффективность вашей работы, а так же ухудшает Ваше зрение.

В дневное время лучшим решением будет расположить рабочее место возле окна, чтобы солнечный свет хорошо освещал Вас. Это поможет усилить продуктивность Вашей работы на 15%, а так же Вы не будете ощущать сонливости и усталости.

К тому же, солнечный цвет полезен для костей и общего самочувствия. Не забывайте так же, что компьютер нужно размещать так, чтобы на него не попадали солнечные блики, иначе Вам будет некомфортно работать, и Вы часто будете отвлекаться.

При невозможности расположить рабочий уголок в месте, которое хорошо освещается солнцем, или же если Вы привыкли работать в вечернее время, стоит воспользоваться лампой с имитацией дневного освещения.

Это так же повысит Вашу эффективность на 15%, а так же Вашим глазам будет намного легче воспринимать такое освещение, нежели от обычных лампочек.

Как ни странно, но обычная жвачка тоже может помочь в борьбе за рост Вашей продуктивности. Исследования показали, что её жевание может повысить эффективность работы на 10%. Так что, если Вы любите жевать жвачку во время рабочего процесса – знайте, что это идёт только в плюс качеству Вашей работы.

Кроме этой удивительной особенности, жвачка поможет  справиться с такими проблемами, как депрессия, стресс и беспокойство, что так часто сопровождают нас в век информационного перенасыщения. Это ещё один повод не отказывать себе в этой привычке.

Как же можно провести свой день, ни разу не включив, ни одной любимой песни. И это правильно, ведь прослушивание любимой музыки только положительно сказывается на нас и нашем самочувствии. При этом не имеет значение, какому жанру музыки Вы отдаете своё предпочтение.

Когда Вы слушаете любимые мелодии, происходит выброс дофамина в ту часть мозга, которая несет ответственность за вознаграждение. Это в свою очередь эффективно повышает наше настроение, и, конечно же, продуктивность нашей работы.

 Отводите от 15 минут до 30 минут на прослушивание любимых треков каждый день, и Вы повысите свою эффективность, улучшите настроение и общий тонус организма. Так что, если Вы ещё не обзавелись такой полезной привычкой, закачайте любимую музыку в свой плеер и повышайте продуктивность с удовольствием и без излишних усилий.

А Вы знали, что запахи тоже могут влиять на Вашу работу? Некоторые исследования показали, что запахи могут не только вызывать приятные эмоции и повышать настроение, но так же могут уменьшить количество ошибок во время Вашей работы.

Согласитесь, отличный вариант, чтобы допускать меньше оплошностей в работе. Вот несколько примеров запахов, которые помогут уберечь Вас от ошибок: Запах лаванды. Многие любят этот свежий и приятный запах цветов. Оказывается, он может понизить возникновение рабочих ошибок на 20%.

Если любите запах лаванды, обзаведитесь букетом цветов или же эфирным маслом этого растения. Наслаждайтесь ароматом и меньше ошибайтесь. Жасмин — ещё один помощник в борьбе с ошибками в работе. Его тонкий и нежный запах поможет снизить их возникновение на 33%.

Весной Вы можете использовать запах живых цветов у себя на рабочем месте, а в другое время воспользуйтесь эфирным маслом. Лимоны – это не только источник витамина С и других полезных элементов, но и очень эффективное средство в борьбе с ошибками.  Его запах способен снизить продуктивность на целых 54%. Храните всегда парочку лимонов в холодильнике и не допускайте ошибок.

Если для Вас эта статья была полезной, поделитесь, пожалуйста, ею со своими друзьями в социальных сетях. Используйте эти советы в Вашей ежедневной работе, и Вы быстро увидите положительный результат. Успехов Вам в повышении продуктивности!

 

 

Есть 5 минут? Читайте дальше!

 

25 самых лучших сайтов для поиска удаленных вакансий

Как можно заработать на рекламе в социальных сетях?

Как бесплатно создать интернет магазин с нуля самостоятельно. Пошаговая инструкция до первых денег

10 способов, как работать быстрее и эффективнее в течение дня

День начинался продуктивно, но уже к обеду вы почувствовали упадок сил и вскоре вместо работы занялись просмотром роликов на YouTube или серфингом в сети. Знакомая ситуация? В этой статье я расскажу про десять способов, которые помогут вам выстроить рабочий процесс эффективно. Мы не будем говорить про банальности вроде «ложитесь спать в одно и то же время» – это и так все знают. Поговорим о более интересных способах работать быстрее.

1. Планируйте рабочий день с вечера

Самое продуктивное время – первая половина дня. Не стоит тратить его на планирование. Если с вечера набросать план на следующий день, утром вы сможете сразу заняться работой. Вы не забудете за ночь про важный звонок или другое дело. Все нужные дела будут записаны в ежедневник.

Закончив планирование будущего дня, вы сможете спокойно уйти с работы, «отключиться» от проектов и задач.

2. Вначале делайте срочные и важные дела

Все, что не срочно или не важно, можно отложить на вторую половину. Это позволит вам быстрее двигаться вперед и выполнять приоритетные задачи на свежую голову. Даже если у вас не хватит времени на не срочные и не важные дела, все самое необходимое вы будете делать вовремя.

3. Кофе – только после обеда

Кофе стимулирует мозг, но его эффект пропадает со временем. Часто пить кофе нельзя. Если вам нравится этот напиток, то лучше выпить его после обеда, когда «батарейки» требуют подзарядки. Если пить кофе с утра, то уже к обеду вы будете чувствовать усталость.

Как же «разбудить» себя утром и настроиться на рабочий лад? Вместо кофе отлично подходит зарядка.

4. Следуйте правилу 45/15

Суть в том, чтобы после 45 минут работы делать перерыв 15 минут. Так вы даете мозгу отдохнуть, и он остается свежим дольше. Не обязательно в течение 15 минут сидеть и ничего не делать. Можно заняться делами, которые не требуют умственной нагрузки. Например, разобрать рабочий стол, сделать мини уборку, разослать клиентам счета.

5. Пройдитесь по улице!

Иногда полезно во второй половине дня выйти на улицу и прогуляться. Даже небольшая прогулка длиной 10-15 минут освежит вас и вернет утреннюю работоспособность. Нет возможности выйти на улицу? Чаще проветривайте рабочее помещение. Свежий воздух творит чудеса.

6. Запасите шоколадку на вечер

Многих людей стимулируют маленькие радости. Например, после длительной и нудной задачи можно вознаградить себя небольшой шоколадкой, фруктом, вкусным чаем. Суть в том, чтобы придумать стимул, который вы получите после завершения работы. Стимул достаточно сильный, который будет повышать вашу работоспособность.

7. Повесьте мечту на гвоздик

Этот способ работает, если у вас есть сильная и желанная мечта. Например, купить новый автомобиль или свою квартиру. Визуализируйте мечту, распечатав картинку с автомобилем, квартирой, желанным гаджетом или чем-то еще и повесьте ее над рабочим столом.

Это будет стимулировать вас работать быстрее и эффективнее, т.к. вы будете представлять, ради чего трудитесь и что вам даст выполнение рабочих задач.

8. Не отвлекайтесь на электронную почту

Не нужно проверять электронную почту постоянно и отвечать на письма сразу после их поступления. Достаточно проверять почту несколько раз за день и сразу отвечать на все письма. Так вы не будете постоянно отвлекаться на почту, будете лучше концентрироваться на задачах и сможете работать быстрее.

Исключение – получение действительно важного письма, на которое необходимо сразу реагировать.

9. Выключите музыку, если делаете сложную задачу

Фоновая музыка помогает сохранять работоспособность, если вы делаете рутинные задачи. Мозг «занят» музыкой, пока вы делаете что-то, не требующее умственного напряжения. Когда вы делаете сложенные задачи, музыка, наоборот, снижает работоспособность. Например, копирайтерам не стоит слушать музыку при подготовке статей. Работа по написанию текстов требует серьезных умственных усилий, и музыка будет снижать эффективность труда.

10. Разгружайте «оперативную память»

Не нужно держать мелкие задачи в голове. Все сразу записывайте или фиксируйте в таск-трекерах или CRM-системах. Клиент попросил позвонить в 16:00? Не держите эту информацию в голове, зафиксируйте в таск-трекере и настройте напоминание. Нужно записаться к парикмахеру? Тоже не держите в памяти – фиксируйте в ежедневнике.

Мелкие задачи «засоряют» оперативную память. Мозг вынужден тратить ресурсы, чтобы «не забыть» мелкие задачи. Перенесите все на бумагу и разгрузите мозг. Таким образом вы сможете работать быстрее и эффективнее.

Полезные статьи по теме:

Рекомендуем

В этой статье я поделюсь личной системой, которая позволяет мне все успевать делать и ничего не забывать. Она очень простая и универсальная: …

Если вы решили снять офис, не торопитесь арендовать первое попавшееся помещение. В вопросе выбора офиса много подводных камней, о которых мы …

Михаил Евраев: проекты по благоустройству дворов нужно сдать на госэкспертизу быстрее

26 тысяч жителей Ярославской области приняли участие в обсуждении вариантов благоустройства территорий в рамках нового губернаторского проекта «Наши дворы», сообщают в правительстве области. Итоги этого этапа реализации сегодня, второго марта, обсудили на заседании рабочей группы.

Михаил Евраев, врио губернатора: «Я сам неоднократно выезжал на такие встречи и в Ярославле, и в муниципальных районах, беседовал с людьми. Мы обсуждали, что необходимо сделать, как скорректировать проект. Радует, что жители региона приняли активное участие в проработке предложений, проявляли инициативу. Нам крайне важно продолжать реализацию проекта в таком же темпе, делать всё быстро, качественно и в постоянном диалоге с жителями. При возникновении каких-то проблем будем оперативно их решать».

В правительстве области добавляют: сроки подготовки проектно-сметной документации продлены из-за увеличения срока проведения собраний с жителями до 28-го февраля. Михаил Евраев поручил главам муниципальных образований до конца недели направить 90% проектов на проверку в Яргосстройэкспертизу.

По словам директора департамента региональной политики и взаимодействия с органами местного самоуправления Евгения Чуркина, контролировать ход реализации программы позволит информационно-аналитическая система «Прогноз».

Евгений Чуркин: «Со следующей рабочей недели и в течение каждого рабочего дня принимаем информацию с фотофиксацией готовности документов. Будем смотреть, у кого есть задержки со сроками, по каким причинам, помогать в случае необходимости. Через неделю подведём итоги».

Процедуру по определению подрядчиков планируют завершить к первому мая. К концу октября этого года все объекты должны быть сданы.

По данным пресс-службы правительства области, благодаря проекту «Наши дворы» число благоустраиваемых территорий в регионе увеличится почти в три раза. Планируют благоустроить 225 дворов, обустроить 91 детско-спортивную площадку и 23 площадки для дрессировки и выгула собак. На эти цели дополнительно выделят 1,2 миллиарда из федерального и 600 миллионов из областного бюджета.

Фото пресс-службы правительства Ярославской области

7 советов, как ускорить работу

Иногда у вас много работы, но вы понимаете, что время играет против вас. Может быть, вы даже так забеспокоились, что уже не знаете, с чего начать. Возможно, вы старались изо всех сил, но не успевали выполнять каждую задачу вовремя, и каждая из них теперь накапливается перед вами. Не беспокойтесь больше. Мы здесь, чтобы дать вам советы о том, как сделать больше работы за короткое время.

Иногда ты думаешь, что все будет хорошо, стоит только потрудиться.Что ж, вы не совсем не правы. Но если вы хотите сделать больше за короткое время, научитесь работать умнее, а не усерднее. Хватит болтать, давайте сразу к советам.

1. Вставать очень рано

Добавьте больше продуктивных часов в свою жизнь, вставая очень рано утром, чтобы начать дневные дела. Начав свой день с некоторых задач, у вас останется меньше работы в тот же день. Установите будильник, чтобы будить вас очень рано каждый день. Помимо увеличения количества продуктивных часов в вашей жизни, ваш мозг будет свежим, а ваша концентрация будет чрезвычайно высокой, так что вы сможете проявить себя с лучшей стороны.

2. Составьте список дел

Составьте план действий, записывая задачи, которые вы хотите выполнять каждый день. Список поможет вам двумя основными способами. Ни одна задача не ускользнет от вашего ума, и она также регистрирует некоторую срочность в вашем уме, заставляя вас понять, что у вас еще много дел. Убедитесь, что ваш список дел очень практичен. Не перегружайте список задачами, которые вы точно не сможете выполнить.

3. Начните с сложных задач

Начните с задач, которые кажутся вам наиболее сложными.Вы должны сделать своей привычкой располагать свои задачи в том порядке, в котором вы хотите их выполнять. Многие люди совершают ошибку, начиная с простой задачи. Когда вы начнете с трудных, вы почувствуете облегчение после их завершения, и, следовательно, это сделает вас еще более продуктивным. В следующий раз, когда у вас будет несколько дел, начните с того, что съешьте лягушек, которые есть в вашем списке.

4. Уберите все отвлекающие предметы

Некоторые объекты только замедляют вас, отвлекая.К таким объектам относятся; мобильные телефоны, развлекательные журналы и многое другое. Вы не ожидаете, что будете работать быстро, если продолжаете отвлекать себя предметами, которые не помогают вам в работе, которую вы выполняете в данный момент. Когда у вас есть телефон рядом с вами во время серьезной работы, у вас может возникнуть соблазн проверить почту, просмотреть некоторые сообщения в социальных сетях или ответить на сообщение друга. Все это будет замедлять вас.

5. Отклоняйте ненужные предложения, которые могут отвлечь вас от работы

Может быть, у вас есть друг, который всегда приглашает вас поговорить, поиграть или по любому другому поводу.Вы должны научиться отвергать несущественные приглашения и прогулки. Допустим, вам есть на чем писать, и друг приглашает вас на игру, ничего страшного в этом нет; «Извините, я не могу пойти с вами сейчас, мне нужно написать сочинение, и никто не напишет мое сочинение за меня, если я пойду за вами».

6. Сосредоточьте свою энергию на одной задаче

Не переключайтесь с задачи на задачу. Многозадачность замедлит вас и создаст впечатление, что вы двигаетесь быстро, пока вы тщательно не проанализируете ее.Каждый раз, когда вы выполняете многозадачность и ваш мозг переключается на новую задачу, вам придется проследить некоторые вещи в тот момент, когда вы вернетесь к своей предыдущей работе. Можно даже заблудиться и придется начинать задание заново. Вместо того, чтобы делать каждую работу наполовину, почему бы не посвятить свое время одной задаче и не сделать ее хорошо.

7. Всегда устанавливайте сроки для своих задач

Создайте в уме чувство срочности. Помните, что у вас есть не весь день, поэтому вам нужно установить крайний срок для каждой задачи. Например, служба написания эссе должна применять этот принцип, чтобы преуспеть в отрасли.Однако вы должны это знать; недостаточно просто установить сроки. Вы должны выработать привычку работать строго в соответствии с установленным сроком. Убедитесь, что вы выполняете свои задачи до установленного времени.

Заключение

В стремлении выполнять работу быстрее вам не нужно использовать все 24 часа, которые у вас есть в сутках. Что вам нужно, так это применить советы, которые помогут вам сделать больше за короткое время. У всех нас так много дел в ограниченное время. Секрет успешного решения проблемы заключается в том, чтобы опережать время, а не сокращать задачу.

50 приемов, позволяющих делать дела быстрее, лучше и проще

Последнее обновление: 10 февраля 2022 г.

Мотивация — это ваш ментальный толчок к совершению действия. У людей есть мотивы делать многие вещи. Теория Маслоу, одна из широко обсуждаемых теорий мотивации, утверждает, что физиологические потребности (такие как пища, вода, сон и т. д.) являются самыми основными и фундаментальными.

На уровне базовых потребностей мы могли бы представить себе, как увольнение может привести к потере возможности купить еду и хорошо выспаться ночью.Однако некоторые из нас достаточно способны, чтобы не беспокоиться об этих потребностях. Мы теряем мотивацию с нашими проектами и задачами. Мы не видим, как текущая задача соотносится с более широкой картиной. Нам нужны более определенные способы мотивировать нас каждый день. Вот несколько способов помочь вам в новом году.

  1. Начните с мелочей. Прокрастинация возникает, когда задача слишком велика. Разбейте проект на более мелкие части, которые подходят для вашего внимания. Если вы можете сконцентрироваться только на 40 минут, разбейте задачу так, чтобы вы могли выполнить ее за 40 минут.
  2. Ожидайте успеха после завершения. Начало работы — это хорошо, но завершение задачи — это то, что вам нужно. Визуализируйте, как выполнение вашей текущей задачи удовлетворит вас и будет способствовать вашему успеху.
  3. Награды. Вознаграждайте себя после выполнения каждой задачи. Можно вознаградить себя просмотром телевизора в течение 10 минут после 40 минут работы. Вы проделали хорошую работу. Это нормально — дать себе послабление.
  4. Найдите переключатель мотивации. У каждого есть способ включить собственный режим мотивации. Некоторых людей может мотивировать похвала за их усилия, других — участие в групповом обсуждении. Что бы это ни было, узнайте, какой у вас переключатель, и используйте его. Посмотрите на иерархию потребностей Маслоу, чтобы получить некоторые идеи.
  5. Сопоставьте задачу с долгосрочными целями. Как ваша задача может способствовать достижению долгосрочных целей? Вашей долгосрочной целью является достижение финансовой свободы или социальной значимости? Поможет ли работа прямо сейчас вашим долгосрочным целям?
  6. Подумайте о том, как прокрастинация подрывает ваш успех. Если у вас не получается мыслить позитивно, то подумайте, что будет, если вы не выполните задания вовремя? Негативные мысли вызывают у вас стресс, а стресс может помочь вам пережить трудные времена. Это зависит от ситуации и вашего характера. Давление может работать на вас.
  7. Назначьте себе наказание или последствия. Могут ли вас обогнать конкуренты, если вы сейчас не работаете? Пообещайте себе не играть в гольф, пока не выполните задание.Подобно стрессу, наказание может помочь вам устранить отсутствие мотивации.
  8. Задайте себе вопрос: Зачем работать? Когда вы удовлетворяете все свои основные потребности – вы богаты и здоровы. Зачем брату работать? Вы продолжаете работать, потому что глубоко внутри есть что-то, что заставляет вас хотеть продолжать. Найдите, что это такое, чтобы вы могли напомнить себе и мотивировать себя на уровне задачи.
  9. Ищет то, что вам действительно нравится делать, и делает это. Мотивировать страстью — мой любимый способ.Найдите то, что вы любите делать, и сделайте это в первую очередь. Когда вы начали и находитесь в потоке, другие задачи в том же проекте станут проще.
  10. Присоединяйтесь к другим людям, которые усердно работают. Вам когда-нибудь приходило в голову, что когда вас окружают много работающие люди, вы заряжаетесь энергией и тоже будете много работать? Люди мотивируют друг друга. Если у вас есть друзья/коллеги, которые работают над подобным проектом, присоединяйтесь к ним, обсуждайте и рассказывайте о проекте. Участие будет мотивировать вас.
  11. Убрать повторы и расписание. Вы слишком организованны и работаете по одному графику для проектов и задач? Вы можете снизить собственную мотивацию с помощью эффекта Хоторна. Работа круглосуточно. Выполните задание в другое время. Уходи. Займись пока чем-нибудь другим.

Если в этом году вы страдаете от отсутствия мотивации, попробуйте один или несколько из этих советов в 2007 году. Если у вас есть мотивация, ничто не может помешать вам добиться успеха.

Что общего у эффективных людей

Все мы знали этого человека, который всегда добивался цели.
Будь то друг или коллега, это человек, чья работа всегда выполняется раньше срока. Тот, кто каким-то образом умудряется выполнять часовые задачи за 20 минут.

Тот, кого люди называют роботом или машиной, потому что, конечно же, ни один простой человек не может работать так быстро, как они.

И тем не менее, эти люди существуют, работая с максимальной отдачей. Что общего у этих высокопродуктивных людей? Как они это делают?

Привычки высокопродуктивных людей

Заманчиво смотреть на высокопродуктивных людей как на машины (или волшебники).Но изучая, как они работают эффективно и преодолевая трудности, с которыми мы все сталкиваемся, вы также можете повысить свою собственную производительность.

Как самые эффективные люди преодолевают такие трудности, как:

  • Откладывать выполнение задач — как мелких, ноющих, так и крупных, сложных
  • Скучная работа, которую нужно просто сделать
  • Ответ на электронную почту и другие сообщения во время работы
  • Оставаться мотивированным и энергичным в течение всего рабочего дня
  • Сосредоточение и завершение самых важных проектов на своих планах

Как бы мне ни хотелось претендовать на статус «высокопродуктивного человека», лучшее, что я могу сделать, это сказать: я работаю над этим.Но читая статьи, просматривая книги и задавая вопросы продуктивным людям, я собрал лучшие советы, которые я мог найти об их привычках продуктивности.

Ниже приведены 18 самых важных привычек высокопродуктивных людей. Эти советы по продуктивности, от способов тратить меньше времени на электронные письма до способов оставаться сосредоточенными, помогут вам максимально повысить эффективность и сделать больше.

Вы не можете стать более продуктивным за одну ночь. Но если вы сделаете небольшие изменения и внедрите некоторые из этих привычек, вы будете на пути к тому, чтобы стать более эффективным.

Как стать более продуктивным

Увеличьте производительность и станьте высокоэффективными с этими привычками:

  1. Сначала сосредоточьтесь на самых важных задачах
  2. Развивайте глубокую работу
  3. Составьте список отвлекающих факторов, чтобы не отвлекаться
  4. Используйте матрицу Эйзенхауэра для определения долгосрочных приоритетов
  5. Используйте правило 80/20
  6. Разбивайте задачи на более мелкие части
  7. Делать перерывы
  8. Принимать меньше решений
  9. Устранить неэффективную связь
  10. Поиск повторяющихся ярлыков
  11. Учитесь как на успехах, так и на ошибках
  12. План на случай, если что-то пойдет не так
  13. Работайте до того, как у вас появится мотивация или вдохновение
  14. Не многозадачность
  15. Заполнить бак — перезарядить
  16. Наточить топор
  17. Управляйте своей энергией (не только временем)
  18. Научитесь говорить «нет»

Повышение производительности благодаря автоматизации

Получите бесплатную 14-дневную пробную версию ActiveCampaign.Позвольте автоматизации маркетинга справиться со скучными вещами (кредитная карта не требуется).

1. Сначала сосредоточьтесь на наиболее важных задачах (MIT)

Совет по повышению производительности. В первую очередь сосредоточьтесь на наиболее важных задачах (MIT).

Возможно, вы не учились в Массачусетском технологическом институте, но Массачусетский технологический институт может помочь вам стать более продуктивным.

Теория, лежащая в основе наиболее важных задач, заключается в том, что в любом данном списке дел есть задачи, которые важнее других.Если вы сосредоточитесь на том, чтобы просто отмечать пункты списка дел, в итоге вы получите сочетание важных и менее важных задач.

Это также подвергает вас риску прокрастинации — легко провести весь день, отмечая простые, менее важные дела, вместо того, чтобы браться за сложные дела.

Вместо этого потратьте несколько минут в начале дня, чтобы выбрать 1–3 MIT — дела, которые, несмотря ни на что, вам нужно закончить к концу дня.

С новым акцентом на том, что важно, легче создать осмысленный список дел — убедитесь, что важные дела выполнены.

Laura Earnest of Whole Life Productivity сказала о важности расстановки приоритетов как продуктивной привычки:

«Позвольте мне сказать, что я различаю эффективность и результативность, но для максимальной производительности необходимы и те, и другие. Эффективно делать вещи правильно, а эффективно делать правильные вещи. Таким образом, самые продуктивные люди работают над важными задачами, следя за тем, чтобы они выполняли эти задачи наилучшим образом.

Я также считаю, что наиболее продуктивные люди способны различать самые важные задачи и могут либо отпустить других, либо делегировать их.Это не сумасшедшая спешка, чтобы сделать все, потому что они понимают, что не могут сделать все».

2. Развивайте глубокую работу

Совет по продуктивности — развивайте глубокую работу (даже если это означает, что нужно меньше говорить об этом) Твитните это!

Некоторые задачи просто сложны. Ничто не заменит глубокую работу.

У каждого есть несколько ежедневных дел, которые можно почти выбить во сне. Это задачи, для решения которых вам нужны подкасты — во всяком случае, их трудно заставить себя делать, потому что они не особенно интересны.

При этом некоторые задания просто сложны. Вы не можете работать в режиме многозадачности, чтобы закончить их. Вам нужно посвятить серьезное время и умственные усилия, чтобы выбить их из парка. Эти задачи называются «глубокой работой».

Кэл Ньюпорт написал об этом типе работы в своем бестселлере « Глубокая работа: правила сосредоточенного успеха в рассеянном мире ». Ньюпорт утверждает, что навык интенсивного сосредоточения становится все более редким, и что те, кто может овладеть им, имеют огромное преимущество.

Вот несколько рекомендаций Ньюпорта по развитию глубокой работы:

  • Запланируйте глубокую работу: Запланируйте глубокую работу в своем расписании в одно и то же время каждый день, возможно, утром. Наличие регулярного времени для глубокой работы поможет вам сделать это привычкой.
  • Заскучать: Звучит нелогично называть скуку продуктивной привычкой, но важно уметь чувствовать скуку. Глубокая работа не всегда доставляет удовольствие, а скука или разочарование заставляют нас искать отвлекающие факторы.По возможности избегайте использования социальных сетей для развлечения и лучше ничего не делайте.
  • Труднее связаться: Электронная почта и другие отвлекающие факторы можно уменьшить, попросив людей, которые связываются с вами, сделать больше работы заранее. Попросите людей изучить их вопросы, прежде чем обращаться к вам, и предоставьте как можно больше информации в их электронных письмах. То же самое относится и к вам: время, потраченное на общение вместо того, чтобы написать быстрое электронное письмо, может свести к минимуму обмен информацией.
  • Знайте свои рабочие привычки: Вы лучше всего работаете в изоляции? С периодическими перерывами? Вы работаете в напряженном графике? Вам не нужно пересматривать весь свой график — просто выделите время для серьезной работы.

Высокопродуктивные люди овладели навыком глубокой работы.

3. Составьте список отвлекающих факторов, чтобы не отвлекаться

Совет по продуктивности: ведите список отвлекающих факторов, чтобы записывать идеи, которые приходят вам в голову во время работы.

С электронной почтой, социальными сетями и тысячами небольших задач легко отвлечься, когда вы пытаетесь быть продуктивным.

Независимо от того, пытаетесь ли вы сосредоточиться на глубокой работе или просто решаете более мелкие задачи, отвлекающие факторы губительны для продуктивности.Трудно поддерживать эффективные рабочие привычки, когда вокруг есть отвлекающие факторы.

Одним из действенных методов уменьшения отвлекающих факторов является создание «списка отвлекающих факторов».


Держите этот список — будь то документ Google или физический лист бумаги — поблизости, пока вы работаете. Всякий раз, когда появляется отвлекающая мысль, записывайте ее в список и возвращайтесь к работе.

Эта техника, которая является одним из секретов Техники Помидора, эффективна, потому что большую часть времени ваши отвлекающие факторы законно требуют внимания.

Если я делаю глубокую работу и вдруг вспоминаю счет, который нужно оплатить, или у меня есть идея для нового поста в блоге, эти мысли заслуживают внимания.

Сейчас они просто этого не заслуживают.

Если во время работы возникают мысли, записывайте их. Как только вы достигнете перерыва в своей работе, вы можете вернуться и либо заняться ими, либо добавить их в свой большой список дел.

4. Используйте матрицу Эйзенхауэра для определения долгосрочных приоритетов

Совет по продуктивности: используйте матрицу Эйзенхауэра, чтобы найти важные, но несрочные задачи.

Одной из опасностей производительности является ориентация на краткосрочную перспективу.Как однажды сказал легенда менеджмента Питер Друкер, «нет ничего более бесполезного, чем эффективно делать то, что вообще не следует делать».  Изучая продуктивные привычки, легко попасть в эту ловушку.

В любой рабочий день легко увлечься делами, которые кажутся важными прямо сейчас .

Матрица Эйзенхауэра, которую Дуайт Эйзенхауэр использовал для принятия решений в бытность генералом, была популяризирована в книге Стивена Кови «: 7 навыков высокоэффективных людей». Помогает быстро определить, над чем следует работать, а над чем следует игнорировать.

Чтобы создать матрицу Эйзенхауэра, сделайте квадрат 2 x 2. На одной оси напишите «важно» и «не важно». С другой стороны, «срочно» и «не срочно».

Источник: Развивайте хорошие привычки

Организация списка дел на основе важности и срочности каждой задачи может помочь вам определить траты времени, которые того не стоят.

Вы проводите большую часть дня, занимаясь срочными, но не важными делами? Ищите способы делегировать, автоматизировать или исключить.

Вы тратите время на неважные или срочные дела? Игнорируйте эти вещи.

Находите ли вы время для работы над важными, но несрочными делами? Если вы похожи на большинство людей, вы могли бы проводить больше времени в этом квадранте. Матрица Эйзенхауэра помогает понять, что важно, а что нет.

5. Используйте правило 80/20

Совет по продуктивности — используйте правило 80/20, чтобы сосредоточить свое время на самых важных задачах.

Еще один способ расставить приоритеты задач исходит из принципа 80/20.

Открытое итальянским экономистом Вильфредо Парето правило 80/20 (также называемое принципом Парето) гласит, что в любом деле 80% результатов достигается за счет 20% усилий.

Чтобы максимизировать эффективность, высокопродуктивные люди определяют самые важные 20% своей работы. Затем они ищут способы сократить остальные 80% своего графика, чтобы найти больше времени для вещей, которые имеют наибольшее значение.

[blog-subscribe headline=”Это электронное письмо является частью 20%” description=”Введите свой адрес электронной почты.Раз в неделю мы будем присылать вам наши лучшие советы по маркетингу (то, что дает 80% результатов)».]

6. Разбивайте задачи на более мелкие части

Совет по повышению производительности — разбивайте задачи на один следующий шаг. Это остановит прокрастинацию. Твитнуть это!

Почему ты медлишь?

Есть множество причин, по которым люди откладывают дела на потом, но одна из самых важных заключается в том, что задачи в их списке дел кажутся слишком сложными.

Если у вас есть элементы списка дел, которые являются большими по объему и не очень конкретными, решение этих задач становится сложной задачей.Вы смотрите на предмет и думаете: «Даже не знаю, с чего начать».

Вы можете начать с разбиения больших задач на более мелкие. Ставьте небольшие цели для каждой задачи.

Если у меня есть пункт списка дел с пометкой «написать сообщение в блоге о продуктивности», его легко (как это ни парадоксально) отложить — потому что есть несколько разных мест, с которых я мог бы начать.

Что, если я разобью большую задачу на более мелкие? Вместо «написать блог о продуктивности» пример моего списка дел мог бы быть таким:

.
  • Поиск ключевых слов, связанных с продуктивностью и хорошими, эффективными привычками
  • Прочтите 10 лучших результатов Google по продуктивности
  • Обсудите другие методы повышения продуктивности
  • Организуйте идеи, которые я нашел или придумал, в план
  • Запишите любые конкретные мысли по каждой тактике, используя маркеры
  • Просмотрите пункты списка по одному, чтобы разбить их на полные разделы

Моя большая задача превратилась в шесть меньших задач.Конечно, это делает мой список дел длиннее, но также помогает мне выполнять дела быстрее — и мне не нужно думать, с чего начать.

Каждый пункт в моем списке невероятно специфичен. Все, что мне нужно сделать, это решить их по порядку. Результатом является сообщение в блоге, которое вы читаете прямо сейчас.

7. Делайте перерывы

Совет по продуктивности: перерывы повышают продуктивность. Короткий перерыв каждые 55 минут идеален. Твитнуть это!

Никто, даже высокопродуктивные люди, не может сосредоточиться восемь часов подряд.Это просто невозможно. Независимо от того, сколько эффективных привычек вы выработаете, вы не сможете так долго сохранять сосредоточенность без отвлекающих факторов.

Вот почему так важны перерывы (и исследования показывают, что они делают людей более продуктивными). Даже перерывы, длящиеся всего несколько минут, помогут вам перезарядиться и прийти к новым идеям.

Активно делайте перерывы. Когда вы делаете перерывы, важно сделать их структурированными и обдуманными. Легко оправдать отвлекающие факторы как «перерыв».Но если у вас нет запланированного перерыва, возможно, вы просто отвлекаетесь.

Могут помочь такие методы, как Техника Помидора. Техника помидора предполагает 25-минутные блоки работы с короткими 5-минутными перерывами. Вы интенсивно работаете в течение определенного периода времени, а затем намеренно не работаете в течение более короткого периода времени.

Планируя перерывы, вы сможете сохранять бодрость и продуктивность в течение всего дня.

8. Принимать меньше решений (о вещах, которые не важны)

Совет по продуктивности — принимайте меньше решений.Попробуйте автоматизировать решения или принимайте менее важные решения, не слишком задумываясь.

Будучи президентом, Барак Обама однажды сказал Vanity Fair , что он никогда не решает, что надеть:

«Вы увидите, что я ношу только серые или синие костюмы», — сказал [Обама]. «Я пытаюсь урезать решения. Я не хочу принимать решения о том, что я ем или ношу. Потому что мне нужно принять слишком много других решений».

Некоторые решения важны.Большинство нет. Если вы хотите быть более продуктивным, подумайте об аутсорсинге или отказе от повседневных решений.

Другие высокопродуктивные люди делали аналогичные комментарии о своих эффективных привычках. У писателя и предпринимателя Рамита Сети есть то, что он называет «правилом покупки книг Рамита»:

.

«Если вы думаете о покупке книги, просто купите ее. Не тратьте пять секунд на обсуждение. Даже одна идея делает его более чем достойным своей цены».

Если вы пытаетесь выбрать между двумя книгами для чтения, Сетхи скажет: «Прочитайте их обе.Нет смысла тратить энергию принятия решений на ненужное.

9. Исключите неэффективное общение (тратьте меньше времени на электронную почту)

Совет по повышению производительности — тратьте меньше времени на электронную почту, добавляя в нее больше информации (сократите пересылку туда-сюда) Твитните это!

Пришло время перейти к слону в комнате: электронная почта.

Электронная почта часто считается проклятием привычек продуктивности. Многие люди проводят свой рабочий день с отчетливо видимым почтовым ящиком, отвечая на каждое пришедшее уведомление.

Как я уже говорил в разделе, посвященном глубокой работе, очень полезно уменьшить количество отвлекающих факторов. Один из способов сделать это — просто свернуть папку «Входящие» и проверять через определенные промежутки времени.

Другой способ — начать более эффективно общаться по электронной почте. Другими словами: отправляйте более качественные электронные письма.

Вы когда-нибудь пытались запланировать встречу, а затем отправляли еще пять электронных писем туда и обратно, чтобы назначить конкретное время и место?

Что, если бы вы могли сократить количество электронных писем, необходимых для планирования простых совещаний? Или сделать каждое электронное письмо более точным, чтобы меньше переходов туда и обратно, прежде чем вы действительно приступите к реальной работе?

Высокопродуктивные люди сокращают количество отправляемых электронных писем, делая каждое письмо более понятным и ценным.Это может означать, что на написание каждого письма уходит еще несколько минут, но в конечном счете это также экономит время.

Если вам нужно запланировать встречу с сотрудником, не отправляйте ему просто такое электронное письмо:

«Здравствуйте, [имя сотрудника],

Я хотел встретиться, чтобы мы могли поговорить о [проекте]. Когда вам удобно?

Лучший,
[ваше имя]”

Такое электронное письмо выполняет свою работу, но оно приведет к большому количеству дополнительных электронных писем с расписанием.

Ваша фактическая встреча также будет довольно неэффективной, так как вам нужно будет обсудить повестку дня лично, а у другого человека не будет времени обдумывать ответы на ваши вопросы.

Лучшее электронное письмо могло бы выглядеть так.

«Здравствуйте, [имя сотрудника],

Я хотел встретиться, чтобы мы могли поговорить о [проекте]. Я специально хотел поговорить о:

[Тема 1 повестки дня проекта]

[Тема 2 повестки дня проекта]

[Тема 3 повестки дня]

Я просмотрел ваш календарь, и кажется, что мы оба свободны во вторник в 10:00 или в среду в 13:00.Дайте мне знать, что лучше всего подходит для вас, и не стесняйтесь бронировать мой календарь.

Лучший,
[ваше имя]”

Это письмо немного длиннее. Чтобы написать, нужно немного больше подумать. Но это также намного эффективнее. Чтобы организовать эту встречу, потребуется еще от 0 до 2 электронных писем, и вы придете с четкой повесткой дня и целями.

Вы можете использовать сторонний планировщик, например Calendly, чтобы сделать это еще проще. Просто отправьте кому-нибудь свою ссылку, и он сможет забронировать время, которое подходит вам обоим.

От планирования встреч до раздачи заданий или вопросов — делайте свои электронные письма максимально точными. Это требует немного больше работы заранее, но в конечном итоге делает вас более эффективным и сокращает ненужную работу.

10. Найдите повторяющиеся ярлыки — автоматизируйте задачи

Совет по продуктивности — что вы делаете снова и снова? Ищите технологию, которая может автоматизировать эти задачи.

Если вы обнаружите, что делаете одно и то же снова и снова, ищите способы делать это быстрее.

Это может быть так же просто, как изучение общих сочетаний клавиш, или автоматизировать целые разделы вашего бизнеса.


Какими способами можно найти ярлыки? Вот несколько возможных примеров:
  • Составьте стандартные операционные процедуры для общих задач, чтобы вы могли быстро следовать контрольным спискам вместо того, чтобы работать с нуля
  • При необходимости делегируйте задачи стажерам или другим сотрудникам. (Просто убедитесь, что вы регулярно следите за своей командой и обновляете ее.)
  • Изучите простые сочетания клавиш, которые часто встречаются. Мне нравится использовать «command + shift + t», чтобы открыть недавно закрытую вкладку, или «command + option + 2», чтобы создать заголовок в документах Google.
  • Увеличьте скорость печати — это кажется очевидным, но разница между 60 и 90 словами в минуту огромна. Может помочь такая игра, как Typeracer (предупреждение: она вызывает привыкание).
  • Используйте технологии для решения повторяющихся задач

Повторяющиеся задачи отлично подходят для сокращения, делегирования или автоматизации.Исключив их из своего графика, вы сэкономите много времени и энергии.

11. Учитесь как на успехах, так и на ошибках

Совет по продуктивности: учитесь на своих успехах, а не только на ошибках. Сделайте эффективные процессы еще эффективнее. Твитнуть это!

Одной из задач высокопродуктивных людей является обеспечение того, чтобы быстрая работа была также и хорошей работой.

Когда вы работаете быстро, вы рискуете совершать ошибки. Высокопродуктивные люди справляются с этим риском, обучаясь и совершенствуясь в каждый возможный момент, так что хорошая работа становится интуитивно понятной.

Учиться на ошибках — это очевидно (хотя, конечно, ценно). Когда что-то идет не так, анализ ошибок и поиск способов их предотвращения — очень ценный опыт.

Так же важно, но гораздо реже учиться на успехах. Когда что-то идет хорошо, почему?

Когда вы добились успеха, может возникнуть соблазн открыть шампанское и начать праздновать. И не поймите меня неправильно — хорошо отмечать свои успехи.

Но успехи заслуживают не меньше внимания, чем неудачи.

Высокопродуктивные люди извлекают максимальную пользу из успехов, выясняя, как их повторить. Что прошло хорошо и почему? Что вы должны взять из этого опыта и использовать снова? Есть ли элементы успешного проекта, которые не были столь же эффективными и могут быть устранены?

Задавание этих вопросов поможет вам перейти от одного успеха к многократным успехам. Это также помогает вам понять свои успехи на более интуитивном уровне, что экономит ваше время, когда вы садитесь за работу над новым проектом.

12. Планируйте на случай, если что-то пойдет не так

Совет по повышению производительности — составьте план «если/то» на тот случай, если что-то пойдет не так (до того, как что-то пойдет не так). Напишите это в Твиттере!

Это случается со всеми. У вас большие планы на сегодня — это будет ваш самый продуктивный день — но затем начинают возникать маленькие пожары, требующие вашего внимания.

Если у вас сломалась печь и вам нужно вызвать ремонтника, выскочила встреча в последнюю минуту или вы забыли запланировать время на обед — иногда что-то идет не так.

Высокопродуктивные люди признают ошибку планирования: тот факт, что все недооценивают, сколько времени потребуется для завершения задач.

Исследование ошибки планирования показывает, что во многом причина этой неправильной оценки заключается в том, что мы забываем учитывать задачи или обязанности, которых еще нет в наших календарях.

Вы когда-нибудь пытались запланировать встречу и думали: «Давайте сделаем это на следующей неделе, следующая неделя выглядит более открытой?» Но затем наступает следующая неделя, и она такая же занятая, как всегда.

Высокопродуктивные люди лучше понимают, что следующая неделя кажется открытой только потому, что вы еще не запланировали ее. Планируя перерывы и создавая планы на случай непредвиденных обстоятельств, высокопродуктивные люди могут быстро адаптироваться, когда возникают незапланированные проблемы.

13. Работайте до того, как появится мотивация или вдохновение

Совет по продуктивности – мотивация приходит ПОСЛЕ продуктивности (не раньше). Начните с работы, чтобы получить вдохновение. Твитнуть это!

Многие люди, стремящиеся приобрести более продуктивные привычки, говорят о необходимости вдохновения или мотивации.Вместо этого высокопродуктивные люди сосредотачиваются на том, чтобы начать — вне зависимости от того, мотивированы они или нет.

В своей классической книге « Птица за птицей » автор Энн Ламотт дает совет начинающим писателям: смотрите в однодюймовую рамку для картины.


Что это значит?

Это означает, что вам не нужно браться за все сразу. Когда у вас возникают проблемы с мотивацией, часто это происходит потому, что вы смотрите на масштаб проекта.

Это пугает.Трудно начинать, когда сталкиваешься с масштабной задачей.

Ламотт советует писателям не беспокоиться о вдохновении или мотивации. Просто начните писать как можно меньше. Даже если вам нужно начать с описания собственной обуви, размещение слов — любых слов — на странице — это первый шаг.

То же самое относится и к вашей работе — даже если вы не писатель.

Если вы чувствуете себя подавленным или медлите, посмотрите в дюймовую фоторамку. Начните делать что-то — например, разбивать задачу на более мелкие части — и вам будет легче продолжать.

Действия — это то, что приводит к мотивации, которая, в свою очередь, приводит к большему количеству действий. Высокопродуктивные люди не ждут мотивации — они начинают работать, и мотивация приходит.

14. Не работайте одновременно

Совет по повышению производительности. Не выполняйте несколько задач одновременно. Проверка электронной почты или социальных сетей считается многозадачностью. Твитнуть это!

С таким количеством отвлекающих факторов в нашем окружении возникает соблазн попасть в ловушку многозадачности.

Не надо.

Исследование многозадачности ясно: люди плохо с ней справляются.

Причина в том, что «многозадачность» на самом деле неправильно названа. Когда вы пытаетесь работать в режиме многозадачности, вы на самом деле не делаете две вещи одновременно — вы быстро переключаете свое внимание между двумя вещами.

Каждый раз, когда вы переключаетесь, вы должны снова сосредоточиться на новой задаче. Поскольку для быстрого выполнения задачи требуется несколько минут, эти «затраты на переключение» делают многозадачность крайне неэффективной.

Есть ли моменты, когда многозадачность допустима? Наверное.

Если вы убираете свою квартиру, слушая аудиокнигу, у вас, вероятно, все будет хорошо.Причина в том, что две задачи — уборка и прослушивание — не используют одни и те же умственные ресурсы.

Но если вы пишете электронное письмо, пытаясь следить за словами в подкасте, обе задачи конкурируют за ваши языковые ресурсы — ваша работа замедлится, а качество пострадает. Это также истощает вашу энергию и утомляет ваш мозг, а это означает, что вы также замедляете себя при выполнении будущих задач.

Но как прекратить многозадачность?

Избежать многозадачности можно так же просто, как закрыть вкладку с электронной почтой и отключить Slack, электронные или текстовые уведомления.В большинстве случаев ожидание дополнительных получасов, чтобы ответить на электронное письмо, не будет концом света.

Избавление от многозадачности — одна из самых продуктивных привычек, которые вы можете выработать.

15. Заполнить бак — перезарядить

Совет по продуктивности. Ваша энергия так же важна, как и ваше время для продуктивной работы. Подзарядка Твитнуть это!

Тактики повышения производительности, шаблоны электронной почты и расстановка приоритетов — ценные методы повышения производительности.

Но они не помогут, если ты не позаботишься о себе.

Высокопродуктивные люди тратят время на подзарядку. Это означает высыпаться каждую ночь, заниматься спортом и правильно питаться.

Если вы не можете ясно мыслить или у вас проблемы с концентрацией внимания, взгляните на свои личные привычки. Я знаю, что 7 или 8 часов сна мне просто недостаточно — мне действительно нужно ближе к 9, а отсутствие сна влияет на мою продуктивность в течение нескольких дней.

Сон. Упражнение. Ешьте хорошо. Выйдите на улицу и понежьтесь на солнышке. Забота о своих здоровых привычках является важной частью эффективных рабочих привычек.

16. Заточить топор

Совет по повышению производительности — время, затрачиваемое на улучшение выполнения задач, экономит время на выполнение этих задач в будущем (заточите топор) Твитните это!

Есть известная цитата, приписываемая Аврааму Линкольну:

«Дайте мне шесть часов, чтобы срубить дерево, а первые четыре я потрачу на то, чтобы точить топор».

Вопрос о том, говорил ли Линкольн это на самом деле или нет, является предметом споров, но урок, стоящий за этим, важен: если вы хотите быть продуктивным, вам нужно быть всегда начеку.


В современном примере Уоррен Баффет и Чарли Мангер приписывают большую часть своего успеха чтению.

Потратив много времени на чтение, став более осведомленными и совершенствуясь в своем ремесле, они смогли принимать более быстрые и точные решения.

Как однажды сказал Мангер:

«Ни Уоррен, ни я не настолько умны, чтобы принимать решения, не имея времени подумать. Мы принимаем решения очень быстро, но это потому, что мы потратили так много времени на подготовку, тихо сидя, читая и думая.

Посвятите время совершенствованию, и вы сможете более эффективно реагировать на различные ситуации.

17. Управляйте своей энергией (а не только временем)

Совет по продуктивности — управляйте своей энергией, а не только временем.

Тайм-менеджмент — важная составляющая продуктивности. Многие из продуктивных привычек из этого списка помогут вам более эффективно управлять своим временем.

Но не менее важным — и часто упускаемым из виду — является управление энергопотреблением.

Если вы устали и едва можете думать, неважно, сколько часов осталось в сутках. Вы не сможете использовать их продуктивно.

Это логика решения сложных задач в начале дня — эффективно используя часы пик, вы можете сделать больше за меньшее время, прежде чем устанете. Джейсон Фрид, основатель и генеральный директор Basecamp, говорит, что:

«Хотя люди часто говорят, что времени не хватает, помните, что у вас всегда будет меньше внимания, чем времени.

Высокопродуктивные люди знают, что недостаточно иметь время, чтобы что-то делать. Управление своей энергией — чтобы вы могли решать самые напряженные задачи, пока у вас есть энергия, чтобы справиться с ними, — важный трюк для повышения продуктивности.

18. Научитесь говорить «нет»

Совет по повышению продуктивности — научитесь говорить «нет», даже если это неудобно Твитните это!

Так заманчиво сказать «да».

Постоянно появляются новые проекты и возможности.Легко увлечься возможностями, а потом взять слишком много обязательств.

Трудно сказать нет. Это означает сознательно откладывать дела в сторону, чтобы у вас было время поработать над своими самыми важными приоритетами. Эксперт Марк Шед из Productivity501 сказал о важности говорить «нет»:

«Высокоэффективные люди действительно хороши в том, чтобы НЕ делать что-то.

Меньше дел означает, что время, которое вы тратите на важные дела, становится более целенаправленным и продуктивным.Слишком часто люди думают, что они становятся более продуктивными, заполняя свой день все большим и большим количеством малоценной работы, но эта малоценная работа отнимает энергию и творческий потенциал, которые могли бы быть направлены на работу с высокой ценностью.

Самые продуктивные и эффективные люди, которых я знаю, выяснили, что они делают, что действительно ценно, и приложили все усилия, чтобы сделать это в меру своих возможностей. Обычно это означает, что они перестают делать какие-то «хорошие» дела, чтобы сосредоточиться на вещах, которые наиболее важны для них и для их целей.” 

Вывод: как повысить продуктивность

Высокопродуктивные люди могут показаться магами или роботами. В большинстве случаев самые эффективные люди, которых вы встречаете, находят способы преодолеть прокрастинацию и другие проблемы.

Самые эффективные люди не обязательно гениальны — они просто нашли способы победить прокрастинацию Твитнуть это!

Наши советы по продуктивности сводятся к 4 основным пунктам. Вот как стать более продуктивным:

  1. Правильно распоряжайтесь своим временем
  2. Улучшайте списки дел
  3. Берегите себя
  4. Будьте активны

И еще один совет: знайте, когда обращаться за помощью.

Умные люди просят о помощи. Продуктивные люди признают, что они чего-то не знают. Когда вы просите о помощи, а не пытаетесь справиться с чем-то самостоятельно, вы экономите время (и разочарование). Убедитесь, что вы знаете, кто и каковы ваши ресурсы, и сделайте привычкой просить о помощи.

Подводя итог, вот 18 рабочих привычек, которые высокопродуктивные люди используют, чтобы стать более эффективными:

  1. Сначала сосредоточьтесь на наиболее важных задачах (MIT)
  2. Развивайте глубокую работу
  3. Держите список отвлекающих факторов
  4. Используйте матрицу Эйзенхауэра
  5. Используйте правило 80/20
  6. Разбивайте задачи на более мелкие части
  7. Делать перерывы
  8. Принимать меньше неважных решений
  9. Устранить неэффективную связь
  10. Поиск повторяющихся ярлыков
  11. Учитесь как на успехах, так и на ошибках
  12. План на случай, если что-то пойдет не так
  13. Работа без мотивации и вдохновения
  14. Не многозадачность
  15. Заполните бак и перезарядите
  16. Затачивайте топор и постоянно совершенствуйтесь
  17. Управление энергией и временем
  18. Научитесь говорить «нет»

Этот пост был первоначально опубликован в январе 2018 года.Обновлено в апреле 2020 г.

8 советов для быстрого выполнения дел

Любому человеку с напряженной и ответственной работой знакомо чувство, что иногда в сутках просто не хватает часов.

Если вы устали, чувствуете себя немного плохо или просто не в себе, вы можете провести весь день, уставившись в экран компьютера, не в силах начать что-либо; пусть и законченный. Это не лучший рецепт для продуктивности.

Что вам нужно, так это быстро выполнить какую-то работу, хотя это легче сказать, чем сделать.Будь то управление заработной платой, выполнение заказов клиентов или подача налоговых деклараций, существует множество регулярных бизнес-процессов, которые регулируются строгими временными ограничениями. В тех случаях, когда вам просто нужно сделать что-то как можно быстрее, попробуйте использовать некоторые из этих методов, чтобы повысить свою эффективность.

1. Планируйте заранее

Если вы начинаете свой день без четкого плана, вы рискуете потратить первые пару часов на размышления о том, что вам нужно сделать, прикинув, сколько времени это займет, и поставив себе цели на конец дня.

Заблаговременное планирование — один из лучших способов получить максимальную отдачу от своего времени. Это поможет вам прибыть на работу готовым сразу приступить к работе.

Одно из ключевых соображений при составлении планов — быть реалистичными. Не устанавливайте временные ограничения или цели, которые, как вы знаете, вам не удастся достичь.

2. Структурируйте свое время

Ключевой частью процесса планирования является создание структуры того, как вы будете проводить свое время в течение определенного дня или недели.

Один из самых простых способов построить эту структуру — разбить весь период на отдельные части, которые можно выделить для конкретных задач. Например, вы можете посвятить первую половину своего дня телефонным звонкам, ответам на электронные письма и встречам, а вторую половину — другой работе, требующей спокойной концентрации.

3. Используйте таймер помидора

Техника помидора — это простой метод работы, который может дать удивительно эффективные результаты.По сути, это работа над задачей в течение 25 минут, чтобы не отвлекаться и не переключаться между проектами, а затем пятиминутный перерыв. Повторяйте это в течение дня, увеличивая перерыв до 20-30 минут после каждого четвертого периода работы.

Логика этого заключается в том, что он предоставляет вам лучший метод управления своим рабочим временем с прицелом на предотвращение эмоционального выгорания. Это эффективно и приведет к тому, что вы много сделаете, но в то же время регулярные перерывы означают, что вы не будете чувствовать себя истощенным и неспособным работать через несколько часов.

4. Сохраните список дел для более крупных задач

Мэтт Гирван, президент и соучредитель My Gung Ho, сказал в интервью Mic, что его список дел сохраняется только для самых больших частей работы, которые у него есть.

«Есть задача, которая занимает менее пяти минут? Не добавляйте его в свой список дел. Сделай это сейчас.» — Мэтт Гирван, президент и соучредитель My Gung Ho

Добавлять небольшие задачи в список дел и отмечать их галочками может быть приятно, но на самом деле это непродуктивно.Это побуждает вас откладывать более мелкие задачи на потом, а это значит, что вы не будете выполнять их, пока ваши мысли все еще заняты ими. Кроме того, это означает, что большую часть дня вы потратите на управление своими задачами, а не на достижение прогресса в их выполнении.

5. Борьба с прокрастинацией

Промедление — враг продуктивности. Это особенно опасная ловушка для сотрудников в 21 веке, учитывая, сколько потенциальных отвлекающих факторов есть на современном рабочем месте.

Если вы обнаружите, что откладываете дела и теряете драгоценное время в течение дня, определите нежелательные помехи, которые вызывают самые большие проблемы. Для многих людей технология будет самым большим виновником.

Будь то социальные сети, сообщения от друзей или новейшие мобильные приложения, используйте подход абсолютной нетерпимости к развлечениям, которые не имеют ничего общего с вашей работой. Если вы можете выключить телефон, сделайте это и не добавляйте на рабочий компьютер никаких социальных закладок или приложений для обмена личными сообщениями.

6. Используйте «метод 11 утра»

Техника 11 утра — это простой метод, который, по словам бизнес-наставника и тренера Саймона Рейнольдса, может принести большие результаты.

Он включает в себя начало дня с мыслью, что вы можете работать только до 11 утра, что помогает сосредоточить ваше внимание на самых важных и важных делах, которые нужно закончить как можно быстрее.

Рейнольдс советует составить небольшой список ключевых приоритетов и немедленно приступить к ним.

«Техника 11:00 работает блестяще, потому что заставляет вас быстро действовать в том, что действительно важно».

7. Сосредоточьтесь на одной работе за раз

Многие люди указывают многозадачность в качестве ключевого навыка в своем резюме, и нет никаких сомнений в том, какую пользу вы можете получить, выполняя несколько разных работ одновременно.

Однако на самом деле это не лучший способ выполнять свою работу. Фактически, исследования показали, что сосредоточение внимания на нескольких задачах снижает эффективность вашей работы.

Одно исследование показало, что многозадачность снижает производительность на 40%, а другое показало, что она также снижает интеллект на 17%. И то, и другое — плохой знак для вашей способности выполнять свою работу. Вам будет лучше, если вы сосредоточитесь на одном проекте за раз и постараетесь не отвлекаться и не отвлекаться.

Когда в вашем списке дел есть несколько ключевых задач, стоит задаться вопросом, что важнее: выполнить несколько работ на среднем уровне или выполнить одну работу на высоком уровне.Если это последнее, лучший способ действий — сосредоточиться на одной цели за раз и убедиться, что вы делаете все возможное.

Концентрация исключительно на одной задаче может помочь вам максимально эффективно использовать свое время, так как вам будет легче зафиксировать правильное мышление и ритм, чтобы выполнять работу быстро и эффективно.

8. Тематика ваших дней

Если у вас достаточно разнообразная работа, вам может показаться хорошей идеей распределить свои дни так, чтобы вы сосредотачивались на одной конкретной области своей роли за раз.Это будет держать ваш разум в одном и том же месте весь день, делая вашу работу более эффективной с течением времени.

Эту технику использует председатель Twitter Джек Дорси, чтобы быть максимально эффективным. Мало того, что тема каждый день дает ему направление, поэтому он всегда знает, что делать, когда начинает работу утром, это также означает, что он точно знает, к чему вернуться, если он когда-нибудь отвлечется.

17 хитростей, которые помогут сделать больше дел в течение рабочего дня

Иногда нам хочется, чтобы в сутках было больше часов.К сожалению, мы не можем контролировать время. Что мы можем контролировать, так это нашу производительность. Быть осторожным в том, как мы тратим свое время, жизненно важно, чтобы делать больше в течение дня. Просыпаться раньше, медитировать, составлять ежедневные списки дел — есть несколько способов извлечь максимальную пользу из каждой минуты.

PeopleImages.com | Гетти Изображения

Если вы хотите быть более продуктивным в течение дня, эти простые лайфхаки помогут вам в этом.

1.Просыпайтесь на час раньше.

Даже если вы не идентифицируете себя как «жаворонок», вы все равно можете им стать.

Установив будильник на час раньше, чем обычно (и не нажимая кнопку повтора!), вы сможете получить дополнительный час бесперебойной и спокойной работы.

Несколько исследований связывают раннее пробуждение с продуктивностью и успехом. У жаворонков есть преимущество — у них больше рабочего времени и в целом они более оптимистичны.

2. Составьте список дел на день.

Создайте ежедневный список из реалистичных задач, которые нужно решать каждый день. Будьте проще. Ваши задачи не обязательно должны быть масштабными, на выполнение которых уйдут часы. Если вам нужно сложить белье, добавьте это в список. Нужно вызвать врача? Добавьте это.

Эти микрозадачи не только помогут вам выполнять больше повседневных задач, но и помогут вам достичь больших целей.

3. Сначала выполняйте самые сложные задачи.

Лучше сначала избавиться от этих ужасных задач.После того, как вы устраните этот большой кусок сложности, оставшаяся часть вашего дня освобождается для завершения всего остального. Вы не только почувствуете себя лучше, но и станете намного продуктивнее.

Прочитайте это:  Съешь эту лягушку!: 21 отличный способ перестать откладывать на потом и сделать больше за меньшее время Брайан Трейси | Амазонка | электронные книги.ру | Барнс и Ноубл | Audiobooks.com

4. Освободите свой стол.

Как говорится, «С глаз долой, из сердца вон».Это может относиться и к тому, чтобы оставаться сосредоточенным. Выделение 15 минут перед работой каждый день, чтобы убрать свой стол и создать чистое рабочее место, поможет вам сосредоточиться и не отвлекаться. Выбросьте то, что вам не нужно, и заархивируйте то, что вы делаете.

Изображение предоставлено: Matt Dutile | Getty Images

5. Утренняя зарядка.

Сходите на пробежку или займитесь утренней йогой.

Утренняя тренировка связана с лучшим настроением и более высоким уровнем продуктивности.Профессор психиатрии из Гарварда доктор Джон Рети объясняет, что физические упражнения жизненно важны для достижения «высокого уровня производительности на интеллектуально требовательных работах».

6. Настройте систему.

Наличие системы организации даст вам четкое и последовательное представление о ваших проектах. Этот перечень обязательств внесет ясность, сосредоточенность и контроль. Это поможет вам узнать, что является самым важным.

7. Сосредоточьтесь на чем-то одном.

Сосредоточьтесь на завершении одного проекта, прежде чем переходить к следующему.

Люди обычно думают, что они делают больше, работая в режиме многозадачности, но на самом деле переход от задачи к задаче не приносит пользы. На самом деле, попытка выполнять две задачи одновременно может сказаться на производительности, как показывает исследование Американской психологической ассоциации.

Хотя большинство из нас виновны в том, что разговаривают по телефону во время набора электронной почты, продуктивности мешают не мелкие задачи, а более крупные. «Разум и мозг не были созданы для многозадачной работы в тяжелых условиях», — говорится в исследовании.

8. Начни говорить нет.

Иногда это маленькое слово сказать труднее всего. Но это нормально. Очень важно управлять ожиданиями людей, поэтому, если вы не можете взяться за что-то и выложиться на 100 процентов, то вообще не делайте этого.

9. Высыпайтесь.

Это само собой разумеющееся, но вы будете удивлены тем, как мало людей на самом деле высыпаются каждую ночь. По данным Национального фонда сна, в среднем взрослому человеку необходимо от семи до девяти часов сна в сутки.Ты так много получаешь?

Может пора ложиться спать пораньше. Сон может улучшить или разрушить вашу продуктивность и благополучие.

Прочитайте это:  Революция сна: трансформация вашей жизни, одна ночь за раз Ариана Хаффингтон | Амазонка | электронные книги.ру | Барнс и Ноубл | Audiobooks.com

10. Поддерживайте порядок в электронной почте.

Если вы увидите 200 непрочитанных сообщений в папке «Входящие», это только вызовет у вас тревогу. Но также важно, чтобы вы не пропускали важные сообщения.Следите за чистотой своего почтового ящика, отвечая, сохраняя, создавая или удаляя электронные письма сразу после того, как вы их открыли.

11. Отключите социальные сети.

Отдохните от шума и суеты внешнего мира и избегайте посещения Facebook, Twitter или Instagram. Они будут только отвлекать вас. Для людей, которым социальные сети нужны для работы, убедитесь, что вы вышли из всех личных учетных записей, чтобы вас не отвлекали от работы.

Изображение предоставлено: Ева Каталин Кондорос | Getty Images

12.Читай, не пролистывай.

Важно действительно читать документы, которые вам попадаются, а не бегло просматривать их. Хотя это не всегда так, беглый просмотр может занять больше времени, чем чтение, потому что вы можете что-то пропустить и вернуться назад.

13. Планируйте непрерывные периоды времени.

Как только вы сфокусируетесь, оставайтесь сосредоточенными.

Хотя это легче сказать, чем сделать, полезный способ быть уверенным, что вы держите свой разум в правильном русле, — установить определенный непрерывный временной интервал, когда вы сосредотачиваетесь исключительно на текущем проекте.Будь то выключение телефона или закрытие электронной почты, создайте среду, в которой вы можете сосредоточиться на чем-то одном — и только на одном .

Согласно исследованию Microsoft, мозгу требуется 15 минут, чтобы перефокусироваться после переключения внимания на что-то другое. Поэтому, если вас постоянно прерывают, вам потребуется много времени, чтобы выполнить свою работу.

14. Наденьте наушники.

Хотите ли вы играть некоторые мелодии или нет, решать вам.Но люди с гораздо меньшей вероятностью будут вам мешать, если увидят, что вы находитесь в наушниках.

15. Медитируйте перед тем, как идти в офис.

Выделите пару минут сразу после пробуждения, чтобы очистить свой разум и помедитировать. По данным Фонда «Искусство жизни», утренняя медитация особенно эффективна, потому что она перезаряжает и готовит вас к предстоящим испытаниям.

16. Избавьтесь от ненужных совещаний.

Личное общение жизненно важно на рабочем месте, но иногда эти долгие и бесконечные встречи могут быть пустой тратой времени.При планировании любых встреч убедитесь, что они действительно необходимы и можно ли обсудить то, что вы планируете, по электронной почте или по телефону.

Если вы планируете личную встречу, запланируйте ее только на 30 минут, чтобы она прошла быстро и по делу. Когда людям не хватает времени, они с большей вероятностью быстро доберутся до важных вещей.

Прочитайте это: Давайте перестанем встречаться так: инструменты для экономии времени и достижения большего Дик Аксельрод и Эмили Аксельрод | Амазонка | электронные книги.ком | Барнс и Ноубл | Audiobooks.com

17. Принимайте решения за 60 секунд.

Если вы хотите успевать больше в течение дня, вам нужно работать быстро. Начните с сокращения времени, необходимого вам для принятия решения.

Принятие решений может быть одной из самых трудоемких задач, которые вы выполняете ежедневно, поэтому сократите ее, чтобы освободить свое время. Скорее всего, вы примете то же решение, что и через 20 минут.

Как работать быстрее и эффективнее

Мы привыкли думать, что усердно работать — значит работать долгие часы.Но имеет ли значение, сколько вы работаете, если не добиваетесь отличных результатов? Большинство из нас слышали клише «работай умнее, а не усерднее», но часто мало прислушиваемся к его мудрости.

Работать разумнее означает получать наилучшие результаты с наименьшими потерями времени и энергии. Это требует отстранения, чтобы подумать о том, как мы работаем, а не только о том, сколько работы мы делаем или сколько часов мы на нее отводим. Если вы будете эффективно работать столько же часов, сколько вы работаете сейчас, насколько большего вы сможете добиться? Попробуйте применить эти пять методов и посмотрите.

Приоритизация задач

Расставьте приоритеты в рабочих проектах на основе объема работы, а также запланированных сроков выполнения. Выделите достаточное количество времени для каждого проекта, но установите для себя таймер в качестве задачи, чтобы выполнить работу быстрее. Не прыгайте туда-сюда между задачами. Сосредоточьтесь на одном за раз, используя технику продуктивности, известную как «дробление», и позвольте себе полностью погрузиться в выполнение хорошей работы. Когда таймер сработает, сделайте перерыв и переключитесь на другую задачу, чтобы занять себя.

Поддерживайте чистоту на рабочем месте

Если вы хотите работать быстрее, полезно, чтобы все было доступно и организовано. Чем больше времени вы просматриваете файлы или, что еще хуже, груды на вашем столе, тем больше вы отвлекаетесь. Чистое рабочее место также помогает очистить разум. Держите свой стол в порядке и не загромождайте рабочий стол компьютера, чтобы вы могли сразу же приступить к работе. Каждый день уделяйте немного времени тому, чтобы убрать свою работу и привести ее в порядок, чтобы к вашему возвращению ваше рабочее место было готово для вашей лучшей работы.

Свести к минимуму отвлекающие факторы

При работе над проектами постарайтесь свести к минимуму любые отвлекающие факторы. Уменьшите громкость звонка на мобильном телефоне и уберите его подальше от глаз. Выключите любой другой шум, например, телевизионные программы или музыку, которые мешают вам сосредоточиться на работе. Установите ожидания с вашими коллегами и закройте дверь, чтобы избежать беспокойства. Не избегайте общения с коллегами, но делайте это во время перерывов, чтобы не отвлекаться от рабочего режима.

Избегайте занятости

Легко тяготеть к задачам, которые можно быстро вычеркнуть из списка.Особенно, когда вы проводите весь день, чувствуя себя отвлеченным и непродуктивным, выполнение какой-то бессмысленной работы звучит довольно мило. Но часто эти задачи не помогают вам добиться хороших результатов. Выделяйте ограниченное время каждый день, чтобы отмечать любую необходимую занятость, но сохраняйте лучшие часы для самых важных задач.

Прекращайте большие проекты

Крупный проект может показаться слишком сложным для выполнения. Вы продолжаете отодвигать это на дно кучи, хотя знаете, что это важно.Вместо того, чтобы избегать этого, попробуйте разбить этот большой проект на серию небольших задач. Выберите несколько дел, которые нужно выполнить в течение недели, и запланируйте их в своей работе. Ощущение того, что вы продвигаетесь к большой цели, будет вдохновлять вас на выполнение других задач.

Умная работа

Когда дело доходит до продуктивной работы, степень усилий, которые вы вкладываете в проект, не всегда означает, что в результате получится качественный продукт. Если задачи занимают слишком много времени из-за усталости, рассеянности или неорганизованности, это явный признак того, что вы слишком много работаете.

Быть эффективным и продуктивным работником означает расставлять приоритеты в своей работе и выделять достаточно времени для ее правильного выполнения. Практика хороших рабочих привычек обеспечит положительные, стабильные результаты. Самый важный шаг, который вы можете сделать для более эффективной работы, — это составить план, которому вы сможете следовать каждый день.

Шесть лайфхаков для мозга, чтобы научиться чему-либо быстрее

Будь то новая технология, иностранный язык или продвинутый навык, сохранение конкурентоспособности часто означает изучение новых вещей.Согласно исследованию Pew Research Center, проведенному в марте 2016 года, почти две трети работников в США прошли курсы или обратились за дополнительным обучением для продвижения по карьерной лестнице. Они сообщают, что результаты включали расширенную профессиональную сеть, новую работу или другой карьерный путь.

Способность быстро учиться может дать вам еще большее преимущество. Наука доказывает, что есть шесть способов выучить и запомнить что-то быстрее.

1. Научите кого-нибудь (или просто притворитесь)

Если вы представляете, что вам нужно будет научить кого-то другому материалу или задаче, которую вы пытаетесь усвоить, вы можете ускорить свое обучение и запомнить больше, согласно исследование, проведенное в Вашингтонском университете в Сент-Луисе.Луи. По словам Джона Нестойко, исследователя с докторской степенью в области психологии и соавтора исследования, ожидание меняет ваше мышление, так что вы прибегаете к более эффективным подходам к обучению, чем те, кто просто учится сдавать тест.

Сон между двумя занятиями значительно улучшает запоминание.

«Когда учителя готовятся к обучению, они обычно выявляют ключевые моменты и организуют информацию в связную структуру», — пишет Нестойко. «Наши результаты показывают, что учащиеся также обращаются к этим типам эффективных стратегий обучения, когда они собираются преподавать.

2. Учитесь короткими отрезками времени

Эксперты Центра академического успеха Университета штата Луизиана предлагают посвятить 30-50 минут изучению нового материала. «Меньше 30 — это просто недостаточно, а больше 50 — слишком много информации для вашего мозга, чтобы усвоить ее за один раз», — пишет ассистент по стратегиям обучения Эллен Данн. Когда вы закончите, сделайте перерыв на 5–10 минут, прежде чем приступить к следующему сеансу.

Короткие, частые учебные занятия намного лучше, чем более длительные, нечастые, соглашается Нил Старр, ментор курса в Университете Вестерн Говернорс, некоммерческом онлайн-университете, где средний студент получает степень бакалавра за два с половиной года.

Изменение способа отработки нового двигательного навыка поможет вам быстрее его освоить.

Он рекомендует подготовиться к микрообучению. «Сделайте карточки для заметок от руки для более сложных понятий, которые вы пытаетесь освоить», — говорит он. «Никогда не знаешь, когда у тебя будет свободное время, которым можно воспользоваться».

3. Делайте заметки от руки

Хотя делать заметки на ноутбуке быстрее, использование ручки и бумаги поможет вам лучше учиться и понимать. Исследователи из Принстонского университета и Калифорнийского университета в Лос-Анджелесе обнаружили, что, когда студенты делали записи от руки, они слушали более активно и могли выделять важные понятия.Однако ведение заметок на ноутбуке приводит к бессмысленной транскрипции, а также дает возможность отвлечься, например, на электронную почту.

«В трех исследованиях мы обнаружили, что студенты, которые делали записи на ноутбуках, хуже отвечали на концептуальные вопросы, чем студенты, которые делали записи от руки», — пишет соавтор и профессор психологии Принстонского университета Пэм Мюллер. «Мы показываем, что, хотя делать больше заметок может быть полезно, склонность конспектировщиков ноутбуков дословно расшифровывать лекции, а не обрабатывать информацию и переформулировать ее своими словами, вредит обучению.

4. Используйте силу умственного интервала

Хотя это звучит нелогично, вы можете учиться быстрее, если практикуете распределенное обучение или «интервал». В интервью The New York Times Бенедикт Кэри, автор книги Как мы учимся: удивительная правда о том, когда, где и почему это происходит , говорит, что обучение похоже на полив газона. «Вы можете поливать газон один раз в неделю по 90 минут или три раза в неделю по 30 минут», — сказал он. «Распределение поливов в течение недели поможет сохранить газон более зеленым с течением времени.”

Чтобы сохранить материал, сказала Кэри, лучше просмотреть информацию через один-два дня после ее первого изучения. «Одна из теорий состоит в том, что мозг на самом деле уделяет меньше внимания во время коротких интервалов обучения», — сказал он в интервью. «Поэтому повторение информации в течение более длительного интервала — скажем, через несколько дней или неделю, а не в быстрой последовательности — посылает в мозг более сильный сигнал о том, что ему необходимо сохранить информацию».

5. Учебный сон

Время простоя важно, когда речь идет о запоминании того, что вы изучаете, а сон между учебными сессиями может повысить вашу память на шесть месяцев позже, согласно новому исследованию, опубликованному в Psychological Science .

В ходе эксперимента, проведенного во Франции, участников обучали переводу на суахили 16 французских слов за два занятия. Участники группы «бодрствования» завершили первую сессию обучения утром и вторую сессию вечером того же дня, в то время как участники группы «сна» завершили первую сессию вечером, поспали, а затем завершили вторую. сеанс на следующее утро. Участники, которые спали между сеансами, вспомнили в среднем около 10 из 16 слов, а те, кто не спал, вспомнили только около 7.5 слов.

«Наши результаты показывают, что переплетение сна между практическими занятиями дает двойное преимущество, сокращая время, затрачиваемое на повторное обучение, и обеспечивая гораздо лучшее долгосрочное запоминание, чем одна практика», — пишет психолог Стефани Мацца из Лионского университета. «Предыдущее исследование показало, что сон после обучения, безусловно, является хорошей стратегией, но теперь мы показываем, что сон между двумя учебными сессиями значительно улучшает такую ​​стратегию».

6. Change It Up

Согласно новому исследованию, проведенному в Медицинской школе Университета Джонса Хопкинса, при изучении нового двигательного навыка изменение способа его применения может помочь вам освоить его быстрее.В эксперименте участников попросили изучить компьютерную задачу. Те, кто использовал модифицированную технику обучения во время второго занятия, показали лучшие результаты, чем те, кто повторил тот же метод.

Полученные данные свидетельствуют о том, что реконсолидация — процесс, при котором существующие воспоминания вызываются и модифицируются новыми знаниями — играет ключевую роль в укреплении двигательных навыков, пишет Пабло А. Сельник, старший автор исследования и профессор физической медицины и реабилитации.

«Мы обнаружили, что если вы практикуете слегка измененную версию задачи, которую хотите освоить, — пишет он, — вы на самом деле учитесь больше и быстрее, чем если бы вы просто повторяли одно и то же несколько раз подряд.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован.