Содержание

Что такое email и как его создать: создавай скорее, узнай

Привет, друзья! На связи Павел Ямб. Скажите, вы общаетесь в этих соцсетях? А как обмениваетесь сообщениями? У вас есть email? Если нет, а в интернет вы пришли надолго и всерьез решили заняться онлайн-работой, то без электронного адреса обойтись невозможно. Так что такое email и как его создать?

 Загрузка …

Что такое электронная почта

Почта необходима для переправки сообщений на дальние расстояния быстро:). В современном мире без обмена информацией невозможно жить. До появления интернета передачей писем занималась обычная почта, а еще раньше голуби. Но время идет, и современные технологии усовершенствовали процесс: письма доставляется на другой конец планеты за считанные секунды. Разумеется, возможно такое стало с появлением интернета и, собственно, электронной почты.

Забавно, но создавать электронную почту специально никто не собирался. Все получилось само собой. Американский программист Рэй Томпсон разрабатывал программу отправки коротких электронных сообщений. Для каждого отправителя обязательным был собственный адрес. Так в 1965 году родилась удобная интернет-почта.

Не нужно писать от руки послание, класть его в конверт, наклеивать марку, нести на почту и ждать, пока письмо дойдет до адресата, а потом дожидаться ответа – а я застал эти времена.  Электронная почта – современный вид связи для передачи на расстояния текстовых файлов, графических и видеосообщений.

Почти у всех интернет-пользователей есть почтовые электронные ящики. У виртуальной почты имеется свое название – e-mail. Э-мейл – та же почта, только в современном формате.

В чем ее удобство:

  • Письма до адресатов идут всего несколько секунд
  • По электронной почте можно пересылать и картинки, и сообщения, и видеофайлы.

Как завести  e-mail

Без е-мэйла зарегистрироваться ни на одном форуме и ни в одной соцсети невозможно. Поэтому создаем собственный электронный ящик на любом из бесплатных почтовых сервисов. Различия между ними небольшие, а регистрация – по единому принципу, за несколько минут. Выбираем понравившийся или понравившиеся (никто не запрещает заводить несколько адресов) и начинаем:

Список можно продолжить, просто эти сервисы самые популярные. После завершения регистрации вы получаете доступ к дополнительным возможностям сервиса: сможете завести персональную страничку в сети, электронный кошелек, получите собственный номер ISQ, создадите свой блог, наконец. У каждого сервиса – свой перечень полезных опций.

Регистрация

Итак, начинаем с аккаунта. На главной страничке почтового сервиса жмем на ссылку «Регистрация». Далее выбираем «Создать почтовый ящик» или «Завести почту» — текст зависит от сервиса. На открывшейся страничке заполняем регистрационную форму. В случае затруднений система подскажет, что делать дальше.

 

При регистрации укажите подлинные личные данные: фамилию, имя и отчество, дату рождения и номер телефона. Так вы сможете восстановить аккаунт без труда в случае потери пароля или для поиска знакомых в сети. Не бойтесь раскрывать себя в сети. Про вас и так уже все известно интернету:)

Е-мейл должен быть корректным, то есть написанным правильно. Длина имени – до 64 знаков. При регистрации, правда, надежнее точками и символами не пользоваться, потому что некоторые сервисы принимают их за ошибки и выдают сообщение о некорректном адресе.

Не желаете, чтобы посторонние люди просматривали ваши данные? Настройки позволяют скрыть их после завершения регистрации. Справочная система сервиса поможет получить подсказку, как сделать это.

А еще достоверные данные необходимы для пользования электронным кошельком. Под именем Крокодила Гены вряд ли удастся пойти идентификацию успешно, и результат – проблемы с денежными переводами.

Логин

Основа регистрации – выбор имени ящика. Главное требование – уникальность. Адрес состоит из:

  • имени сайта-почтовика, на котором вы создаете почту;
  • имени пользователя, то есть вас, создающего свой адрес.

Значок «at» или «собачка» разделяет обе части. Адрес выглядит как [email protected] example.ru – имя сайта, а pavel – имя пользователя. К выбору логина подходим серьезно: если он разонравится, изменить свое имя уже не получится, и придется регистрировать новый ящик.

Кстати «собачку» создал тот же Рэй Томпсон. Значок использовался им для разделения имени почтового ящика и расположения адресата в домене. Томпсон научил программу различать эти подробности на автомате. А выбор значка много времени не занял: «собачкой» программисты уже пользовались. Через несколько лет значок стал сверхпопулярным.

Обязательные для заполнения поля помечены «звездочкой», значком «*». Данные ввели? А теперь – самое интересное и сложное, выбор имени почтового ящика. Времени такая работа занимает немало.  Популярные имена уже заняты, и над придумыванием уникального названия приходится потрудиться.

Во многих почтовых сервисах регистрация аккаунта разрешена на нескольких доменах, обозначенных после «собачки» в адресе. Если в основном домене выбранное имя занято, то на дополнительном оно может быть свободно. Проверить можно по списку в регистрационной форме.

Как вариант – номер своего мобильного телефона. Это название уж точно свободно. Или название своей фирмы. Но здесь возможны проблемы с передачей адреса по телефону: написание и звучание могут различаться.

Пароль

После выбора логина займемся подбором надежного пароля и контрольным вопросом для ограничения доступа к своему адресу. Ответ устанавливаем с расчетом, что ответить сможете только вы. Так доступ к аккаунту для посторонних будет закрыт. Чересчур очевидные данные, к примеру, кличка домашнего любимца, известная всем друзьям, или название улицы, на которой живете, тем более дату рождения или имя лучше не брать.

Если ничего оригинального не приходит в голову, можно намеренно сделать несколько ошибок. Воспользуйтесь нелогичными комбинациями заглавных и строчных букв, специальными символами: вместо «а» — «@». Взамен «o» поставьте «0». Теперь подобрать «ключик» к вашему ящику нежеланным гостям будет очень непросто.

Если у вас имеется корпоративная почта на работе, должность разрешает бесплатное создание е-мэйла, то почему бы не воспользоваться такой возможностью? Обратитесь к администратору, ведающему «компьютерными делами» вашей организации и узнайте, как создать свой почтовый ящик. Только не забывайте, что после увольнения доступ к этому ящику вы потеряете. Да и во время работы ваша переписка будет доступна не только вам, но и тому же администратору.

Платный или бесплатный е-мэйл

Вы можете зарегистрировать и собственный уникальный домен, к примеру vasya @ masin.net. Пример подобного сервиса регистрации — http://www.general-domain.ru/. Но регистрация личного домена платная. Правда, плата небольшая, а при ведении собственного бизнеса такой адрес – дополнительная солидность.

Для решения проблем с основным адресом создаем дополнительный. При регистрации указываем дополнительный адрес. На него высылают пароль от основного при потере.

Различие между бесплатными и платными сервисами – в уровне защищенности аккаунтов, объеме ящиков, ограничениях размеров и способах борьбы со спамом. Одним из лучших в мире считается сервис Gmail, созданный компанией Google. Если у вас до сих пор нету этой почты , то вот вам моя подробнейшая инструкция как завести и настроить.

Чтобы облегчить жизнь пользователя, создано достаточно клиентских программ. Практически единственная их задача – сделать пользование электронной почтой более удобным. Предоставляются полезные инструменты для копирования, хранения данных и сортировки электронной корреспонденции. Эти программы бесплатные и платные.

Одна из самых известных платных — «The Bat!». Бесплатная альтернатива — «Thunderbird», отличный сервис от Mozilla, ни в чем не уступающий платному сервису. Почтовый клиент включен в состав любой операционной системы. Так, для Windows это Microsoft Outlook.

Как узнать свой электронный адрес

Чтобы не потерять собственный почтовый адрес вначале можно записать его и сохранить. А можно посмотреть адрес во время регистрации или увидеть на главной страничке своего ящика. Часто он отображен вверху на страничке сервиса как «е-мэйл» или «Моя страница». Здесь выведены все входящие и исходящие письма. Но в любом случае не стоит надеяться только на собственную память: адрес всегда лучше держать записанным в файле или на бумаге под рукой.

На электронную почту приходят интересующие владельца ящика предложения. Только иногда на рассылку вы не подписывались, а получаете по десятку абсолютно ненужных писем. Это спам, проблема известная всем владельцам е-мэйлов.

Поздравляем, вы получили… спам

Предложения о покупке товаров, об оказании благотворительной помощи – что только не рассылается! Но после перевода указанной суммы на счет о деньгах модно забыть: они попадут к мошенникам, которые чаще всего занимаются такими рассылками. А ко всему прочему теперь у них есть доступ и к вашему кошельку.

Письма с предложениями скачать полезные программы или интересные файлы также лучше не открывать: в них могут быть вирусы. У вредных рассылок обычно яркие заголовки: «Поздравляем», «Вы выиграли», «Вот то, что вам нужно больше всего» или «Приз».Сделать личную информацию доступной для мошенников или поломать ваш компьютер – такие задачи спам-вирусам «по зубам».

И уж тем более, не нужно самому рассылать подобные письма с призывами: «Отправь это послание трем (пяти, шести и так далее) друзьям, и будет тебе счастье». Отправляем подобные «заманиловки» в папку с надписью «Спам». Им там самое место. Нет нужды разрешать становиться помощником, пусть и невольным, мошенников.

Электронная почта – прекрасная возможность стереть границы и уменьшить расстояния. Обходиться без email, работая в интернете, невозможно. Думаю, вы со мной согласны.

А какой почтой пользуетесь вы? С вами был Павел Ямб. До связи!

Видели этот талант?

Какой должен быть емейл? ❔

            На наших глазах, e-mail стал привычным атрибутом человека. А всего лет 15 назад на это смотрели как на что-то экстравагантное. Да, этот атрибут появился, вошёл в жизнь, но культура и традиции его создания, ещё не прижилась. Под созданием e-mail, мы имеем в виду придумывание логина. А это очень хитрая и серьёзная задача. Но давайте по порядку.

Сколько и для чего?

Сейчас мы приведём любопытную аналогию. Представьте себе обычного человека. У него есть любящая и любимая мама, у него же есть строгий и педантичный начальник. К маме он обращается нежно и называет её мамулечка, может обнять и прижаться к ней в порыве нежности. А к начальнику обращается по имени отчеству, докладывая и обращаясь строго «по уставу». Но ведь это один и тот же человек! Можно ли его назвать двуличным? Конечно, нет. А теперь представьте, что вы обращаетесь к серьёзному бизнесмену, и у него на визитке стоит какой-то несерьёзный логин e-mail. Например: [email protected]… либо [email protected]… Согласитесь, но после подобного логина, серьёзность в отношениях пропадает. А отсюда вывод:

  1. e-mail должен быть не один! Их должно быть как минимум 4:
  2. Для бизнеса, работы – строгий и официальный.
  3. Для родственников – семейный и тёплый
  4. Для друзей – доверительный и дружелюбный
  5. Для прочего общения в интернете, подписки, авторизация – аморфный.
  6. Логин у каждого e-mail должен соответствовать его назначению. Значит:
  7. e-mail для бизнеса должен иметь логин лёгкий для того, чтобы его можно было продиктовать по телефону. И вместе с тем ёмкий, чтобы обозначить себя. Очень удобно для этого использовать номер телефона. Можно имя и фамилию, но! Только в том случае, если их можно легко записать. К примеру, Иван Осин, хорошо пишется в транслите – [email protected]…, а вот Евгений Гришечкин, в транслите записать гораздо труднее. И самое главное – никогда не используйте в логине годы своего рождения! Не надо давать адресату любую возможность соскочить с ассертивного общения. Ведь он может быть много старше. И даже если вы очень перспективный и талантливый человек, то это выяснится гораздо позже. А вот встречают до сих пор «по одёжке». В этом случае, ваш логин – ваша одёжка.
  8. Логин у e-mail для семейного круга лучше всего иметь под стать тому, каким вас видят ваши родственники, либо что-то близкое вам. Например: [email protected]… либо [email protected]… можно даже [email protected]… Т.е. придумайте логин понятный и позволяющий вас идентифицировать родственникам.
  9. Как вас воспринимают друзья? Придумайте именно такой логин, чтобы поддержать свою репутацию: [email protected]…, [email protected]…, [email protected]
  10. Априори, e-mail для авторизации и регистрации, через полгода превращаются в сборник спама. И, тем не менее, не создавайте логин в виде бессмысленного набора допустимых символов. Сделайте этот логин более удобочитаемым. Привлеките весь спам сюда.

Общие правила

Есть несколько общих правил, соблюдать которые не трудно, но пользу от них вы заметите только тогда, когда их нарушите.

  • Не собирайте всю почту в один почтовый ящик! Да, это может быть удобно, но крайне не практично. Такие цепочки регулярно раскрываются, и все ваши ящики превращаются в спамосборник. И не следует смешивать работу, семью и друзей. Это разные категории вашего аттрактора. В конце концов, часто ли вы видите такого человека, который все три обеденных блюда смешивает в одной тарелке?
  • Из предыдущего пункта следует ещё одно правило – не пересылайте почту с одного своего ящика, на другой. Сделайте их изолированными друг от друга.
  • Открывайте e-mail на разных порталах. В вашем распоряжении Яндекс, Рамблер, Гугл, Майл. Да много ещё подобных. Но учтите, что некоторые иностранные сервисы, не воспринимают определённые почтовые сервисы. Ну, например, на аукционе Ebay отношение к участнику с логином из доменной зоны ru, не всегда справедливое.
  • Ни в коем случае, не делайте на всех e-mail одинаковый пароль.

Каким должен быть емейл и за что мы их любим

Сегодня мы решили выделить основные составляющие «классного» в нашем понимании емейла. Каким должен быть емейл, чтобы понравиться получателям?

Например, таким:

1. Емейл должен быть простым и однозначным

Не знаем, как вы, а мы очень не любим читать письма, в которых до нас пытаются одновременно донести 78 разных идей. Видимо, делается это для того, чтобы объединить 78 разных емейлов в один.

Надо продумывать и фильтровать содержание каждого письма. Как это делают в Starbucks. Подпишитесь на рассылку и будьте уверены в том, что с коммерческим предложением к вам обратятся только в том случае, когда это будет действительно уместно.

Вот, к примеру, редкое продающее письмо Starbucks с анонсом нового апельсинового напитка. Легкий и ненавязчивый формат письма сразу же располагает к себе: «Забегайте к нам на стаканчик нового освежающего Refresha Valencia Orange или уже знакомого Berry Hibiscus»:

2. Емейл должен быть четким и лаконичным

В принципе, всё то же самое. Чем проще, тем лучше. У вас есть вопрос к подписчикам? Так задайте его:

(National Express коротко и ясно просят клиентов поделиться впечатлениями о поездке на автобусе компании)

3. Емейл должен быть логичным

В примере ниже показано, как делать НЕ надо.

Клиент обратился в Tiffany с вопросом о наличии обручальных колец определенного размера и получил в ответ следующее:

Перевод:

Уважаемый М-р Дэвис,

Спасибо за обращение к нам. Со стороны Tiffany & Co мы просим Вас принять наши извинения за задержку с ответом на ваше письмо.

Пожалуйста, примите наши глубочайшие извинения, но, в связи с системными проблемами в странах Евросоюза, у нас не было возможности ответить на ваше письмо. Мы искренне надеемся на то, что вы получили запрашиваемую информацию. Если этого не произошло, пожалуйста, напишите нам еще раз, и мы сделаем все возможное, чтобы обработать ваш запрос в обещанные сроки. Мы очень сожалеем, если разочаровали вас или доставили вам какие-либо неудобства.

За дальнейшими консультациями вы можете обратиться в нашу прямую службу клиентского обслуживания по номеру 0800 160 1330. Для вашего удобства: мы работаем с 9:00 до 18:00 с понедельника по субботу, выходной — воскресенье и национальные праздники»

Пожалуйста, не отправляйте клиентам таких писем.

4. Емейл должен быть эгоцентричным

При условии, что в центр ставится эго клиента, а не вашей компании.

Google хорошо знает, что все мы — тщеславны, поэтому призывает пользователей G+ загрузить в профиль свою личную фотографию, чтобы другие пользователи могли прочувствовать уникальный внутренний мир автора.

Если вы умеете играть на личностном факторе (интересах, слабостях, потребностях людей), вы будете достигать поставленных целей.

5. Смешным

Нужно уметь рассмешить подписчика. Но будьте аккуратны — не у всех может оказаться такое же тонкое чувство юмора, как у вас.

Перевод:

«getshirty добавил вас в друзья. Наконец-то». — так Tumblr оповещает подписчиков о новом follower’е.

6. Можно и поскроллить

Рассылать длинный каталог с товарами — совсем не значит нарушать правило о простоте и лаконичности емейла. Ведь суть такого послания умещается в одно слово: «Купите».

Вот, например, «бесконечный» список показов и событий из рассылки BFI Southbank (британского Дома Кино). Только посмотрите, сколько там всего артхаусного и интересного:

7. Рекомендательным

Если подписка на ваш контент — платная, вы должны постоянно убеждаться в том, что даете своим клиентам счастье. Участвуйте в их жизни на вашем сайте и давайте дельные советы.

Spotify следит за музыкальными предпочтениями подписчиков и постоянно рекомендует им релевантные новинки.

8. Глупым (шутка)

Даже у профессиональных моделей бывают очень глупые лица на фото. Будьте внимательны.

9. Заботливым

Спросите у любого специалиста по работе с клиентами, чем он занимается большую часть времени, и он ответит, что основную массу заявок составляют непрошедшие платежи, ошибки системы и.. забытые пароли.

В футере писем Trainline есть большая кнопка, нажав на которую, пользователь сможет «вспомнить» свой пароль.

Как предусмотрительно! В своем письме вы приглашаете пользователя на сайт. Значит, ему нужно будет авторизоваться. Значит, ему нужен пароль. Вы напоминаете ему пароль. Profit.

10. Избирательным

Если вы знаете, что выбирать. В данном случае имеется в виду выделенная подборка контента. Например, с пометкой «Выбор редактора», как это сделано в рассылке New Statesman:

Станьте авторитетом для ваших подписчиков. Они будут благодарны вам за советы и обязательно последуют им.

О емейлах мы можем говорить бесконечно, вы знаете. Но…

Давайте все же обсудим. Какие емейлы любите вы?

Источник: econsultancy.com

Никогда не проверяйте e-mail адреса по стандартам RFC / Хабр

Множество сайтов требуют от пользователя ввода адреса электронной почты, и мы, как крутые и щепетильные разработчики, всегда стремимся проверять формат введенных адресов

строго

по

стандартам RFC

. Благодаря этому наши приложения и сайты проверяют формат e-mail корректно и не имеют проблем с юзабилити, а мы сладко спим, потому что уверены, что все работает как надо.


Ага, как бы не так!

Приведенные выше аргументы звучат круто и железобетонно, но проблема здесь заключается в том, что в адресе почты могут находиться совершенно бессмысленные вещи, и, на деле, проверка адресов по стандартам RFC может, наоборот, все жутко запутать.

Почему так? Существует множество способов сформировать адрес почты, который будет одновременно и корректным и бредовым. Отчасти это происходит из-за того, что некоторые почтовые службы в целях обратной совместимости позволяют представлять адреса в форматах, которые давно устарели. Например это электронная почта существовавшая до появления DNS и до появления современного формата [email protected]: тогда использовались UUCP ”

bang path

” — адреса, которые представляли собой список всех узлов по маршруту ответственных за доставку.

Внутренности адреса почты

Адрес e-mail выглядит так:

[email protected]

Тут mailbox может быть локальным аккаунтом пользователя, аккаунтом роли или маршрутизатором автоматизированной системы такой, например, как список рассылки, а в качестве hostname может быть использован

любой

узел, если о нем известно DNS-серверу, к которому обращается почтовик при доставке.

Кроме того, некоторые системы позволяют добавлять

теги к адресу

. Обычно это происходит в формате:

[email protected]

где тег и разделитель (обычно это «+», но qmail использует «-» по-умолчанию, хотя может быть сконфигурирован и иначе) игнорируются при доставке. Обычно это используется для фильтрации почты по папкам и автоматизации, но может быть использовано и для разделения введенных адресов по получателям и выявления злоупотреблений персональными данными.

Итак, в адресе в формате «[email protected]», «mailbox» является пользовательским аккаунтом, приложением или аккаунтом системной роли, но может содержать и такие экстравагантные вещи, как информацию для дальнейшей маршрутизации или идентификаторы используемые для сортировки, автоматизации или отслеживания, а «hostname» — обычно доменное имя, но может являться и субдоменом, сервером, сервисом, ip-адресом или просто именем хоста.

Корректные имена ящика с точки зрения RFC

Специцификация одобряет довольно странные адреса, и было бы накладно поддерживать их все потому, что некоторые слишком сложны, и не слишком много людей обладают достаточными знаниями чтобы выделывать такие пируэты в нейминге. Поддержка таких адресов затруднит поддержку таких аккаунтов вашими сотрудниками, к тому же они почти никогда не используются в быту.

Ящик может содержать пробелы. Насколько я помню, доинтернетовский AOL разрешал пробелы в «Imya Polzovatelya», которые использовались еще и как почтовые ящики с вырезанными оттуда пробелами: «[email protected]_`{}|[email protected] <== Корректный адрес вряд ли достойный поддержки

Кстати, проверяйте апострофы, апострофы должны поддерживаться:

Miles.O'[email protected]  <== Стоит поддерживать

Апострофы не должны закавычиваться или эскейпиться, но когда вы сохраняете такие адреса в базу или передаете еще куда-то, убедитесь, что всё

чики-пуки

.

В

Википедии

есть еще куча примеров.

Нужна ли полная совместимость с RFC? Вам выбирать, но я не советую — пробелы и

нестандартные

символы в адресе довольно необычная штука и чаще всего являются просто опечаткой. Крупные e-mail провайдеры не разрешают использовать это примерно по тем же причинам; таким образом обычно

достаточно

дозволять буквы, цифры, точки, подчеркивания, дефисы, апострофы и плюсы.

Регистрозависимые адреса

Согласно RFC уникальность адреса определяется его регистрозависимой уникальностью, однако 99,9% провайдеров считают иначе и не позволяют регистрировать [email protected], если [email protected] уже зарегистрирован. Считайте, что имя почтового ящика регистронезависимо:

[email protected]
[email protected]
[email protected]

Небольшая кучка систем использует полную проверку регистра, позволяя лишь адрес [email protected] и отбрасывая входящую корреспондецию всех остальных АлЛеНоВ, однако это не работает на практике, поскольку пользователь не привык различать регистр в адресах почты.

Должны ли вы тут сохранять совместимость с RFC? Конвертируя адреса в нижний регистр перед сохранением вы можете доставить проблем небольшому количеству пользователей (вы не сможете посылать им письма), но отослав миллионы e-mail я столкнулся с этим всего несколько раз.

Конвертация в адреса в нижний регистр является неплохой идеей в плане нормализации данных, так как домен всегда регистронезависим и

должен

быть в нижнем регистре. Если же вы решите сохранять адрес так, как он введен, добавьте поле, в котором будет хранить каноническую версию.

Нестандартные символы

Gmail тут отличился: в то время как стандарт включает в себя точку как стандартный символ, Gmail не делает различий между адресами ящиков с точками и без. Эти адреса указывают на один и тот же почтовый ящик:

[email protected]
[email protected]
[email protected]

Обратите внимание, что Google Apps позволяет использовать Gmail на любом домене.

Основная проблема здесь заключается в поиске адреса в базе в том виде, в котором он был изначально введен, что может доставить немало геморроя как пользователю, так и службе поддержки, а также и программистам с тестировщиками. Тут то вам и пригодится вторая, канонiческая форма адреса, но об этом позже.

Расширенная форма названия ящиков с использованием тегов.

Как было сказано выше, большинство систем доставки электронной почты (

MTA

), включая sendmail, Postfix, qmail, Yahoo Plus и Gmail поддерживают расширенное название ящика. Это позволяет пользователю, добавляя тег, сортировать письма. Это может позволить мне насоздавать кучу аккаунтов на одном сайте или в приложении:

[email protected]
[email protected]

Но нужно ли вычищать теги из адреса ящика?


НЕТ!

Будьте дружелюбны к своим пользователям, и пользователи проникнутся верой, что вы не осуществите хищение и сбыт их персональных данных с целью наживы. Даже если вы пытаетесь запретить регистрацию

дополнительных

аккаунтов с существующим ящиком, представьте себе, насколько просто в наше время тупо зарегистрировать еще один ящик чтобы снова зарегистрироваться у вас — не сложнее создания алиаса или папки(но об алиасах, папках и тегах, наоборот, мало кто знает).

Итак, еще раз. Создание второй, канонической, формы сохранения адреса в базе может неплохо прикрыть

вашу за

вас в случае неприятностей. Убедитесь, что вы ликвидировали из нее все теги, точки и т. д. и можете сравнивать с ней свежевведенные адреса.

Юникод и интернационализированные имена ящиков

Имена ящиков не поддерживают расширенные символы ASCII (8-bit) и символы Юникода. Это ограничение уходит своими корнями в спецификацию

SMTP

, во времена появления которого всего этого попросту не существовало; однако 8-битные значения, определенные локально, например из кодировок семейства ISO-8859-x, все-таки могут использоваться, но вы все равно никогда не узнаете, что же это за кодировка. Фактически, я видел 8-битные ящики только у спамеров.

В конце концов, вы ведь храните ваши данные в UTF-8, так? Значит вы в любом случае не сможете перевести их обратно в ту локаль, которая была использована, если вы ее не знаете.

Доменные имена

У почтовых доменов те же самые ограничения как и в HTTP: они регистронезависимые, так что их следует нормализовывать в нижний регистр.

Поддомены

Некоторые адреса содержат ненужные поддомены: например, «email.msn.com» и «msn.com» являются одним и тем же почтовым доменом, кроме того, такие истории часто случаются в корпоративной среде (и это еще один хороший кандидат для каноникализации).

Интернационализированные домены (
IDN)

IDN были созданы для того чтобы использовать местные символы Юникода в названиях доменов, кроме того, возможно создать домен и со специальными символами:

[email protected]→→→→→→→.ws

этот классно описывает круговорот воды в природе.

Как и HTTP, SMTP поддерживает лишь 7-битную кодировку, и для того чтобы справиться с этим

несчастьем

IDN конвертируются в

Punycode

, что позволяет имени домена конвертироваться в представление Юникод и обратно:

[email protected]

Очень жаль, но существует возможность фишинга при использовании IDN. Юникод содержит несколько

разных

экземпляров некоторых символов ASCII. Это позволяет злоумышленнику создать сайт, название которого выглядит точно также как и оригинал из-за того, что некоторые символы в названии совпадают внешне, но не внутренне.

Это порождает несколько вопросов на которые следует ответить:

Должны ли мы дозволять IDN-адреса? Можем ли мы обеспечить саппорт пользователей службой поддержки (откуда у саппорта, например, клавиатуры с китайскими иероглифами?) Должны ли мы сохранять их в Юникоде или Punycode? Если мы сохраняем каноничные адреса, то в какой кодировке это делать? Поддерживает ли вообще наш почтовик (MTA) IDN, и в какой форме он ждет адреса при отправке писем?

IP Address syntax

Использование IP-адресов допустимо:

[email protected][127.0.0.1]
[email protected][IPv6:0:0:1]

Однако такие адреса выглядят подозрительно, и вряд ли им стоит доверять.

Временные почтовые адреса

Существует множество сервисов, которые предоставляют пользователям временные почтовые адреса. Обычно это используется для анонимности или для того чтобы регистрироваться на недоверенных сайтах.

Даже такие сервисы как Hotmail и Yahoo предоставляют алиасы, которые могут быть использованы примерно тем же способом, то есть уничтожены через некоторое время. Не существует единой техники выявления таких адресов — в конце концов именно для этого они и предназначены. Они используют большущий набор доменных имен с постоянной ротацией для того чтобы быть на шаг впереди тех, кто пытается пресечь их деятельность.

Белый список используемых возможностей

Адреса электронной почты могут быть чудовищно сложными, но, навскидку, 99,99% (а может, и больше) придерживаются простых принципов, а остальные слишком утомительно поддерживать.

Итак, вам вероятно следует воздержаться от поддержки адреса, если он содержит:


  • Зависимость от регистра
  • Пробелы
  • Кавычки или Эскейп-символы
  • Специальные символы кроме '._+-
  • Айпишники в поле домена
  • IDN

Конечно, это может создать проблемы некоторым пользователям, но и в этом случае они скорее всего попытаются использовать какой-нибудь другой адрес, который подойдет. Кроме того, это позволит вашему саппорту более качественно оказывать поддержку вне зависимости от пользовательской локали.

Еще я считаю, что вы должны поддерживать теги.

Если это необходимо, вы можете создать еще одно поле в базе с каноническим адресом, даже если считаете, что всю эту RFC-шную совместимость стоит поддерживать. Адрес в таком поле может быть:


  • Приведен в нижний регистр
  • Быть без тегов
  • Транскодирован из Юникода в ASCII
  • Без дублирующихся поддоменов

Несмотря на то, что этот совет может показаться слишком радикальным, это все равно лучше, чем слепо подчиняться стандартам. Как знать, может когда-нибудь такая упрощенная нотация станет новым стандартом?

Каким должен быть хороший CTR?

Когда речь заходит об оценке эффективности рассылок, то что нужно считать хорошим показателем открытий или OR (от англ. Open Rate)? Или какие цели мы должны ставить перед собой, когда дело касается показателя переходов по ссылкам или CTR (от англ. Click-Through-Ratio)?

Это стандартные вопросы, которые мы часто слышим от своих потенциальных клиентов и новых пользователей LianaMailer. Несмотря на то, что универсального ответа на подобные вопросы не существует, есть определенные целевые ориентиры в практике email маркетинга.

Начнем с того, что внимание маркетолога должно быть сфокусировано прежде всего на улучшении собственных результатов, нежели на отслеживании показателей у коллег по цеху. Эффективность e-mail маркетингa очень просто измерить с высокой точностью. Это и отличает рассылки от других маркетинговых каналов. В дополнение к данным по OR и CTR, результаты также можно анализировать как на уровне каждого отдельного подписчика, так и на уровне различных блоков рассылки, используя, например, функцию HeatMap.

Несколько способов повысить свои показатели

1. Убедитесь, что Ваша рассылка «не перегружена» информацией

Заполнение шаблона рассылки большим объемом текста и данных — это, пожалуй, одна из наиболее распространенных ошибок в email маркетинге. Авторы рассылок часто забывают, что цель рассылки — это перевод читателя на другой ресурс. Таким ресурсом чаще всего является веб-сайт, онлайн магазин или посадочная страница. Поэтому наилучшим методом подачи информации является создание тизера, т.е. короткого и интересного описания того, что ожидает читателя после перехода по ссылке. Краткая рассылка не только более привлекательна внешне, но и сам метода такой подачи информации облегчает ее восприятие.

2. Используйте А/В тестирование заголовков

Правильно составленный заголовок — это ключевой элемент в email маркетинге. Первая задача рассылки — убедить получателя открыть и прочитать Выше сообщение. Если тема сообщения не заинтересовала получателя, то содержание письма уже не имеет значения.

Эффективность заголовков можно легко проверить с помощью функции А/В тестирования. При запуске А/В тестирования система автоматически выбирает небольшие группы подписчиков из заданного списка для тестирования разных вариаций заголовка. После получения результатов, система сама определяет наиболее эффективный заголовок и использует его для отправки рассылки остальному списку подписчиков. Для ознакомления с функцией А/В тестирования в LianaMailer, свяжитесь с нашими специалистами.

3. Создавайте четкий призыв к действию (CTA)

Призывы к действию используются для достижения максимального результата от использования каналов цифрового маркетинга. В рассылках призыв к действию связывают с основной ссылкой перевода. Для выделения призыва на фоне основного текста могут быть использованы определенные графические элементы, а текст самого призыва должен мотивировать на совершение действия.

Оформление призыва к действию может оказать значительное влияния на показатель переходов по ссылке. Это не обязательно означает, что Ваш призыв должен быть оформлен в виде большой оранжевой кнопки. Конечно же, нет. Однако, Ваш призыв должен обращать на себя внимание читателя. Вы можете узнать больше об эффективном использовании CTA из статьи «Как заставить кнопку призыва к действию работать?».

4. Будьте постоянны в данной практике

Согласно недавнему докладу от Campaigner, пользователи мобильных устройств просматривают только те рекламные рассылки, отправителей которых они знают. Результаты исследования наглядно иллюстрируют роль постоянства в практике email маркетинга.

Рассылка — это не тот канал маркетинга, который сразу начинает приносить желаемый результат. По крайней мере, это случается далеко не всегда. Однако, в долгосрочной перспективе, при верном подходе, компания может достичь поставленных целей. Исходя из этого, выпуск рассылки должен быть регулярным, аналогично печатным изданиям, следующим определенному календарю новых выпусков. Такое постоянство создает впечатление профессионализма компании.

5. Оптимизируйте под формат мобильных устройств

Адаптивный или, как его еще называют, отзывчивый дизайн рассылки — это профессиональный и надежный способ увеличить показатель CTR. Более того, выпуск рассылок на базе технологии адаптивного дизайна позволит Вам выгодным образом выделиться на фоне других, поскольку большая часть всех рассылок Рунета выходит в стандартном десктопном формате. По результатам исследования Bluehornet, 80% получателей удаляют рассылки сразу после их открытия, если формат этих рассылок не оптимизирован под их считывающее устройство.

В профессиональном подходе к email маркетингу очень важно найти эффективные инструменты, которые смогут упростить задачу создания и оформления рассылок. Узнайте больше о LianaMailer — профессиональном инструменте для email маркетинга или запросите онлайн демонстрацию возможностей программы.

Используемые источники:

Email Habits Survey, Campaigner, 2014
Bluehornet’s 2013 Consumer Views of Email Marketing Report

Как исправить ошибки в Личном кабинете, электронных уведомлениях и обращениях

Чаще всего блокировка происходит при некорректных действиях во время регистрации, например — не был подтверждён e-mail, на который регистрировалась учётная запись или зарегистрирован только номер телефона.

Также может случиться «временная» блокировка, когда за короткий период времени было много ошибок в логине или пароле при авторизации. Она снимается автоматически.

  1. Проверить раскладку клавиатуры при вводе, клавишу Caps Lock.

  2. В некоторых случаях проблема может быть связана с кэшем браузера:

  3. очистить кэш (ctrl+f5 или через настройки браузера) и удалить cookie Портала pochta.ru и проверить авторизацию;
  4. проверить авторизацию через другой браузер.

Если ни одна из рекомендаций не помогает, заявитель может восстановить пароль через соответствующую опцию:

  • в окне авторизации нажать ссылку «Забыли пароль»;
  • откроется окно для восстановления пароля.
  • Уже зарегистрирована другая действующая учетная запись, в которой использованы представленные номер телефона или e-mail.
  • Ранее была произведена регистрация с представленными учётными данными, но регистрация по какой-то причине не была завершена — не был подтверждён e-mail или e-mail был указан с ошибкой.
  1. Не изменить ФИО в личном кабинете из-за пароля:

  2. для изменения ФИО необходимо внести новые данные, после чего нажать кнопку «Сохранить изменения».

  3. Не изменить номер телефона в личном кабинете.

  4. авторизованный пользователь заходит в раздел «Настройки» личного кабинета;
  5. в поле «Электронная почта» (или «Мобильный телефон») нажимает кнопку «Изменить»;
  6. вводит новый адрес или номер телефона, после чего нажимает кнопку «Подтвердить»;
  7. появляется окно с надписью «Пожалуйста, введите пароль. Введите пароль для подтверждения операции». В данном окне вводится пароль от учётной записи. После чего нажимается кнопка «Подтвердить»;
  8. после этого в случае изменения e-mail — на новый адрес приходит письмо для подтверждения адреса, нужно пройти по ссылке в письме. В случае изменения номера телефона открывается новое окно для ввода СМС.

Необходимо создать заявку с e-mail, на который зарегистрирована учётная запись.

В заявке должен быть указан номер телефона, привязанный к учетной записи(при его наличии).

Попробуйте провести стандартные действия с телефоном (очистка памяти, перезагрузка, проверка чёрных списков и т.п.) и повторить попытку регистрации с фиксацией даты и времени.

Трек должен находиться в отслеживании, уведомления отправляются при изменении статуса в системе трекинга.

Проверить уведомления в папке спам/нежелательная почта, если их нет, то в таких случаях помогает «переподтверждение» e-mail в личном кабинете.

Проблема решается повторным изменением и переподтверждением адреса в настройках личного кабинета.

Для оформления претензий на розыск отправлений в сервисе Электронных обращений используется учетная запись портала Госуслуги. В некоторые поля формы на розыск (ФИО, адрес, индекс, e-mail, паспортные данные) берутся данные с портала Госуслуг.

Форма претензии может не открываться, если соответствующие поля на Госуслугах не заполнены или данные по каким-то причинам передаются некорректно.

  • проверить заполненность соответствующих полей в профиле учетной записи портала Госуслуги;
  • если поля не заполнены — заполнить, если заполнены — перезаписать данные;
  • после этого проверить доступность формы.

Для подачи претензии на розыск в электронном виде необходимо наличие подтвержденной учетной записи Госуслуг (3-й уровень).

  • Не заполнено какое-то из полей формы, данные в которое берутся с портала Госуслуги.
  • В некоторых случаях: не заполнено какое-то из полей, доступных для редактирования в форме.
  • Не сделано вложение квитанции и описи.
  • Суммарный объем вложения превышает 2 мб.
  • Отправка не происходит из-за слишком длинного наименования вложенных файлов.
  • Файлы желательно должны быть pdf или jpg.

Как изменить адрес электронной почты в профиле Skype учетной записи? | Поддержка Skype

В профиле должен быть адрес электронной почты, так как он используется для связи с вами с важной информацией о вашей Skype учетной записи. Ваши друзья и близкие также смогут найти вас по электронной почте и настройкам поиска.

Примечание.В последующих обновлениях, если вы не проверили свой адрес электронной почты, возможно, вы не сможете Skype по этому адресу электронной почты. Подробнее о проверке телефона и адреса электронной почты.

Как изменить или изменить адрес электронной почты?

Вы можете изменить адрес электронной почты в своем профиле, если больше не используете его. Чтобы изменить адрес электронной почты:

  1. Войдите в свою учетную запись.

  2. Щелкните аватар или выберите команду Редактировать личные данные в разделе «Сведения об учетной записи» в нижней части страницы.

    Примечание. Если вы используете iPhone или iPad, и у вас нет какой-либо функции, возможно, вам нужно очистить историю и файлы cookie на своем устройстве и повторно выполнить вход.

  3. Перейдите в раздел «Контактные данные» и нажмите кнопку Редактировать профиль справа.
  4. Удалите старый адрес электронной почты и введите новый. Проверьте новый адрес электронной почты, а затем в нижней части страницы выберите кнопку Сохранить.

Примечание.Если у вас несколько адресов электронной почты, их можно добавить в Skype только после проверки текущих адресов электронной почты.

Чтобы проверить адрес электронной почты профиля:

  1. Войдите в свою учетную запись.

  2. Щелкните аватар или выберите команду Редактировать личные данные в разделе «Сведения об учетной записи» в нижней части страницы.

    Примечание. Если вы используете iPhone или iPad, и у вас нет какой-либо функции, возможно, вам нужно очистить историю и файлы cookie на своем устройстве и повторно выполнить вход.

  3. Рядом с указаннымадресом электронной почты выберите Подтвердить адрес электронной почты или Подтвердить свой адрес электронной почты.

  4. На ваш адрес электронной почты будет отправлен разово отправленный код. Введите отправленный код в поле проверки и выберите кнопку Проверить.
  5. Если код неправильный, вы сможете ввести его еще раз. Если код правильный, рядом с адресом электронной почты вашего профиля будет отсвеяна проверенная электронная почта.


Забыли пароль?Мы можем помочь.

 

 

12 советов по созданию лучших тем электронных писем (с примерами)

Строки тем электронных писем, возможно, являются наиболее важным компонентом ваших электронных писем. В конце концов, строка темы — это то, что подписчики видят в своем почтовом ящике, и от этого зависит, откроют ли они вашу электронную почту или нет

Так что без хорошей темы письма ваши маркетинговые усилия по электронной почте могут быть потрачены впустую! Но не волнуйтесь — вы попали в нужное место.

В этой статье я помогу вам понять, что такое строка темы и почему она важна.Затем мы углубимся в то, как создавать лучшие строки темы электронной почты (которые заставят людей действительно открывать ваши электронные письма!) и несколько отличных примеров строк темы электронной почты.

Начните бесплатную 60-дневную пробную версию сегодня. Узнайте больше о нашей 60-дневной бесплатной пробной версии маркетинга по электронной почте.

Какая тема в электронном письме?

Строка темы электронного письма — это единственная строка текста, которую люди видят, когда получают ваше электронное письмо. Эта одна строка текста часто может определить, будет ли электронное письмо открыто или отправлено прямо в корзину, поэтому убедитесь, что оно оптимизировано для вашей аудитории.

В приведенном выше примере строки темы электронной почты строка темы — это жирный текст, который гласит: «Джон, пришло время начать кататься на роликах!»

Что такое прехедер электронной почты?

Предварительный заголовок электронной почты — это еще один элемент вашего электронного письма, который подписчик увидит в своем почтовом ящике. Это текст, который следует за темой электронного письма и служит для предварительного просмотра содержимого вашего электронного письма.

В том же примере, что и выше, прехедер — это текст, который гласит: «Получите скидку на уроки фигурного катания, если зарегистрируетесь до 1 мая.”

Теперь вы можете видеть, как прехедер электронной почты отличается от строки темы, но связан. Они работают вместе, чтобы убедить получателя вашего письма открыть его. Хотя в этой статье мы сосредоточимся на советах по созданию лучших строк темы электронного письма, полезно также помнить о прехедерах электронных писем. Вы хотите, чтобы прехедер вашего электронного письма красиво дополнял вашу тему, а не просто повторял одну и ту же информацию.

Почему строка темы электронного письма так важна

Во-первых, строка темы и предварительный заголовок вашего электронного письма — это единственное, что могут видеть получатели электронной почты, когда они получают ваше электронное письмо в своем почтовом ящике .Поскольку почтовые ящики электронной почты переполнены сотнями, а может быть, даже тысячами электронных писем в день, броские и четкие темы писем важны как никогда. Эта одна строка текста часто может определить, будет ли электронное письмо открыто или отправлено прямо в корзину (или, что еще хуже, в спам).

Хорошие темы электронных писем могут оказать сильное влияние на ваших читателей. Слова, которые вы выбираете для строк темы вашего электронного письма, могут иметь большое влияние на то, окупится ли тяжелая работа, которую вы вложили в свое электронное письмо. Какими бы сложными и хорошо продуманными ни были ваши кампании по электронной почте, они бесполезны, если ваша целевая аудитория не открывает письмо.

Если вы потратите немного больше времени на строки темы электронной почты, это поможет вам привлечь больше клиентов, чтобы открыть ваши электронные письма, избежать попадания писем в папку со спамом и донести ваше сообщение до нужных людей.

Примечание об открытых ставках : Функция защиты конфиденциальности почты Apple, выпущенная 20 сентября 2021 года, сделала открытые ставки электронной почты менее надежными. Хотя исторические данные об открытых рейтингах по-прежнему могут дать ценную информацию, мы рекомендуем маркетологам сосредоточиться на других показателях электронного маркетинга, таких как клики и конверсии, при оценке их успеха в будущем.

12 советов по созданию хороших тем электронных писем

Воспринимайте приведенные ниже 12 советов как хитрости, которые вы можете внести при создании своих тем. Каждый из этих советов по строке темы предназначен для того, чтобы люди заметили и открыли ваше электронное письмо.

Ниже приведены подробные сведения о каждом совете по настройке строки темы электронной почты, чтобы увеличить количество открытий и кликов по электронной почте.

1. Сократите свои темы

Что хорошего в вашей теме, если люди не могут ее прочитать? Часто люди проверяют электронную почту с мобильных устройств, просматривая электронные письма, которые не вызывают чувства срочности.Убедитесь, что ваша тема не обрывается, оставив ее не более 40 символов или около пяти-семи слов.

Ваши читатели хотят быстро просмотреть свою почту. Иногда строки темы, в которых используется только одно или два слова, могут выделиться и привлечь наибольшее внимание.

Пример короткой строки темы электронного письма

В приведенном ниже примере компания Bisque Imports сделала свою строку темы короткой и приятной, просто « TGIF! »

2. Избегайте спам-слов в строках темы электронной почты

Строки темы, которые являются агрессивно продажными, часто с наибольшей вероятностью будут помечены как спам.Это означает, что вам следует избегать громких знаков препинания, таких как заглавные буквы и несколько восклицательных знаков, а также откровенно рекламных формулировок, таких как «Купить сейчас» или «Бесплатно». Это верный способ отправить ваши маркетинговые электронные письма прямо в папку со спамом.

Вместо того, чтобы сосредотачиваться на продвижении, попробуйте поделиться своим опытом и информацией, которая будет полезна вашей аудитории.

Пример строки темы с акцентом на ценность электронного письма, а не на спам

Подушки Матери-Земли позволяют своей теме сосредотачиваться на том, что подписчик может получить от чтения их электронной почты с «Эфирные масла… Узнайте, что они делают!»

3.Задавайте открытые вопросы в строке темы

Почему вам следует использовать вопросы в строке темы? Вопросы — отличный способ привлечь внимание читателей и возбудить их любопытство.

Вопросы сами по себе кажутся неполными. Использование вопроса вдохновит читателей открыть электронное письмо в поисках ответа.

Пример строки темы электронного письма с открытым вопросом

Сильные женщины, сильные девушки добились успеха своей простой темой «Кто был образцом для подражания Чудо-женщины?»

4.Включите крайний срок в строку темы

, учитывая, что между вами и вашими читателями нет недостатка в отвлекающих факторах. Тактика крайнего срока создает ощущение срочности, которое может побудить читателей расставить приоритеты в вашем электронном письме.

Успешная рекламная стратегия для события или специального предложения, скорее всего, будет включать серию электронных писем. Вы можете разослать первоначальное объявление, информируя людей о предстоящей дате. По мере приближения крайнего срока напомните пользователям об акции в последующем электронном письме «последний шанс».

Не бойтесь сократить время обработки до 24 часов. Фразы «сейчас или никогда» часто оказываются наиболее успешными.

Пример строки темы с указанием крайнего срока

Манчестерский приют для животных использовал крайний срок, чтобы побудить подписчиков открыть свою тему «Cruisin’ 4 Critters — 2 августа Зарегистрируйтесь сегодня!»

5. Попробуйте ввести тему тизера, чтобы люди открыли ваше электронное письмо

Подумайте, почему люди любят трейлеры к фильмам, но ненавидят рекламу.Есть сила в том, чтобы привлечь людей предварительным просмотром, а не выдавать изюминку в самом начале. Отличные сюжетные линии делают именно это.

Попытайтесь придумать что-нибудь, что зацепит ваших читателей и вызовет их интерес.

Пример строки темы электронного письма с тизером

The Tropical Travelers дразнил содержание своего электронного письма строкой темы «Свадьбы назначения… Хотите лечение рок-звезды?»

6. Дайте четкую команду по своему предмету

С другой стороны, некоторые люди лучше реагируют на прямые инструкции.Если в вашем электронном письме есть прямой призыв к действию, например, поощрение людей покупать билеты на мероприятие, не бойтесь отразить это в строке темы.

Пример использования команды в строке темы электронного письма

United Way of Massachusetts Bay и Merrimack Valley использовали четкий призыв к действию в качестве строки темы: «Присоединяйтесь к нам на завтраке ученых MLH!»

7. Поделитесь чем-нибудь ценным в строке темы

Возможно, вы уже знаете, что делиться чем-то ценным для вашей аудитории — центральная часть хорошей стратегии контент-маркетинга.

Подумайте о том, что нужно вашим подписчикам прямо сейчас, и предложите решение этой проблемы прямо в теме письма.

Пример строки темы электронного письма, посвященной тому, чтобы поделиться чем-то ценным. хотите поделиться чем-то новым и захватывающим о своем бизнесе или организации, направьте этот энтузиазм в свою тему.

Несмотря на то, что сложно составить персонализированные электронные письма для длинного маркетингового списка адресов электронной почты, обмен объявлениями с подписчиками электронной почты — отличный способ усилить это чувство персонализации, поскольку читатели будут чувствовать, что они одними из первых узнают об этом предложении.

Пример строки темы с захватывающим объявлением

Fluent City использовал тизер объявления в своей строке темы, «Победители конкурса открыток…»

9. Будьте уникальными в почтовом ящике

Чтобы создать отличную тему вам нужно понять две вещи:

  1. Кто ваша аудитория
  2. Что ваш бизнес может им предложить такого, чего они не могут получить больше нигде.

Подумайте, чем конкретно известен ваш бизнес, и выделите это в строке темы.

Не бойтесь указывать название вашей компании прямо в теме письма, особенно если ваша компания хорошо известна. Многие люди откроют электронные письма, просто основываясь на отправителе, поэтому не упускайте шанс укрепить свой конкретный бренд.

Пример уникальной строки темы

Вот как это делает Taza Chocolate: «Горячая помадка Taza и вишенка сверху!»

10.Расскажите анекдот, указав тему письма

. Большинство людей не разражаются смехом, просматривая свою электронную почту. Это означает, что если вы сможете написать забавную тему письма, вы привлечете много внимания.

Хорошо, возможно, вы не заставите свою аудиторию расхохотаться, но вы сможете просто убедить их открыть электронное письмо, по крайней мере, заставив их улыбнуться шуткой, которая не совсем достойна съеживаться.

В зависимости от тона вашего бизнеса, вы можете опробовать некоторые каламбуры или игру слов, чтобы рассмешить и привлечь внимание ваших контактов.

Пример темы для шутки

Boloco заставил подписчиков посмеяться над своей темой, «настоящие фанаты бейсбола едят буррито»

11. Скажите что-нибудь неожиданное или интригующее

Удивительно попробовать? Это может быть что угодно: от малоизвестного факта о вашей отрасли, поразительной статистики или просто чего-то, что люди не привыкли слышать из электронных писем о продажах.

Если вы поделитесь чем-то неожиданным, ваши читатели захотят прочитать. Нововведение также повысит вероятность того, что люди позже вспомнят ваше электронное письмо.

Пример интригующей строки темы электронного письма

Как The Basketry это делает: «Присоединяйтесь к нам, чтобы весело провести время»

Было доказано, что простое включение слова «видео» в строку темы вашего электронного письма увеличивает количество просмотров в два раза?

Добавление видео, ссылка на презентацию или подкаст или добавление полезного руководства — все это отличные способы разнообразить содержимое электронной почты и сделать его более увлекательным.

Итак, если вы прикладываете усилия и выходите за рамки простых текстовых электронных писем, убедитесь, что вы сообщаете своим контактам прямо из строки темы, чтобы они не пропустили!

Пример видеоролика с выделением строки темы

Как это делает Reel Works: «Reel Works Kickstarter — новое видео!»

15 примеров строк темы электронной почты

Черпайте вдохновение из этих замечательных примеров строк темы электронной почты.

Примеры строк темы вопроса

Использование вопроса в строке темы — отличный способ установить более личный контакт с людьми, просматривающими ваши электронные письма.Вот как эффективно использовать вопрос:

Есть вопросы, предназначенные для того, чтобы заинтриговать читателей:

1.  У вас действительно есть идеальный подарок для вашей [жены/мужа]?

Или вопросы, указывающие на распространенную проблему:

2. Пытаетесь найти идеальный подарок для [мамы/папы]?

Или даже вопросы, которые вдохновляют людей на немедленные действия:

3.Вы уже видели наш идеальный праздник [предложение/коллекция/идеи подарков]?

Итог: Вместо того, чтобы рассказывать людям, что у вас есть или как вы можете им помочь, задайте вопрос, который привлечет их внимание и побудит узнать больше.

Команда

Вопросы — не единственный способ привлечь внимание ваших читателей. Иногда стоит быть более прямым со своей аудиторией, чтобы заставить ее действовать прямо сейчас.

В некоторых случаях вы можете захотеть, чтобы люди воспользовались предложением:

4.Не ждите. Сэкономьте % [скидка в процентах] на этой неделе в [вашем бизнесе].

Или зарегистрируйтесь на мероприятие:

5. Зарезервируйте место на [название вашего мероприятия].

Или просто прочитайте ваши последние новости или обновления:

6. Узнайте, что мы запланировали на [месяц/праздник/день покупок].

Итог: Хотя вы не хотите быть настойчивым или чрезмерно рекламным в строке темы, вы также не должны бояться быть прямолинейным.Ваши клиенты это оценят, особенно в это напряженное время года!

Тизер

Хотите верьте, хотите нет, но людям нравятся клиффхэнгеры. И при правильном подходе тактика тизера сработает очень хорошо.

Обсуждаете ли вы идеи подарков:

7. 3 идеи подарков для вашего [брата/сестры/дяди/двоюродного брата], о которых вы не подумали.

Или новый контент:

8. Узнайте, как [сделать что-нибудь] в этот праздничный сезон.

Или просто дразнить людей способом провести отпуск без стресса:

9. Праздничные покупки без стресса возможны в [вашем бизнесе].

Итог: Подумайте о своей целевой аудитории. Кто они? Чем они интересуются? С какими проблемами они сталкиваются в эти праздничные дни? Используйте эту информацию, чтобы создать тему письма, которая дразнит их интересы и вызывает у них желание читать дальше.

Список

Списки облегчают людям восприятие рассылаемой вами информации.Они также дают вам возможность продемонстрировать свои аргументы более убедительным образом.

Списки идей для подарков:

10.  [#] подарков до $[сумма денег].

Мероприятия:

11.  5 причин посетить [название вашего мероприятия].

Или даже для образовательных материалов:

12.  10 советов по экономии времени в отпуске от [вашего бизнеса].

Итог: Помните, списки должны упрощать, а не усложнять ваше сообщение. Не ошибитесь, используя список в строке темы как указание на то, что вам нужно наполнить свои электронные письма слишком большим количеством контента. Вместо этого ищите возможность сделать ссылку на свой веб-сайт или другие онлайн-ресурсы из своей электронной почты.

Объявление

Строки темы не должны быть сложными, особенно если цель вашего электронного письма — просто объявить о чем-то новом.

Возможно, вы объявляете новые часы работы:

13. Мы открыты допоздна! Новый график к праздникам.

Или сообщите людям, что вы участвуете в Черной пятнице, Субботе для малого бизнеса или Киберпонедельнике:

14.  Приходите отпраздновать [день покупок] в [вашей компании].

Или просто сообщите людям, что вы запланировали на конец 2013 года:

15.  Не пропустите наши декабрьские [специальные предложения/события].

Практический результат: Сохраняйте объявления, когда у вас действительно есть что-то важное, о чем нужно рассказать людям.Не каждая строка темы будет предлагать последние новости.

Видео: Получите больше открытий с отличной темой электронной почты

Хотите увидеть эти советы по написанию темы в действии? Посмотрите видео-вебинар по запросу выше, чтобы получить советы и множество примеров, которые помогут вам писать заголовки, которые работают.

Вы узнаете:

  • Основы создания хороших тем электронных писем
  • Тенденции написания отличных тем
  • Советы по творческому подходу к написанию тем

Еще больше советов по созданию ярких тем электронных писем

Еще ищете больше вдохновения? Мы получили вас.Вот девять еще способов создать темы, которые выделяются в папке «Входящие».

Используйте систему друзей

Прежде чем опубликовать что-либо, вы хотите, чтобы вашу работу посмотрели еще раз, верно?

Строки темы требуют такого же обращения. Сядьте со своим любимым напитком (кто-то сказал «Sangria Subject Line»?) и с сотрудником, коллегой или даже с супругой и поделитесь идеями.

Вы будете перебрасывать эти идеи туда-сюда, пока, в конце концов, не выделится правильная.

Развлекать, предупреждать, информировать

Многие люди подписываются на маркетинговые электронные письма в надежде получить ценную информацию от отправителя. Это ты! Используйте свой опыт и развлеките их забавным анекдотом или сообщите им то, о чем они вряд ли знают.

Вы также можете предупредить их о том, что ваша организация может предотвратить. Например, ветеринарная клиника может предупредить читателей об опасности клещей и болезни Лайма в летние месяцы.

Пример: ДА! Требование налоговых вычетов за летние каникулы

Аллитерация заманчива

Аллитерация — это когда одна и та же буква или звук появляются в начале последовательных или тесно связанных слов.

Этот прием привлекает читателя и может быть интересным способом придумать творческую сюжетную линию.

Пример:   Обувь сезона

Попробуйте аллюзии

Кто не любит умные отсылки к тому, что всем известно? Аллюзии создают точки соприкосновения между вами и читателем и заставляют ваших читателей улыбаться.

Рассмотрим этот намек на хит 1983 года группы Eurythmics, использованный сырным магазином для объявления специальной распродажи:

Пример:   Сладкие сны сделаны из сыра.

(Удачи, выбросьте этот припев из головы!)

Используйте FOMO

Если вы не знаете, FOMO означает «страх упустить что-то».

Эта тактика отлично работает для создания срочности вокруг события, распродажи или предмета. Попробуйте!

Пример:  Спешите! Последний шанс сэкономить 20% СКИДКА

Найдите время, чтобы рифмовать

Видите, что я там сделал? Рифмованные заголовки, как правило, выделяются среди моря заголовков, потому что нас привлекают ритмичные звуки.

Попробуйте в следующей строке темы. Вы никогда не знаете, вы могли бы быть поэтом, и вы даже не знали об этом!

Пример:  Splish Splish О, цены, которые мы снизили!

Та-да! Это звукоподражание

Никогда не думал, что увидишь это слово после урока английского в старшей школе, не так ли?

Что ж, надеюсь, вы обратили на это внимание, потому что звукоподражание — это слово, которое фонетически имитирует, напоминает или предполагает источник звука, который оно описывает.

Есть так много способов использовать звуки, чтобы привлечь чье-то внимание, так что поддержите своего внутреннего ребенка и используйте звукоподражания в следующей строке темы для игривого эффекта.

Пример:  Экономия — это выгодно

Заключительные мысли о строках темы электронной почты

Помня об этих советах, вы готовы писать хорошие темы электронной почты, которые привлекут внимание к вашим электронным письмам, которого они заслуживают. .

Но не полагайтесь только на наши советы.

Загляните в свой почтовый ящик и посмотрите, какие электронные письма вы открывали. Поставить себя на место ваших контактов — один из лучших способов написать тему письма, которая привлечет внимание и повысит ваш бизнес.

Не знаете, с чего начать маркетинг? Вот почему мы создали The Download.

Download — это исчерпывающее практическое пошаговое руководство по интернет-маркетингу. В этом бесплатном руководстве мы покажем вам, как люди находят вас в Интернете и как настроить себя на успех для достижения целей вашего бизнеса или некоммерческой организации.

Скачайте: Осмысление интернет-маркетинга

Как написать маркетинговое электронное письмо: 10 советов по написанию привлекательных электронных писем

Маркетинг по электронной почте прошел долгий путь всего за последние несколько лет. Но со всеми новыми причудливыми функциями, которые используют бренды, знаете, что забавно? Хорошо написанное электронное письмо с простым текстом может работать так же хорошо (если не лучше), чем тщательно продуманное электронное письмо с кучей наворотов.

Фактически, независимо от того, насколько красиво выглядят ваши маркетинговые электронные письма, если они лишены хорошо написанного содержания, ваши подписчики перестанут открывать и начнут удалять ваши сообщения.

Итак, как написать отличное маркетинговое письмо? Все сводится к нескольким передовым методам копирайтинга, которые вы должны применять как к строке темы вашего сообщения, так и к самому телу сообщения.

В следующий раз, когда вы будете составлять текст сообщения для кампании по привлечению потенциальных клиентов или просто разовой рассылки по электронной почте, сначала спросите себя, соответствует ли ваша копия всем этим рекомендациям.

10 советов по копирайтингу по электронной почте для написания лучших маркетинговых писем

Мы начнем с советов по копирайтингу для улучшения темы письма, а затем обратимся к советам по копирайтингу для основной части ваших электронных писем.

Как написать строку темы

Составление эффективной копии электронной почты является частью темы письма. Строка темы похожа на привратника вашей электронной почты: никто не сможет прочитать вашу звездную копию электронной почты, если они не заинтересованы достаточно, чтобы открыть вашу электронную почту в первую очередь.

Этот интерес почти полностью связан с темой письма (с именем отправителя, также играющим роль). Мы написали несколько сообщений в блоге о создании тем электронных писем, в том числе об анатомии отличной темы письма и о 18 примерах потрясающих тем от брендов.Вот квинтэссенция того, что вам нужно знать, чтобы написать отличный текст.

1) Используйте действенный язык.

В строках темы электронной почты использование действенного языка не обязательно означает использование глаголов, хотя это, безусловно, помогает. OpenTable, например, отправил мне электронное письмо, в строке темы которого было написано «Пригласи маму на бранч». Это один из способов эффективного использования языка действий в строках темы электронной почты: включение глагола (например, «взять», «загрузить», «зарезервировать», «спросить», «купить» и т. д.), читатель точно знает, что он может сделать в письме.

Но есть способы использовать действенный язык, не полагаясь на глаголы, что дает вам больше возможностей для экспериментов с формулировками. Все сводится к тому, чтобы использовать язык, который дает понять получателю, что он может сделать с информацией в электронном письме, если решит открыть его. Другими словами, держите ценность для пользователя на первом месте.

Например, однажды я получил электронное письмо от TicketMaster с темой «Не скучайте по Брюсу Спрингстину и группе E Street».«Они не приказывали мне покупать билеты, говоря: «Купите билеты завтра на Брюса Спрингстина и группу E Street Band», хотя такая строка темы, возможно, сработала так же хорошо. Первоначальная строка темы работала хорошо, потому что было ясно, что я мог бы сделать с информацией в этом электронном письме — убедиться, что я готов к распродаже в 10:00, чтобы я мог купить свои билеты (что я и сделал, благодаря этому письму!)

2) Персонализируйте, если это возможно.

Электронные письма с высокой степенью сегментации, как правило, имеют более высокие уровни эффективности, такие как показатель открываемости и рейтинг кликов, чем неперсонализированные электронные письма.Согласно исследованию, проведенному Ассоциацией прямого маркетинга, 90 025 сегментированных и целевых электронных писем принесли 58 % всего дохода опрошенным маркетологам, а 36 % доходов были получены за счет электронных писем, отправленных определенным целевым группам.

В этом нет ничего удивительного. В конце концов, чем более сегментирован ваш список адресов электронной почты, тем лучше вы сможете персонализировать строку темы и предоставить соответствующий контент этому получателю электронной почты.

Итак, спросите себя: можно ли сделать тему письма более личной? И я не говорю о динамическом поле, в которое вы вставляете чье-то [FIRSTNAME] — получатели электронной почты перестали впечатляться этой причудливой функциональностью некоторое время назад.

Вместо этого рассмотрим следующий сценарий: Вы риелтор с огромной базой данных клиентов…

  • Некоторые из них хотят арендовать, а другие предпочитают покупать.
  • Их идеальное местоположение варьируется в нескольких городах и почтовых индексах.
  • Все они имеют разную цену, которая их устраивает.
  • Кто-то ищет студию, а кто-то хочет особняк.
  • Вы даже знаете, что группа из них принимает только дома, отремонтированные за последние 5 лет.

Вы, конечно же, не станете рассылать по электронной почте все эти различные сегменты списка, не так ли?

И тема вашего электронного письма тоже не будет прежней. У вас может быть одна строка темы, которая гласит: «Отремонтированная квартира с 1 спальней в аренду в Кембридже: запланируйте просмотр», а другая — «Ответьте на приглашение: день открытых дверей в воскресенье для колониального дома в Садбери». Каждая строка темы говорит о совершенно разных потребностях двух совершенно разных сегментов списка.

3) Ставьте на первое место ясность, а уже потом думайте о «броскости».»

Напишите строку темы, которая сначала понятна, а затем цепляет. В маркетинговом тексте ясность всегда, всегда, всегда должна быть вашим главным приоритетом. Если после того, как вы набросали четкую тему письма, вы можете и сделать ее запоминающейся, смешной, милой, причудливой и т. д., тогда дерзайте. Но никогда не жертвуйте ясностью ради развлекательной ценности.

UrbanDaddy — это пример компании, которая преуспевает в написании тем, которые всегда ясны, а иногда также броские, забавные или занимательные.Взгляните на темы некоторых писем, которые я получил от них:

.

УД | Отель посреди океана

УД | Нунчаки. Изготовлен из пивных банок. Ну наконец то.

УД | Собираем всех вместе: теперь менее неприятно

УД | Гриль размером с настольный футбол

УД | Это Мороженое. Это пиво. Это пивное мороженое.

УД | Вот частный Багамский остров. Делай свое дело.

Некоторые из этих строк темы либо вызывают смех у получателей, либо достаточно странны, чтобы возбудить ваш интерес.Но всегда предельно ясно, что вы получите, когда откроете письмо.

… Что подводит нас к следующему пункту.

4) Выровняйте копию строки темы и копию электронной почты.

Возможно, вы уже знаете, насколько важно, чтобы призыв к действию и предложение на целевой странице совпадали. Ну, это не отличается при создании строки темы электронной почты и сообщения электронной почты.

То, что обещает ваша тема электронной почты, должно быть доставлено в сообщении электронной почты.Почему? Это не только потому, что это ответственно, но и потому, что, когда читатели не получают того, что им на самом деле обещано в строке темы, рейтинг кликов резко падает. (И, в долгосрочной перспективе, увеличится показатель открываемости вашей электронной почты.)

Еще в 2011 году мы провели собственный тест. Мы отправили одно и то же письмо с двумя разными темами двум разным группам людей:

.
  1. «54 новых слайда с данными для ваших маркетинговых материалов»: 26% CTR
  2. «Получить ключевые маркетинговые тенденции из окна маркетинговых данных»: 10.CTR 4%

Первая строка темы, которая была простой и гораздо более точной, имела лучший рейтинг кликов на 15,4% по сравнению со второй строкой темы, которая была более расплывчатой ​​и менее точной.

Ключевой вывод здесь? Высокий показатель открытия электронной почты ничего не значит без кликов.

Как написать электронное письмо

Теперь, когда вы создали звездную строку темы электронной почты, вы полностью сосредоточили внимание своей аудитории на теле вашего сообщения электронной почты.Итак, как создать текст, который заставит их щелкнуть? Вот важные компоненты, которые вам нужно знать!

5) Установить релевантность.

Точно так же, как строка темы электронной почты должна стремиться к установлению релевантности посредством персонализации, копия в сообщении электронной почты должна стремиться к релевантности.

Опять же, требуется нечто большее, чем просто динамическая метка имени для копии электронной почты, чтобы убедить читателей в том, что то, что внутри, имеет к ним отношение. Так что используйте самое начало письма, чтобы объяснить, откуда вы знаете друг друга.

Ниже приведен пример электронного письма, отправленного Уорби Паркер моему коллеге. (Кстати, тема письма была очень умной: «Ой, срок действия вашего рецепта истекает».)

Взгляните на первый абзац, выделенный красным. Маркетологи Warby Parker сразу же сообщают читателю , почему им приходит электронное письмо (срок действия их рецепта скоро истекает) и что это электронное письмо предназначено для того, чтобы помочь им найти новую пару очков до истечения срока годности.

Представьте, если бы в этом письме не было первого абзаца, а вместо этого он начинался бы со второго абзаца: «Получение нового рецепта может быть проблемой.К счастью, легко записаться на прием к оптометристу в нашем магазине на Ньюбери-Стрит или через наших друзей в ZocDoc».

… Почему ты пишешь мне по электронной почте о рецепте? Зачем мне твой совет? Откуда ты знаешь, что я живу недалеко от Ньюбери-стрит? Напоминая получателю, что он давал Warby Parker информацию о своем рецепте в прошлом, вы повышаете вероятность того, что этот человек нажмет и воспользуется предложением в сообщении по этому электронному письму .

6) Пишите от второго лица.

Написание от второго лица означает использование местоимений «ты», «твой» и «ваш». Например: «Прежде чем уйти утром, не забудьте взять с собой куртку». Это означает, что вы ориентируете текст на читателя. , а не себя

Взгляните на копию этого письма от Zappos, например:

Теперь подсчитайте, сколько раз в этом письме написано «Вы» вместо «мы» или «я». Хорошо, хорошо, не будем заставлять вас считать: слова «вы» и «ваш» встречаются 12 раз, а «мы», «наш» и «мы» — только 5 раз.

Это хороший баланс языка второго лица, который позволяет сосредоточить внимание на покупателе, а не на бренде. Это тонкая тактика, которая поможет вам оставаться ориентированным на ценность, но следующий шаг, о котором я собираюсь рассказать, имеет решающее значение для достижения цели.

7) Говорите о преимуществах, а не о функциях.

Вы знаете ценность своей электронной почты. Но ваш получатель? Нет, не сейчас. И ваша задача объяснить это.

Проблема в том, что во многих электронных письмах объясняется только функция, которую они предлагают, а не преимущества.Взгляните на копию в двух отдельных письмах электронной коммерции, которые я получил. Кто рекламирует функцию, а кто рекламирует выгоду?

Если вы угадали адрес электронной почты B, вы правы. Электронное письмо А бросает вам в лицо скидку 30%, но не объясняет ее ценность. Как мне поможет скидка 30 % на продукт GoDaddy? Позволит ли это мне скорректировать расходы малого бизнеса на затраты на инфраструктуру, высвободив деньги для нового найма? Эта выгода гораздо более ощутима, чем 30% от нераскрытой стоимости.

Сравните это с письмом B от Banana Republic. Цель этого электронного письма — продать шорты, но копия не просто запихивает шорты получателю в глотку. Я имею в виду, они же шорты… большое дело, верно? Они определили, что делает эти шорты ценными: их универсальность. Они позволяют мужчине бездельничать дома, а затем выходить в город, прилагая минимум усилий для смены одежды. Как удобно! Как легко! Как универсален !

Копия переводит выгоду от покупки этих шорт, но копия (или ее отсутствие) в электронном письме GoDaddy не объясняет преимущества использования общего предложения со скидкой 30%.

8) Будьте краткими.

Одна из самых грубых ошибок копирайтеров — попытка впихнуть всю историю в сообщение электронной почты. Подумайте о том, когда вы открываете маркетинговое письмо в своем почтовом ящике. Вы там каждое слово читаете? Возможно нет. Скорее всего, вы просматриваете важные моменты, чтобы понять общее сообщение и решить, хотите ли вы предпринять какие-либо действия.

Таким образом, если вы отправляете электронное письмо с сотнями слов, получателям становится намного сложнее решить, хотят ли они перейти по ссылке, просто потому, что они не могут быстро просмотреть всю информацию в вашем Эл. адрес.

Вместо этого найдите способ подытожить то, что читатель получит в убедительной форме, и позвольте ему перейти на страницу вашего веб-сайта для получения дополнительной информации.

Посмотрите, как сотрудники Postmates составили краткое электронное письмо, призывающее читателей перейти по ссылке, чтобы получить ограниченное по времени предложение:

Postmates не ждет, чтобы добраться до сути. После краткого дружеского приветствия они переходят непосредственно к цели письма: рассказать клиентам об их новой акции «бесплатный латте по требованию».После представления концепции они предлагают несколько основных деталей, а затем сразу переходят к призыву к действию.

Поддержание актуальности вашего сообщения является ключом к написанию краткого электронного письма. Какой смысл вы пытаетесь донести своей электронной почтой? Если вы знаете, к какому действию должно привести ваше электронное письмо — получатель заказывает бесплатный латте по запросу, получатель не забывает купить билеты на Брюса Спрингстина, получатель получает мотивацию на тренировку — тогда вам будет намного легче составить краткое электронное письмо. копия, которая остается сосредоточенной на этой единственной конечной цели.

Если краткий текст электронной почты недостаточно мотивирует вас, чтобы сузить свои цели, помните, что наличие только одного основного призыва к действию в вашем почтовом маркетинге приводит к более высокому рейтингу кликов, чем электронные письма с конкурирующими призывами к действию. .

9) Будь привлекательным.

То, что электронные письма предназначены для информирования, не означает, что они не могут также радовать. В некоторых случаях электронная почта может стать отличным способом подчеркнуть индивидуальность вашего бренда, помогая вам наладить содержательные отношения с людьми из ваших списков рассылки.В конце концов, создание приятного опыта для людей начинается и заканчивается тем, как вы с ними общаетесь.

Взгляните на приведенный ниже пример от людей из Death to Stock Photos. Смысл электронного письма – принести извинения за письмо, которое они отправили накануне, в котором рекламировался продукт, который был распродан слишком быстро, не доставлялся на международном уровне и, как правило, вызывал у многих их клиентов плохое впечатление.

Обратите внимание на часть письма, выделенную красным цветом.Используя лаконичный, представительный язык, они объясняют, что произошло, извиняются за ошибку, говорят, что они извлекли из нее и как они предотвратят ее в будущем, и предлагают получателю несколько вариантов дальнейших действий.

Формат этой части электронного письма оптимизирован для большого числа получателей, которые, скорее всего, просматривают электронное письмо. Жирный текст и абзацы из одного предложения облегчают понимание. Наконец, они не боятся добавить немного индивидуальности, используя такие фразы, как «Дайте нам wavvveee», чтобы очеловечить свой бренд.Результат? Получатели, вероятно, гораздо более открыты для того, чтобы простить их за честную ошибку.

10) Используйте действенный язык в своем призыве к действию.

Правильно: в электронных письмах тоже есть призывы к действию. Ну, хорошие делают. Прежде всего, ваш призыв к действию в электронной почте должен быть очень легко идентифицируемым. Помните: люди сканируют свои электронные письма. Если есть что-то, что вы хотите, чтобы ваш получатель понял, это ваш призыв к действию.

Если вы отправляете электронное письмо в формате HTML, вы можете добавить кнопку, как в этом электронном письме AmazonLocal ниже.

Есть два качества, которые делают эту кнопку призыва к действию эффективной:

  1. Отличный дизайн: Во-первых, обратите внимание, как большая ярко-оранжевая кнопка выделяется на синем фоне; что призыв к действию, конечно, не трудно найти.
  2. Отличная копия: Копия на кнопке не менее важна. Ваша кнопка призыва к действию должна содержать краткий, четкий и ориентированный на действие язык. Эта кнопка AmazonLocal в нескольких словах говорит вам, что вы можете делать с помощью глаголов — вы можете просмотреть сделку , продемонстрированную в электронном письме.

Но также очень важно потратить некоторое время на оптимизацию текстовых электронных писем, чтобы они содержали четкие призывы к действию. Независимо от того, насколько красива ваша электронная почта в формате HTML, не все почтовые клиенты будут отображать ваши изображения, и не все получатели электронной почты захотят отображать ваши изображения. На самом деле, мы изучили, какие электронные письма в формате HTML или простые текстовые электронные письма работают лучше всего, и обнаружили, что , в то время как люди говорят , что они предпочитают электронные письма на основе HTML и изображений, на самом деле более простые электронные письма работают лучше всего — и электронные письма с обычным текстом. выступать лучше всех.

Посмотрите, как в одном из наших электронных писем используется связанный анкорный текст, чтобы привлечь внимание получателей к призывам к действию:

В сообщении не так много графики или цветов, как в большинстве электронных писем в формате HTML. Таким образом, призывы к действию с гиперссылками привлекают еще больше внимания. Когда читатели просматривают текст и сосредотачиваются на таких вещах, как выделенные жирным шрифтом слова, изображения и текст с гиперссылками, повторение одного и того же предложения снова и снова доносит до них именно то, что вы хотите, чтобы они сделали — активируйте свое предложение, нажав на призыв к действию. -действие.

Как вы думаете, что еще необходимо для эффективного электронного маркетинга? Поделитесь с нами в комментариях.

Примечание редактора. Этот пост был первоначально опубликован в мае 2012 г. и обновлен для обеспечения свежести, точности и полноты.

17 профессиональных советов по электронной почте для создания следующего электронного письма (с шаблонами!)

Каждую секунду отправляется и принимается более 3 миллионов электронных писем. Итак, если вы хотите написать замечательное профессиональное электронное письмо (выдающееся!), это руководство как раз для вас.

Правильная профессиональная электронная почта имеет удивительные преимущества:

  • Открывайте, читайте и отвечайте на свои электронные письма быстрее
  • Будьте более харизматичными (да, мы определенно можем сделать это по электронной почте)
  • Укрепите свой профессиональный авторитет, отправляя четкие и лаконичные электронные письма

Watch my видео о лучших советах по электронной почте:

Начинаем!

17 советов по созданию идеального профессионального электронного письма

У меня есть несколько отличных шаблонов писем ниже , но я хочу начать с 17 советов по созданию отличного письма.

#1: Используйте платиновое правило

Вы когда-нибудь слышали о золотом правиле?

Золотое правило: относись к другим так, как хочешь, чтобы относились к тебе.

Но знаете что? Я не люблю золотое правило. Я предпочитаю Платиновое правило.

Платиновое правило: относись к другим так, как ОНИ хотят, чтобы относились к ним.

Лучшие емейлеры адаптируются под свою целевую аудиторию! Как вы можете это сделать? Подстраивайтесь под их тип харизмы. В нашем исследовании мы обнаружили, что есть два типа харизмы:

Теплые родственники и компетентные успешные люди.

  • Теплые родственники любят знакомиться и общаться. Обычно они больше пишут в своих электронных письмах и используют смайлики, ледоколы и истории. Они наслаждаются личными акциями и личными контактами. Им нравится, когда к ним обращаются по имени, и у них есть уважительные подписи.
  • Компетентные деятели являются эффективными и прямыми коммуникаторами. Они любят сразу переходить к делу. Они могут даже пропустить социальные тонкости и вступительные слова.

Вот две версии одного и того же письма:

Электронная почта теплого контакта:

Тема: Ожидаем подключения на следующей неделе

Привет Диана!

Было приятно поговорить с вами сегодня.Я очень жду нашей встречи на следующей неделе. Я записал нас на 12 часов дня в среду. я выберу отличный ресторан поблизости; У меня есть некоторые местные фавориты =) Но я хотел проверить, нет ли у вас диетических ограничений?

И, конечно же, я обязательно принесу копию предложения. С нетерпением жду этого!

Лучший,

Ванесса

П.С. Я надеюсь, что ваш сын чувствует себя лучше!

Электронная почта компетентного сотрудника:

Тема: Подтверждение 12:00 Среда

Дорогая Диана,

Я хочу подтвердить нашу встречу на следующей неделе в 12 часов в среду.

Я отправлю приглашение с адресом на следующей неделе. Есть ли у вас какие-либо диетические требования?

Я принесу копию предложения. Спасибо тебе за все.

Лучший,

Ванесса

Видите разницу? То, как вы пишете свое электронное письмо, либо уважает и уважает чей-то способ общения, либо усложняет ему жизнь. Так мы получаем более быстрые ответы и открытия.

Кстати… узнай кто ты из них с помощью нашего бесплатного теста на харизму.

Какой у вас тип харизмы?

Внутренние советы: Еще несколько вещей, о которых следует помнить, чтобы адаптировать их к вашему получателю…

  • Знаете ли вы, в какое время суток лучше всего отправлять электронное письмо своему человеку? Если они жаворонки, обязательно ударьте их пораньше. У них много звонков во второй половине дня? Избегайте этого времени.
  • Дважды проверьте адрес получателя электронной почты! Особенно 1, l и I (видите, что я там сделал?). Вот забавный пример: единственная опечатка в адресе электронной почты привела к тому, что на мальчишник пришел совершенно незнакомый человек.Ой! Вы можете посмотреть эту веселую ошибку на Youtube:

↑ Содержание ↑

#2: Тщательно выбирайте режим…

Электронная почта — не единственный вариант! На самом деле электронная почта — лучший вариант только для определенных ситуаций. Вы также можете улучшить электронную почту.

Прежде чем вы даже подумаете об отправке электронного письма, проверьте, является ли это лучшим способом связи. Должны ли вы передавать свое сообщение лично, посредством голосового сообщения, телефонного звонка, чата или видеозвонка? Или еще лучше, вы должны добавить видео? Видео-письма — это новинка…

Вот мои «эмпирические правила» канала:

  • 1 предложение → чат: Если вы пишете электронное письмо, состоящее только из одного предложения, подумайте о том, чтобы просто отправить его человеку в чате.
  • 3 абзаца → Телефонный звонок, воксер или видео-письмо. Если вы пишете более 3 абзацев, подумайте о телефонном звонке, воксере или электронном письме с бомбой.
  • Более 5 вопросов → Видеозвонок. Если вы задаете более 5 вопросов в электронном письме, подумайте о том, чтобы сделать его видеовызовом, чтобы вы могли обсудить и развить ответы.

Итог: Иногда электронная почта — это здорово! И иногда это не лучший первый выбор.

↑ Содержание ↑

#3: Начать новые цепочки

Вы когда-нибудь получали электронное письмо, в котором тема просто заполнена пересылками и ответами? Или вы когда-нибудь были в цепочке электронной почты, которая состоит из 48 тем и не имеет ничего общего с темой или исходным вопросом?

Остановим безумие! Если вы находитесь в цепочке, которая не имеет отношения к первоначальной теме, или она зашла так далеко от курса, что вы понятия не имеете, с чего начали… тогда пришло время начать новую цепочку.Все участники ветки будут вам благодарны.

Вывод: Не позволяйте вашей цепочке электронной почты длиться вечно. Хорошая электронная почта всегда должна быть удалена.

↑ Содержание ↑

#4: Напишите отличную тему

Знаете ли вы, что одно слово может создать или разрушить вашу электронную почту? По данным Quicksprout, разница в одно слово в строке темы электронной почты изменила рейтинг кликов посетителей на 46%!

Чтобы создать отличную тему письма, лучшие копирайтеры используют метод, называемый «четыре U»:

  • Уникальный.
  • Ультраспецифический.
  • Срочно.
  • Полезно.

Уникальные строки темы не скучны и веселы, например: «Разыскивается: пропавший кусок пиццы. Денежное вознаграждение: необязательно». или «Это произойдет завтра… наша встреча».

Ультраконкретные строки темы прямо указывают на суть: «Вот финансовый отчет за второй квартал 2020 года» и «Обновленный срок для редакционного календаря».

Срочные строк темы — это либо удача, либо промах (подробнее об этом я расскажу позже).Лучше избегать использования слов срочности, если только ваше электронное письмо не является действительно важным.

Полезное строк темы содержат то, что будет полезно вашей аудитории. Это восходит к знанию вашей целевой аудитории — что они сочтут полезным для себя?

Pro Tip: Пользователь gamasco из Reddit упоминает отличный совет, который вы можете использовать в своем следующем письме. Четко укажите, что вы хотите, в первой строке вашего электронного письма, предоставив только контекст в теле письма. Например, у вас может быть строка темы «Вот новая статья о дружбе — пожалуйста, отредактируйте» с подробностями в теле.Это помогает сэкономить как время, так и когнитивную нагрузку, будучи точным!

↑ Содержание ↑

#5: Приветствуйте получателя

Это первая вещь в теле письма, и многие люди забывают ее. При написании делового электронного письма важно всегда включать приветствие, как если бы вы приветствовали кого-то в первый раз. Вот несколько распространенных примеров:

Убедитесь, что вы правильно написали их! Я всегда попадаю в архив, когда кто-то пишет мое имя Ванесса.Или зовет меня Викторией – такое случается еженедельно. Да, действительно.

↑ Содержание ↑

#6: Выберите тон и шаблон

Существует 2 разных подхода к деловой электронной почте: обычный и формальный. Если вы выберете непринужденный подход, вы сможете быстрее наладить взаимопонимание. Если вы пойдете формально, вы будете в большей безопасности, но сохраните этот барьер.

Выбор тона зависит от культуры вашей компании и от того, с кем вы разговариваете. Если это друг/ваш сосед/близкий коллега, возможно, вам сойдет с рук небрежный подход.Если это ваш босс, супервайзер или менеджер по найму, ну…

«Привет, братан! Как дела сегодня? звучит не очень хорошо, если только вы двое не лучшие друзья. Попробуйте использовать эти фразы в своем электронном письме, чтобы выбрать непринужденный или официальный тон:

Повседневная Официальная
Как дела? Как дела?
Привет, Джон! Дорогой Джон,
Хочешь вместе пообедать? Хотите как-нибудь пообедать?
Я закончил проект! Проект завершен.
Я пришлю вам статью как можно скорее. Я отправлю вам статью как можно скорее.
Я так рада познакомиться с вами! Рад знакомству.

Поскольку текст сообщения составляет большую часть вашего электронного письма, я также создал профессиональные шаблоны электронной почты и примеры, которые вы можете использовать, будь то предложение о работе, письмо об увольнении, электронное письмо с извинениями и многое другое!

Ознакомьтесь с шаблонами и примерами электронной почты в следующем разделе ниже!

↑ Содержание ↑

#7: Используйте иерархию фактов

Это мой супер продвинутый совет для исключительных навыков работы с электронной почтой.Всегда ставьте самую важную идею на первое место. В лучшем случае люди просматривают свои электронные письма. В худшем случае они не дочитают их до конца. Не закапывайте лидерство. Если у вас есть большой вопрос или большая идея, поместите ее прямо вверху, чтобы у вас было больше шансов, что кто-то действительно ее увидит. Это всего лишь одна из многих ошибок в электронной почте, которые вы можете совершить, но она наиболее важна для увеличения скорости отклика.

Еда на вынос: Выскажите свою большую идею как можно скорее.

↑ Содержание ↑

#8: Если текст длиннее трех абзацев, СТОП

«Как написать хорошее электронное письмо: 1.Напишите письмо. 2. Удалите большую часть. 3. Отправьте».

— Дэн Мунц

Если вам кажется, что ваше электронное письмо слишком длинное, так оно и есть! Если вы можете сэкономить чье-то время, сократив свое электронное письмо, они будут в десять раз более благодарны вам, чем читать длинное электронное письмо (которое, скорее всего, проигнорируют или отложат на потом!).

Вывод: Если ваше электронное письмо длиннее трех абзацев, рассмотрите возможность звонка. Или, возможно, поговорить лично. Настроить видеозвонок может быть даже проще, особенно если вы являетесь частью виртуальной команды.Что бы вы ни делали, избегайте написания романа в электронной почте!

↑ Содержание ↑

#9: Не злоупотребляйте словом СРОЧНО

Это СРОЧНО, мне нужно вернуть как можно скорее. Это СУПЕР ВАЖНО, потому что я пишу большими буквами.

Когда я вижу «СРОЧНО» в теме письма, мое сердце начинает биться чаще. Я думаю о действительно срочных вещах, таких как кровопролитие, падение с обрыва или выход из строя Youtube — знаете, о действительно серьезных вещах.

Если вы злоупотребляете СРОЧНО и СРОЧНО, вы рискуете, что люди будут относиться к вам менее серьезно, когда это на самом деле срочно.Не будь как мальчик, который плакал волком.

Take-Away: Не используйте как можно скорее, СРОЧНО, ВАЖНО, если только это действительно, действительно СРОЧНО, СРОЧНО или ВАЖНО.

↑ Содержание ↑

#10: Сдержите свои эмоции

Эмоции могут разрушить доверие к вашей электронной почте. И это может пойти одним из двух путей.

Чрезмерно возбужденные электронные письма могут свести людей с ума:

  • Четверные восклицательные знаки (!!!!)
  • 5 смайликов (:D 😀 😀 😀 :D) и
  • 3 сердечка (♥♥♥) позже….

… и ваш адрес электронной почты на нуле. Я люблю волнения, но не слишком увлекайтесь… особенно по поводу смайликов. Вы также хотите избежать эмоциональной электронной почты. Это когда вы сердитесь, расстроены или раздражены и отправляете всем электронное письмо с чем-то неприятным. Я обещаю, что вы пожалеете об этом.

Вывод: Если ваше сердце колотится, пока вы пишете электронное письмо, ОСТАНОВИТЕСЬ. Сделайте перерыв, а затем вернитесь к письму через 24 часа.

Примечание: Что касается смайликов, можно выбросить один или два смайлика для более знакомых друзей и более близких отношений! Я использую их с осторожностью , потому что слишком частое их использование может вызвать у получателя электронной почты плохие воспоминания о старшей школе.=)

↑ Содержание ↑

#11: Конец призыва к действию

Как читатель в конце электронного письма, у вас есть два варианта: ответить или проигнорировать. Как отправитель, вы всегда хотите, чтобы они ответили. Лучший способ увеличить количество откликов — всегда заканчивать письмо призывом к действию. Если вы действительно хотите пофантазировать, вы можете выделить жирным шрифтом … 

Вывод: Что вам нужно от них сделать, ответить или спросить? Закончите на этом, чтобы им было легко ответить.

↑ Содержание ↑

#12: Подписать

Это последняя часть вашего письменного электронного письма, где вы подписываетесь заключительным замечанием. Подписание должно завершать ваше сообщение и по большей части заканчиваться на высокой ноте!

Вот несколько примеров распространенных подписей электронной почты, которые вы можете использовать:

↑ Содержание ↑

#13: Добавьте профессиональную подпись электронной почты

Удивительная подпись — это последний шанс произвести неизгладимое впечатление.Вы можете подписаться, просто набрав свое имя (например, Ванесса Ван Эдвардс), но ему не хватает определенного уникального фактора , который может иметь подпись.

Вы можете сделать все возможное со своей подписью — я видел так много причудливых подписей электронной почты, которые выглядят потрясающе , как эта анимированная подпись Дженнифер Джонс:

Привлекательные фото, гифки и шоколад!? Выглядит потрясающе, но многие почтовые службы могут просто отправить его в виде вложения или полностью заблокировать, так как он занимает много драгоценного пространства электронной почты.

Вместо этого, мой лучший совет для подписи электронной почты: Будьте проще! Без картинок, простой текст, по делу.

Хорошая и простая подпись электронной почты сделает вас запоминающимся и поможет выглядеть профессионально. Это может быть просто ваше полное имя и должность:

.

Или вы можете сами добавить ссылки на маркет и показать, что вы работаете/работаете в солидной компании. Вот тот, который я сейчас использую…

↑ Содержание ↑

#14: Проверьте грамматику

Grammarly рассмотрел 100 профилей LinkedIn носителей английского языка в индустрии потребительских товаров.Результаты?

  • Профессионалы с меньшим количеством грамматических ошибок в профилях LinkedIn были повышены в должности. Те, кто не стал директором, сделали в 2,5 раза больше грамматических ошибок.
  • Чем меньше грамматических ошибок, тем больше продвижение по службе. Профессионалы, получившие от 1 до 4 повышений за свою карьеру, сделали на 45% больше грамматических ошибок по сравнению с теми, кто получил от 6 до 9 повышений.

Но вам, вероятно, не нужно было учиться, чтобы знать, что грамматика важна. Некоторые люди, такие как Кайл Винс, генеральный директор iFixit, даже не будут нанимать людей, которые используют плохую грамматику. Проверьте свою электронную почту на правильность грамматики, используя такие инструменты, как Grammarly — это может означать разницу между приглашением кого-то на обед и поеданием их!

↑ Содержание ↑

#15: Увеличьте задержку отправки, чтобы избежать ужасной доставки

Вы когда-нибудь случайно нажимали кнопку «Отправить» слишком рано, и ваша реакция была примерно такой же, как у Глории из Modern Family:

Если так… вы не одиноки.К счастью, вы можете исправить это, увеличив задержку отправки.

Какова задержка отправки?

Задержка отправки — это таймер обратного отсчета, который запускается сразу после нажатия кнопки отправки. Это отличная функция для обнаружения любых опечаток в последнюю минуту или если вы передумали в последнюю минуту перед отправкой гневного электронного письма своему коллеге.

Вот как: Если вы используете Gmail, как и я, перейдите к настройкам.

Затем на вкладке «Общие» найдите параметр «Отменить отправку».Увеличьте период отмены отправки с 5 секунд по умолчанию до 30 секунд.

Наконец, сохраните изменения, и все готово!

Совет профессионала: Вот большая ошибка новичка. Вы открываете письмо и начинаете сверху. Кому: Тема: Сообщение. Неправильно! Всегда добавляйте адрес последним. Вы никогда не знаете, когда эта надоедливая кнопка отправки заживет своей собственной жизнью.

↑ Содержание ↑

#16: Станьте шпионом по электронной почте

Когда мы отправляем сообщение в Facebook, мы знаем, когда кто-то его читает.Почему не по электронной почте? Отправка небольшого уведомления, если кто-то открыл вашу электронную почту, должна быть функцией по умолчанию, чтобы вы знали, читает ли кто-то вашу электронную почту… или просто игнорирует ее.

Зная, когда кто-то читает вашу электронную почту, вы всегда будете на шаг впереди.

Лучший способ отслеживать, когда ваша электронная почта была прочитана, — использовать HubSpot Sales.

HubSpot Sales — это расширение для Google Chrome, которое позволяет отслеживать открытия и клики по электронной почте (и не только для продаж!).

Лучшая часть? Человек, открывший электронное письмо, не будет знать, что оно отслеживается. Таким образом, вы находитесь под прикрытием, как ниндзя, замаскированный под ночной тьмой, и ваш получатель электронной почты ничего не знает. Вы будете настоящим «почтовым шпионом»!

↑ Содержание ↑

#17: Готовые ответы

Знаете ли вы, что вы можете сохранить все шаблоны электронной почты в этой статье в своей учетной записи электронной почты и использовать их снова и снова в свое удовольствие (надеюсь, не в отставке!)? Вот как это сделать в Gmail:

  1. Убедитесь, что на вкладке «Настройки» —> «Дополнительно» включены шаблоны.
  1. Нажмите кнопку «Создать» в левом верхнем углу, чтобы создать новое электронное письмо.
  1. Скопируйте один из приведенных ниже шаблонов электронной почты и вставьте его в сообщение электронной почты или создайте собственное электронное письмо, которое вы планируете использовать повторно.
  2. Нажмите на 3 точки в правом нижнем углу письма —> Наведите указатель мыши на Шаблоны —> Сохранить черновик как шаблон —> Сохранить как новый шаблон.
  3. Готово! Теперь у вас есть новый шаблон электронной почты, который вы можете использовать позже.

↑ Содержание ↑

Примеры профессиональных электронных писем

Итак, вам нужно отправить важное электронное письмо.Если вы не знаете, как начать профессиональную электронную почту, я вам помогу! Профессиональные форматы электронной почты различаются, поэтому вот список шаблонов электронной почты, которые вы можете использовать в качестве «шпаргалки» в различных ситуациях. Начиная с… 

↑ Содержание ↑

Шаблон письма №1: Предложение о работе

У вас есть предложение о работе или вы хотите его предложить? Здорово! Работа меняет жизнь, поэтому важно отправить профессиональное электронное письмо с вакансиями. Вот как написать электронное письмо о работе, которую вы хотите предложить, принять предложение о работе или отклонить предложение о работе по электронной почте.

Предлагаю работу

В каждом хорошем электронном письме с предложением работы должно быть указано 7 сведений о занятости, в том числе:

  • Подтверждение предложения. Первое, что вы должны сделать, это сообщить потенциальному сотруднику, что у вас есть предложение о работе для него/нее.
  • Название должности/должности. Четко укажите должность, а также любые дополнительные обязанности, о которых он/она может не знать.
  • Краткая информация о льготах и ​​заработной плате. Подчеркните все важные преимущества этой должности.
  • Дата начала. Укажите предполагаемую дату начала и предложите гибкость (если есть).
  • Выражение волнения или благодарности. Четко обозначьте свою благодарность и поблагодарите потенциального работодателя за процесс собеседования.
  • Прилагается трудовой договор/контракт. Приложите подробную форму и при необходимости попросите подпись о принятии.
Пример электронного письма с предложением работы:

Вот электронное письмо с предложением работы, которое Скотт, генеральный директор Science of People, написал одному из наших новых членов команды (конфиденциальная информация удалена):

Принятие шаблона письма с предложением о работе:

Строка темы: Предложение о работе от  [Название компании]

Уважаемый [вставьте имя получателя] ,

Большое спасибо за наш вчерашний звонок! Я очень рад поговорить с вами и услышать о вашем энтузиазме по поводу этой должности.Мы рады предложить вам вакансию [название должности] по телефону [название компании].

Я приложил наш трудовой договор для ознакомления, но вот некоторые подробности:

[краткая информация о льготах, включая заработную плату]

Мы будем рады, если вы начнете на следующей неделе по номеру [дата начала] , если вы свободны в это время.Пожалуйста, дайте мне знать, если другая дата будет работать лучше.

Если у вас есть другие вопросы или проблемы, сообщите нам, и мы будем рады ответить. Мы очень рады приветствовать кого-то с вашей страстью и талантом, чтобы помочь распространить информацию повсюду.

С уважением,

[Ваше имя]

Принятие шаблона сообщения электронной почты с предложением о работе

Есть предложение о работе? Здорово! У вас есть несколько вариантов в зависимости от вашего следующего шага:

  • Принятие предложения. Это может быть так же просто, как выражение благодарности и заполнение любых форм или контрактов (если таковые имеются).
  • Все обдумать. Если вам нужно время, вы можете сообщить своему потенциальному работодателю, что вам потребуется несколько рабочих дней для принятия решения.
  • Переговоры о позиции. Прежде чем вести переговоры, прочтите нашу научно обоснованную статью о том, как вести переговоры!

Принимая предложение о работе, имейте в виду следующее:

  1. Напишите четкую тему письма. Четко укажите, что вы принимаете предложение в строке темы.
  2. Повторите, что вы принимаете вакансию. Еще раз повторите свое согласие в первой строке вместе с названием должности и компанией.
  3. Покажите спасибо. Поблагодарите компанию и/или нанимателя за предоставленную возможность.
  4. Подведите итоги. Еще раз сформулируйте и подтвердите свое согласие с условиями предложения, включая заработную плату, льготы и дату начала.
  5. Предложите свою поддержку. Спросите получателя, нужно ли ему/ей что-то еще от вас.
  6. Конец на высокой ноте!
Шаблон электронного письма с предложением о приеме на работу:

Строка темы: Принятие предложения о работе – [Ваше имя]

Уважаемый [вставьте имя получателя] ,

Я с удовольствием приму предложенную должность по телефону [название компании] на должность [название должности] .Большое спасибо за эту прекрасную возможность стать частью команды.

Я полностью прочитал трудовое соглашение и прикрепил подписанную копию к настоящему письму. Я подтверждаю, что моя начальная зарплата будет [сумма зарплаты] , а моя начальная дата будет [дата].

Если есть что-то еще, что вам нужно от меня до даты начала, пожалуйста, дайте мне знать. Вы можете связаться со мной по телефону [номер телефона] или связаться со мной по электронной почте.Я очень рад работать вместе с вами и остальной частью команды в ближайшее время!

С уважением,

[Ваше имя]

Совет: Хотите произвести неизгладимое впечатление? Попробуйте позвонить своему новому работодателю вместо того, чтобы писать электронное письмо.

Отклонение предложения о работе

Вы когда-нибудь слышали об исследовании отказов, в котором они обнаружили, что разбитое сердце ощущается так же, как сломанная рука? Отказ причиняет боль даже вашему потенциальному работодателю.Вот как (любезно) отклонить ваше предложение о работе за 4 шага:

  1. Сформулируйте предложение. Укажите название компании и предлагаемую должность.
  2. Покажите спасибо. Выразите благодарность за потраченное время и усилия.
  3. Отклонить предложение. Сделайте этот шаг кратким и постарайтесь не вдаваться в подробности.
  4. Закончите на высокой ноте!
Отказ от предложения работы Шаблон электронного письма:

Строка темы: Предложение работы – [Ваше имя]

Уважаемый [вставьте имя получателя] ,

Спасибо, что предложили мне работу по телефону [название компании] на должность [название должности] .Было приятно поговорить с вами, и я ценю, что вы нашли время, чтобы взять у меня интервью.

Это было трудное решение, но я решил отклонить предложение, потому что [Я принял должность в другой компании / Я останусь на своей нынешней должности в своей компании / Я выбрал другое направление карьеры ] .

Еще раз спасибо за ваше время и внимание, и я надеюсь, что наши пути пересекутся в будущем.

С уважением,

[Ваше имя]

↑ Содержание ↑

Шаблон электронного письма №2: Письмо об увольнении

Уволиться с работы никогда не бывает легко, особенно по электронной почте. При уходе в отставку лучше всего сделать это лично и отправить письменное письмо или даже по телефону. Но если вам нужно сделать это по электронной почте (например, если вы работаете на дому), следуйте некоторым рекомендациям:

.
  1. Укажите в теме письма. Вы хотите внести ясность, поэтому добавьте слово «отставка» или «отставка» где-нибудь в строке темы.
  2. Изложите свою позицию. Независимо от того, насколько мала компания, важно указать свою должность и/или название компании — в конце концов, это официальное письмо об увольнении, и следить за ним — хорошая идея.
  3. Уведомление за 2 недели. Это норма для всех рабочих мест в Америке, и она помогает установить хорошие отношения с вами и вашим работодателем. Если вы не можете уведомить об этом за две недели, дайте столько времени, сколько сможете.Сообщите своему работодателю о том, что вы увольняетесь.
  4. Выразите благодарность. Поблагодарите за предоставленную вам возможность работать с вашим работодателем. НЕ отзывайтесь негативно о своем работодателе — в конце концов, это электронная почта, и все записи никогда не стираются.
  5. Назовите причину. Говорите кратко и не вдавайтесь в подробности, если только вы не очень близки со своим работодателем.
  6. Предложите свою поддержку. Убедитесь, что ваша компания знает, что вы готовы помочь им во время вашего перехода.
  7. Оставьте свои контактные данные. Если вашей компании по какой-либо причине потребуется связаться с вами в будущем, оставьте для них свою контактную информацию.

Совет: Не обсуждайте свое увольнение с коллегами до того, как оно станет официальным. Это позволит избежать ненужной драмы и утечки потенциальных «секретов» вашему боссу.

Пример письма об увольнении:
Увольнение с работы Шаблон электронной почты:

Строка темы: Увольнение – [Ваше имя]

Уважаемый [вставьте имя получателя] ,

Я отправляю это электронное письмо, чтобы сообщить вам о моей отставке [должность] по телефону [название компании] , дата вступления в силу

5 [дата 90]. Я хотел, чтобы вы знали, что это был удивительный опыт работы здесь, и я хотел бы поблагодарить вас и команду за поддержку и прекрасное время, которое мы провели вместе.

Я знаю, что это довольно неожиданно, но я решил уйти в отставку, потому что [причина]. Если я могу быть чем-то полезен во время этого перехода или если вам что-то понадобится от меня до даты моего увольнения, пожалуйста, дайте мне знать.

Вы также можете связаться со мной по телефону [номер телефона] или [электронная почта].

Еще раз большое спасибо за возможность работать по телефону [название компании] . Я искренне благодарен за то, что работал здесь, и я надеюсь, что мы будем поддерживать связь в будущем.

С уважением,

[Ваше имя]

↑ Содержание ↑

Шаблон письма №3: ​​Извинения

Ой, ты облажался? Ничего страшного, все мы ошибаемся! Проблема в том, как мы признаем свои ошибки?

Во-первых, вот что НЕ нужно говорить, любезно предоставленный твитом от United Airlines:

Фраза «Я извиняюсь за то, что вынуждена повторно разместить этих клиентов» не кажется такой уж искренней, не так ли? Вот почему это «извинение» вызвало бурную общественную реакцию.

К счастью, есть несколько советов, как составить отличное профессиональное электронное письмо с извинениями, не выглядя при этом неискренним:

  1. Строка темы. Скажите «Извините» или «Прошу прощения». Убедитесь, что вы имеете в виду это!
  2. Обратитесь к своим ценностям. Расскажите о своих убеждениях и ценностях, а также о том, почему вы являетесь человеком с хорошими моральными качествами и доверием.
  3. Устраните проблему. Объясните ошибку, которую вы совершили, и почему эта ошибка противоречит вашим ценностям.
  4. Извинитесь. Это должно быть подлинным и, по возможности, вашими словами. Не указывайте пальцем и признайте свою ошибку.
  5. Объясните свой план игры. Это самая важная часть. Расскажите получателю, как вы изменитесь или какие действия вы предпримете, чтобы улучшить ситуацию.
  6. Просить прощения. Не бойтесь проявить немного эмоций, чтобы показать, как вам на самом деле жаль.
Пример письма с извинениями:

К счастью, приняв во внимание приведенные выше советы, United Airlines намного лучше справилась с официальным электронным письмом с извинениями:

. Вы можете увидеть полный адрес электронной почты United Airlines здесь.

«Мы никогда не сможем сказать, что достаточно сожалеем о том, что произошло» звучит намного лучше! Кроме того, в полном электронном письме объясняются все изменения, которые United Airlines внесет, чтобы предотвратить повторение этой проблемы.

Шаблон электронного письма с извинениями:

Строка темы: Мне очень жаль – [Ваше имя]

Привет [вставьте имя получателя] ,

Я знаю, что это важно [указать значение / убеждение]. Вот почему мне плохо, когда я [здесь ошибка].

Прошу прощения за это. У меня нет оправдания этой ошибке, и я действительно хочу показать вам, как я могу добиться большего успеха в следующий раз. Чтобы загладить свою вину, я наберу [сделай x,y,z].

Пожалуйста, простите меня за мою ошибку. Я действительно надеюсь, что вы примете мои глубочайшие извинения.

С уважением,

[Ваше имя]

↑ Содержание ↑

Шаблон электронного письма №4: Электронное письмо о больничном

Мы все были там: однажды вы просыпаетесь с першением в горле и головокружением, жаром в голове.Вы больны, и у вас есть еще большая проблема — вам нужно сообщить об этом своему боссу.

Вот как составить идеальное электронное письмо на день болезни за 6 шагов:

  1. Очистить тему. Как и в любом другом профессиональном электронном письме, четко указывайте тему, например, «День болезни — [Ваше имя]».
  2. Укажите причину. Сообщите своему работодателю, что вы плохо себя чувствуете и что мешает вам прийти в офис. Это может быть что угодно, от «лихорадки» до «кашля» до просто «плохого самочувствия».”
  3. Ожидаемое время прибытия. Сообщите своему работодателю, когда вы собираетесь вернуться. Если вы не знаете, когда, сообщите им, что вы вернетесь в определенный день, если вам станет лучше.
  4. Сообщите им о своей доступности. В зависимости от того, насколько вы больны, вы можете сообщить своему работодателю, что с вами можно будет связаться по электронной почте или по телефону. Если вы слишком больны, чтобы сделать это, сообщите им, что вы не будете проверять свою электронную почту.
  5. Перепланировать. У вас важная встреча? Срок реализации проекта? Укажите в своем электронном письме, что вы перенесете их на более позднюю дату.Вы даже можете попросить коллегу помочь, если это возможно.
  6. Дайте кредит. Убедитесь, что вы записываете все медицинские справки или больничные бланки, которые вы можете отправить своему работодателю, чтобы они знали, чем вы занимаетесь во время больничного.

Профессиональный совет: Не ждите. Чем раньше, тем лучше… особенно если вы не знаете, собираетесь ли вы провести день дома или в кабинете врача. А если уже опоздали? Отправьте это письмо как можно скорее!

Шаблон электронного письма на день болезни:

Строка темы: Больничный – [Ваше имя]

Привет [вставьте имя получателя] ,

Я хотел сообщить вам как можно скорее, что я не выйду сегодня на работу, потому что [со вчерашнего вечера у меня поднялась температура / у меня болит живот / я подхватил грипп]. Я пошел к врачу, и мне сказали, что я могу вернуться с завтрашнего дня, если мои симптомы исчезнут. Я могу предоставить вам справку от врача, когда вернусь в офис.

Я также буду доступен по номеру [проверить электронную почту / работать удаленно] , пока я лечусь дома. Что касается встречи, запланированной на сегодня, будет лучше, если мы сможем перенести ее на завтра.

Спасибо за понимание,

[Ваше имя]

↑ Содержание ↑

Шаблон электронного письма №5: Встреча

За всю свою карьеру я запланировал сотни, если не тысяч встреч — как лично, так и посредством видеозвонков.И что я могу вам сказать, так это:

Организация собрания так же важна, как и само собрание.

Назначаете ли вы встречу с кем-то знакомым или с людьми, которых вы не знаете, нехватка времени или неясная повестка дня могут резко снизить ваши шансы на встречу в дыре. Вот несколько советов экспертов и очень простой шаблон электронного письма, которому вы можете следовать, чтобы каждый раз создавать идеальное электронное письмо для встречи.

  1. Строка темы. Укажите конкретную строку темы, например «Новое собрание в эту пятницу» или «Планирование собрания».
  2. Укажите причину. В чем причина встречи? Будьте конкретны в проблемах или обновлениях, которые вы хотели бы решить. Это будет повестка дня вашей встречи.
  3. Укажите время и дату. Установите удобное для всех время. Если вы не уверены, вы также можете предложить другое время для встречи.
Настройка шаблона собрания:

Строка темы: Новая встреча в эту пятницу

Привет [вставьте имя получателя / всех] ,

Я хотел связаться и договориться о встрече по номеру [решить проблемы/предоставить обновления]. Можем ли мы встретиться по телефону [время и дата] ?

Пожалуйста, подтвердите, если это работает для вас, или если вместо этого работает другое время или место. Я с нетерпением жду нашей встречи!

Лучший,

[Ваше имя]

Последующее электронное письмо после шаблона собрания:

Вы назначили встречу, но не получили ответа? Исследования показывают, что если прошло более 2 дней, вы с вероятностью 90% не получите ответа.Возможно, ваша электронная почта была похоронена под грудой других электронных писем. Вот быстрое последующее электронное письмо:

Тема сообщения: Вы идете?

Привет [вставьте имя получателя] ,

Давно ничего не было. Я просто проверял, придешь ли ты на запланированную встречу!

Спасибо,

[Ваше имя]

Благодарственное письмо после встречи шаблон:

У вас была УДИВИТЕЛЬНАЯ встреча? Узнали ли вы что-то новое от других участников? Попробуйте выразить благодарность этим замечательным людям! Это также отличная возможность принести пользу (познакомить людей друг с другом)!

Строка темы: Серьезно, отличная встреча!

Эй, [вставьте имя получателя] !

Большое спасибо за нашу сегодняшнюю встречу.Было здорово узнать ваши мысли по телефону [тема повестки дня]. Вы действительно хорошо разбираетесь в [объяснять / проводить презентации / и т. д.]. Кроме того, мне очень понравился наш разговор о [кое-что интересное].

Я встретил человека, который действительно хорош в [соответствующая тема] . Это лицо [Его / Ее имя] , которое работает по телефону [Название компании] .Я думаю, что они действительно могут дать некоторое представление о том, о чем мы говорили ранее. Могу я представить вас двоих?

Еще раз спасибо за прекрасную встречу ранее. Я уверен, что ваша рекомендация будет отличной! Я надеюсь, что мы сможем поддерживать связь и поговорить снова в ближайшее время.

С уважением,

[Ваше имя]

↑ Содержание ↑

Контрольный список профессиональной электронной почты

Вот последний контрольный список перед отправкой профессионального электронного письма.Убедитесь, что ваша электронная почта охватывает все, прежде чем нажать кнопку «Отправить»!

  • Содержит ли моя электронная почта строку темы электронной почты с хотя бы одним из 4 U?
  • Правильно ли я приветствую получателя электронной почты непринужденным или формальным тоном?
  • Должен ли я уточнять свои намерения писать в первом абзаце?
  • Вычитал ли я свою электронную почту на наличие грамматических или орфографических ошибок?
  • Заметил ли я какие-либо вложения, вставленные в электронное письмо?
  • Содержит ли концовка призыв к действию?
  • Закрыта ли я надлежащим образом?

↑ Содержание ↑

Электронная почта как босс

Вот вам последний небольшой бонус.Ознакомьтесь с этим удобным руководством по электронной почте, которое я люблю от @danidonovanl:

.

10 лучших стратегий написания эффективной электронной почты — блог Jerz’s Literacy (основан в 1999 г.)

Импровизированный шаблон обмена сообщениями в социальных сетях, который нам удобен, сильно отличается от заранее спланированных, более автономных сообщений, которые большинство профессионалов ожидают на рабочем месте.

Если вы планируете прогулку с друзьями, вы ожидаете многократных быстрых обменов просьбами о разъяснениях и внесением исправлений на лету. Поскольку вы обычно пишете сообщения кому-то, кого вы уже хорошо знаете, об общих интересах, вам не нужно предоставлять много контекста.

Но большинство профессионалов не хотят заниматься неторопливой туда-сюда, чтобы выполнить свою работу. Они хотят удалить этот элемент из своего почтового ящика, возможно, передав его помощнику или отправив его вверх по течению, не спрашивая отправителя: «Я не знаю, что вы думаете?» или «Что вы имели в виду под этим смайликом?»

Первоначально написано Джессикой Бауэр в 2000 году; расширен и поддерживается Деннисом Г.Jerz

  1. Напишите осмысленную тему письма.
  2. Держите сообщение в фокусе.
  3. Избегайте вложений.
  4. Четко назовите себя.
  5. Будьте добры. Не пламя.
  6. Корректура.
  7. Не претендуйте на конфиденциальность.
  8. Различайте формальные и неформальные ситуации.
  9. Ответить быстро.
  10. Проявите уважение и сдержанность .

1. Напишите осмысленную тему письма.

Прежде чем нажать «Отправить», найдите время, чтобы написать строку темы, которая точно описывает содержание, давая читателю конкретную причину открыть ваше сообщение. Неопределенная или пустая строка темы — это упущенная возможность проинформировать или убедить читателя.

Помните — ваше сообщение не единственное в почтовом ящике получателя. Четкая тема поможет занятому специалисту решить, что ваше электронное письмо стоит того.

2.Держите сообщение сфокусированным.

Зачем ты пишешь? Вы отвечаете на запрос? Извиняться за ошибку с вашей стороны? Просите получателя предпринять какие-то действия для вас?

  • Цель:  Любой учебник по деловому и профессиональному письму будет включать примеры писем с жалобами и исправлениями, писем с предложениями, отчетов о ходе работы, писем-заявок и т. д.
  • Прямота : Возможно, вам не нужно начинать со слов «Уважаемая мисс Джонс», вступать в личную болтовню и заканчивать словами «Искренне ваш».(Если вы действительно хотите быть таким формальным, вместо этого отправьте письмо на бумаге.)
  • Организация : Читатели часто просматривают сложное сообщение наполовину, нажимают «ответить», как только им есть что добавить, и забывают прочесть остальное. Это человеческая природа.
    • Пронумеруйте свои баллы в более сложном сообщении. (Начните с четкого определения того, из скольких частей состоит ваше сообщение.)
    • Разделите несвязанные пункты на отдельных адресных писем.
      • Если вы отправите всем своим сотрудникам сообщение, которое относится только к некоторым из них, многие люди потратят время на чтение всего сообщения, чтобы определить, применима ли к ним какая-либо его часть.
      • Другие люди сдаются, как только находят какую-либо деталь, которая к ним не относится. (Опять же, такова человеческая природа.)
  • Вежливость : Пожалуйста и спасибо по-прежнему важны, но многословие тратит время вашего читателя (что грубо).

Чтобы помочь читателю сосредоточиться на сообщении: сохраняйте читабельность текста .

  • Корректура,  особенно  , когда ваше сообщение просит получателя сделать работу за вас. Заглавные буквы звучат как крик, а без заглавных букв вы выглядите ленивым подростком. Независимо от вашего намерения, люди будут реагировать соответствующим образом.
    • Если вы учитесь в средней школе, громкое заявление «спасибо, 4, помогите, 2day ur gr8!» может вызвать у занятого профессионала улыбку или дрожь.
    • Часто сладости жеста бывает недостаточно. ты хочешь, чтобы твой проф, твой босс 2, думаю, ты не можешь spl? LOL 😉
  • Напишите коротких абзацев , разделенных пустыми строками. Большинство людей находят неразрывные блоки текста скучными или даже пугающими. Потратьте время, чтобы отформатировать ваше сообщение для удобства вашего читателя.
  • Избегайте причудливых шрифтов. Не полагайтесь на полужирный шрифт или большой размер для добавления нюансов. Программа для чтения электронной почты вашего получателя может не иметь всех функций, которые есть у вас.В крайнем случае, используйте звездочки, чтобы показать *выделение*.

3. Избегайте вложений.

Вместо того, чтобы заставлять читателя загружать вложение и открывать его в отдельной программе, вы, вероятно, получите более быстрые результаты, если просто скопируете и вставите наиболее важную часть документа в тело сообщения.

3 3 3 3 3 3 3 , поднимите руки… сколько из нас сразу же удалило бы вышеприведенное сообщение, не просматривая *любое* из этих вложений?
Кому: Все 1000 сотрудников
От кого: Эгер Эдгар
Тема: Полезная книга, которую должен прочитать каждый
———
Всем привет.Я приложил PDF-файл, который, я думаю, будет вам всем очень полезен. Это уже третий раз, когда я отправил ему файл — в версии, которую я отправил вчера, была опечатка на странице 207, поэтому я отправил все это снова. Поскольку некоторые из вас заметили, что большой размер файла делает его немного неудобным, я также приложил каждую главу в виде отдельного документа. Дайте мне знать, что вы думаете!Вложения:
  • Big Honking File.pdf (356MB)
  • BHF Cover.pdf (25MB)
  • BHF Chapter 1.pdf (35MB)
  • [… ]
Кому: Бесси Профессионал
От: Моррис Понсибил
Тема: Советы по электронной почте — тема для семинара в офисе?
—-
Бесси, я наткнулся на несколько советов по оптимизации профессионального общения.Кто-нибудь вызвался выступить на офисном семинаре в следующем месяце? Дайте мне знать, если вы хотите, чтобы я провел небольшой семинар (20 минут?) по эффективному использованию электронной почты. Ниже я вставлю оглавление. Я пришлю вам все это в формате PDF, если хотите. Оглавление
  1. Напишите осмысленную тему письма.
  2. Держите сообщение сфокусированным и читабельным.
  3. Избегайте вложений.
  4. […]

Распознать, что вложения

  • потребляют трафик (вы хотите, чтобы получатель проигнорировал ваш запрос, чтобы не платить за мобильную загрузку?) t всегда правильно переводят для людей, которые читают свою электронную почту на портативных устройствах.
  • может потребоваться, чтобы у получателя было установлено определенное программное обеспечение (например, Microsoft Publisher или Apple’s Pages)

4. Четко назовите себя.

Если бы вы позвонили кому-то за пределами вашего ближайшего окружения, кому-то, кто, вероятно, не узнал бы ваш голос, вы, вероятно, сказали бы что-то вроде: «Здравствуйте, мисс Вордсворт, это Салли Гриффин». Официальное приветствие «Уважаемая мисс Вордсворт» не обязательно для обычного общения на рабочем месте.

Когда мы отправляем текстовые сообщения нашим друзьям, мы ожидаем, что они будут взад и вперед.Но профессионалам, использующим электронную почту, не нравится получать загадочное сообщение с адреса электронной почты, который они не узнают.

Хотя обычное электронное письмо не требует формального приветствия, такого как «Уважаемая мисс Вордсворт», спросите себя, знает ли человек, которому вы пишете, достаточно хорошо, чтобы узнать ваш адрес электронной почты.

Кому: Профессор Блиндерсон
От: [email protected]
Тема: [Пусто]Йоу, 2 пропустить урок, что за домашнее задание


имя и в каком классе ты учишься, чтобы я мог осмысленно ответить.Я не узнаю адрес [email protected]».

Кому: профессору Блиндерсону
От кого: [email protected]
Тема: EL227 Отсутствие, 10 октября Здравствуйте, профессор Блиндерсон. Это Моррис Понсибил из секции 2 EL227. Сегодня утром я узнал, что команда по керлингу вышла в плей-офф, так что 10-го числа меня не будет в городе. пропустит бумажный семинар и обсуждение главы 10.Могу ли я отправить вам по электронной почте свои вопросы для обсуждения главы 10, прежде чем я уеду из города? И можно ли прийти к вам в офис в 14:00 12 числа, чтобы обсудить статью? Я попросил Шерил Джонс сделать для меня заметки. Большое спасибо. Увидимся завтра в классе.
Если вы просите другого человека сделать вам одолжение, предоставление правильной информации даст ему или ей вескую причину принять решение в вашу пользу. В этом случае Моррис Понсибил показывает своему профессору, что он достаточно заботится о классе, чтобы предложить решение проблемы, которую вызовет его отсутствие.

При контакте с холодным человеком будьте вежливы и кратки. Если вы просите незнакомца сделать что-то для вас бесплатно, будьте готовы ничего не услышать в ответ.

Даже если у вас уже есть связь с человеком, с которым вы связываетесь, небольшой контекст будет полезен. Каждую осень я получаю электронные письма от «[email protected]» или «[email protected]», которые задают вопрос о «классе» и не подписывают свои настоящие имена.

Если вы следите за личным контактом, вы можете показаться слишком робким, если полагаете, что получатель не помнит вас; но вы можете небрежно намекнуть, чтобы подбодрить их память: «На днях мне понравилось говорить с вами о юзабилити-тестировании в лифте.

Хотя формальные фразы, такие как «Уважаемый профессор Снидлвуд» и «Искренне Ваш», в электронной почте не нужны, при обращении к кому-либо за пределами вашей организации вы должны написать строку подписи, в которой должно быть ваше полное имя и по крайней мере ссылка на блог или страница онлайн-профиля (что-то, что не требует, чтобы ваш получатель сначала вошел в систему).

5. Будьте добры. Не пламя.

Подумайте, прежде чем нажимать «Отправить».

Если вы обнаружите, что пишете в гневе, сохраните черновик, сходите за чашечкой кофе и представьте, что завтра утром кто-то записал ваше письмо на пленку у вашей двери.Будут ли ваши коллеги и друзья шокированы вашим языком или отношением?

Или они были бы впечатлены тем, как вы сохраняли хладнокровие, как вы игнорировали приманку, когда ваш корреспондент опускался до личных выпадов, и как вы тщательно объясняли свою позицию (или признавали свою ошибку, или просили пересмотреть свое мнение и т. д.)>

Вам придется работать с этим человеком несколько месяцев? Вы хотите, чтобы копия вашей горькой стяжки всплыла на поверхность через годы, когда вам нужно рекомендательное письмо?

@!$% &*@!! &(*!
Давай… напиши это, отредактируй, оживи традиционными ливанскими ругательствами, распечатай, бросай дротики и рисуй цветным карандашом.Делайте все, что вам нужно для того, чтобы получить его из вашей системы. Просто не нажимайте «Отправить», пока вы все еще злитесь .
 От: Клэр Хаддад
Кому: Энн О. Ин
Тема: Re: Текущие проблемы с ProjectЯ не знаю, что ответить, поскольку на прошлой неделе вы сказали Сью, что вам не нужно дополнительное обучение, поэтому я отменил семинар в среду. Если хотите, я могу направить Сью в эту ветку, поскольку именно ей придется утвердить бюджет, если мы его перенесем.Тем временем я могу одолжить вам мои экземпляры руководства, или мы можем рассмотреть возможность передачи работы кому-то другому. Дайте мне знать, что вы хотите, чтобы я сделал дальше. — Исходное сообщение —
От: Энн О. Ин
Я все утро пытался связаться с вами. Не могли бы вы найти несколько минут между встречами, чтобы проверить свои сообщения? У меня тяжелые времена с этим проектом, и мне жаль, если это в последнюю минуту, но я никогда не делал этого раньше, и я думаю, что самое меньшее, что вы могли бы сделать, это потратить некоторое время, чтобы объяснить это снова.
Если ваш получатель только что раскритиковал вас гневным сообщением, а не ответил по пунктам опровержением, вы всегда можете ответить краткой заметкой, подобной этой, в которой
  1. небрежно упоминается имя кого-то разгневанного корреспондент, вероятно, будет уважать (чтобы рассеять любой личный антагонизм, который мог бы развиться в противном случае), а
  2. переориентирует разговор на решения (в этом разговоре Энн уже зарылась в яму, и Клэр ничего не выиграет, присоединившись к ее там)

6.Корректура.

Если вы просите кого-то другого сделать работу за вас, найдите время, чтобы сделать ваше сообщение профессиональным .

Хотя программа проверки орфографии не обнаружит каждую ошибку, по крайней мере, она обнаружит несколько опечаток. Если вы отправляете сообщение, которое будет прочитано кем-то вышестоящим в иерархии (например, начальником или профессором), или если вы собираетесь отправить сообщение десяткам или тысячам людей, потратьте лишнюю минуту или два, прежде чем вы нажмете «отправить». Покажите черновик близкому сотруднику, чтобы убедиться, что он действительно имеет смысл.

7. Не претендуйте на конфиденциальность.

Хороший девиз:  хвалите публично и критикуйте наедине . Не отправляйте по электронной почте ничего, что вы не хотели бы публиковать — с прикрепленным вашим именем — в комнате отдыха.

Электронная почта не защищена . Точно так же, как случайные прохожие могут проникнуть в физический почтовый ящик и перехватить конверты, любопытный хакер, злонамеренный преступник и ваш ИТ-отдел, вероятно, могут прочитать все сообщения электронной почты в вашем рабочем аккаунте.

Если вы преуменьшаете правду в электронном письме (преуменьшаете проблему, упускаете важную деталь и т.), вы создаете письменный отчет, который ваш получатель может (и будет) использовать, чтобы определить,

  • вы не информированы об истине
  • вы проинформированы, но намеренно искажаете правду
  • ваши запутанные и противоречивые письма означают, что вы не является надежным источником для установления истины

8. Различайте формальные и неформальные ситуации.

Когда вы пишете другу или близкому коллеге, можно использовать «смайлики» :-), аббревиатуры (IIRC для «если я правильно помню», LOL для «громкий смех» и т. д.), а также нестандартная пунктуация и орфография (например, в чатах и ​​чатах).

Эти языковые ярлыки обычно являются признаками дружеской близости, например, когда вы делитесь холодной пиццей с другом семьи. Если бы вы попытались разделить ту же самую холодную пиццу с первым свиданием или высокопоставленным гостем, у вас сложилось бы впечатление, что вас не особо волнует встреча. Точно так же не используйте неформальный язык, когда ваш читатель ожидает более формального подхода.

Всегда знай ситуацию и пиши соответственно.

9. Оперативно отвечайте.

Если вы хотите выглядеть профессионально и вежливо, сделайте себя доступным для своих онлайн-корреспондентов. Даже если вы ответите: «Извините, я слишком занят, чтобы помочь вам сейчас», — по крайней мере, ваш корреспондент не будет ждать вашего ответа напрасно.

10. Проявляйте уважение и сдержанность

Многие брани начинаются теми, кто нажимает «ответить всем» вместо «ответить».

Хотя большинство людей знают, что электронная почта не является конфиденциальной, хорошим тоном будет спросить отправителя, прежде чем пересылать личное сообщение.Если кто-то отправляет вам запрос по электронной почте, вполне приемлемо переслать запрос человеку, который может помочь, но пересылать сообщение, чтобы высмеять отправителя, — это непристойно.

Используйте скрытую копию вместо копии при отправке конфиденциальной информации большим группам. (Например, профессор отправляет массовое сообщение студентам, которым грозит неуспех, или работодатель сообщает неудачливым кандидатам, что вакансия больше не открыта.) Имена всех в списке CC выходят вместе с сообщением, но имена людей из списка BCC («слепая копия») скрыты.Поместите свое имя в поле «Кому», если вашему почтовому редактору не нравится пустое место.

Будьте терпимы к этикетным ошибкам других людей. Если вы считаете, что вас оскорбили, вернитесь к отправителю и добавьте нейтральный комментарий, например: «Я не знаю, как это интерпретировать… не могли бы вы уточнить?»

Иногда электронная почта работает слишком быстро!

Коллега однажды обратилась ко мне за помощью, а затем почти сразу же прислала ответ, что решила проблему самостоятельно.

Но прежде чем прочитать ее второе сообщение, я подробно ответил на первое. Как только я узнал, что в ответе нет необходимости, я забеспокоился, что мой ответ покажется напыщенным, поэтому быстро извинился:

«Надо было уделить больше внимания моему письму».

Я хотел сказать: «[Мне] следовало более внимательно просмотреть мой [список входящих] электронных писем [прежде чем ответить]», но по краткому ответу моей коллеги я понял, что она интерпретировала его так, будто я критиковал ее .

Если бы я не ответил так быстро на первое сообщение, я бы сэкономил время, потраченное на написание длинного ответа на устаревший вопрос. Если бы я не ответил так быстро на второе сообщение, я, возможно, не оттолкнул бы человека, которому так стремился помочь. –DGJ


Ссылки и дополнительная литература

  • Олсоп, Стюарт. «Мои правила вежливого цифрового общения». Фортуна . 142.2 (10 июля 2000 г.): стр. 76. Интернет. Академическая поисковая элита.9 октября 2000 г.
  • Кронин, Дженнифер. «Сетевой этикет, шметикет». Деловые записи Де-Мойна 16.24 (12 июня 2000 г.): стр. 11. Онлайн. МастерФАЙЛ Премьер. 9 октября 2000 г.
  • «Этикет электронной почты». Я буду следить за услугами. 1997. . 9 октября 2000 г.
  • Nucifora, Alf. «Соблюдайте этикет при обмене сообщениями по электронной почте». Memphis Business Journal 21.51 (14 апреля 2000 г.): стр. 23. Онлайн. МастерФАЙЛ Премьер. 9 октября 2000 г.
  • Тортон, Сэм. «Правила и положения: этикет электронной почты». 29 апреля 1998 г. . 9 октября
    2000.

См. также

Групповые проекты выживания в колледже: полезные советы.
Что вы можете сделать, чтобы повысить свои шансы на успешный групповой проект?


12 декабря 2000 г. — впервые представлено Bauer
23 января 2001 г. — отправлено Jerz
16 февраля 2001 г. — обновлено Jerz
25 октября 2001 г. — незначительные обновления от Jerz
16 апреля 2003 г. — дальнейшие обновления и изменения от Jerz 38 90 2004 г. — усилены рекомендации по вложениям
28 августа 2004 г. — убрано несколько незначительных избыточностей
19 мая 2008 г. — обновлены пункты 1–3
20 мая 2008 г. — обновлены пункты 2–4
23 июня 2008 г. — исправлены опечатки, обнаруженные Бобом Фоллином
04 марта 2010 г. – добавлены рекомендации для пользователей мобильной электронной почты
08 марта 2011 г. – изменения форматирования
20 декабря 2011 г. – изменено слово «e-mail» на «email» во всем 
03 мая 2012 – очень незначительные изменения
22 мая 2013 г. – обновлена ​​информация о вложениях; небольшие изменения в макете и формулировках
02 июня 2015 г. — обновлены пункты 2 и 3; мелкие доработки по всему
18.06.2017 — небольшие доработки; добавлены ссылки на эмодзи; удалена датированная ссылка на «КПК»
18 декабря 2019 г. — удалена датированная ссылка на «миллениалов», большинство из которых, вероятно, уже усвоили эти уроки

25 правил и советов по этикету электронной почты, которые должен знать каждый профессионал

По мере использования электронной до 28% времени среднего профессионала, люди часто пренебрегают этикетом электронной почты во имя производительности.Тем не менее, есть набор правил и советов, которым нужно следовать в деловых письмах независимо от того, насколько вы заняты. На самом деле, надлежащий этикет электронной почты не только позволит вам поддерживать профессионализм, но также может сделать ваше общение более эффективным и помочь бизнесу избежать дорогостоящих ошибок.

К тому времени, когда вы прочитаете этот пост в блоге, вы будете знать все, что вам нужно знать об этикете электронной почты, чтобы передать свои знания своим коллегам.

Что такое электронный этикет?

Этикет электронной почты означает принципы, которыми мы руководствуемся при отправке и получении электронных писем.Этот кодекс поведения включает рекомендации относительно надлежащего языка, орфографии, грамматики и манер. Правильный этикет зависит от того, кому вы отправляете электронное письмо. На рабочем месте всегда безопаснее ошибаться в формальной части этих условностей.

Почему важен этикет электронной почты?

Соблюдение этикета общения по электронной почте поможет вам проявить профессионализм, укрепить отношения на рабочем месте и хорошо представлять своего работодателя. Это также повысит эффективность коммуникаций и предотвратит возникновение проблем у вас и вашего бизнеса.Знакомство с профессиональным этикетом электронной почты поможет вам уважительно общаться с другими и добиться успеха в карьере.

1. Напишите четкую тему письма

Поскольку многие из нас постоянно погружены в свои почтовые ящики, строка темы может оказать существенное влияние на то, будет ли открыто ваше письмо или нет.

Чтобы придерживаться этикета электронной почты, стремитесь к четкой и короткой строке темы, описывающей суть вашего письма в паре слов или кратком предложении.Используйте идентификаторы, такие как «предложение» и «заявка», которые сразу сообщают получателю, чего ожидать от вашего электронного письма. Темы, которые содержат полезное, с большей вероятностью будут прочитаны, поэтому придерживайтесь практичности.

Что бы вы ни делали, никогда не отправляйте электронное письмо без строки темы. Это явное нарушение надлежащего этикета электронной почты. Наличие надписи «Без темы» почти гарантирует, что получатель отправит ваше сообщение прямо в корзину, так как оно покажется подозрительным.

2. Начните с профессионального приветствия

Лучший способ поприветствовать человека в электронном письме всегда зависит от ваших отношений с ним и темы.Подходящий способ начать электронное письмо профессионально варьируется от формального до неформального, но вы никогда не должны встречаться с неформальным.

Некоторые из наиболее распространенных приветствий включают:

  • Уважаемая госпожа/госпожа/мистер. <Фамилия>,
  • Здравствуйте, <Имя>,
  • Привет, <Имя>,

Список неформальных приветствий, которые считаются нарушением этикета электронной почты, варьируется от «Хейя» и «Йо» до простого имени получателя — и поверьте нам, вы не хотите сделать эту ошибку этикета электронной почты.

3. Не забудьте представиться

Вы никогда не должны предполагать, что получатель знает, кто вы. Особенно, если вы связываетесь с кем-то, кого вы не знаете в первый раз, это является частью этикета электронной почты, чтобы начать тело вашего письма с краткого введения – короткая строка или две, содержащие соответствующую информацию. Если вы знаете получателя, но не совсем уверены, знакомо ли ему ваше имя, найдите способ упомянуть, когда вы в последний раз разговаривали, или напомните ему, откуда вы знаете друг друга.

4. Будьте краткими 

Поскольку средний офисный работник получает более 100 электронных писем в день, ни у кого нет времени читать длинные сообщения.

Худшее, что вы можете сделать, это заставить получателя просмотреть все письмо, чтобы узнать, о чем ваше сообщение. Вместо этого вы должны заранее указать цель своего электронного письма, указав ее в самом начале. Докладывайте свою мысль быстро, не будьте многословны и используйте короткие предложения, которые хорошо читаются. В идеале ваше электронное письмо имеет только одну цель, но если вам нужно охватить разные темы, подумайте о том, чтобы сжать их до пунктов.

Когда вы решите, что закончили, найдите время, чтобы отредактировать свое сообщение, чтобы убедиться, что оно понятно, и удалить все ненужные слова. Если вы все еще думаете, что это слишком долго, подумайте, есть ли лучший канал, чем электронная почта, для обсуждения темы.

5. Воздержитесь от юмора

Без правильного тона и выражения, сопровождающих их, даже самые веселые изюминки могут оказаться за много миль от своей цели.

Вот почему юмор часто теряется при переводе в электронном письме. Сарказм особенно опасен в письменной форме, так как читатель может буквально истолковать ваши слова, имея в виду противоположное тому, что вы только что сказали.Если вы не очень близки с получателем, вам следует избегать шуток в профессиональном электронном письме.

Дело даже не в риске быть неправильно понятым – то, что вы находите забавным, не обязательно смешно получателю.

6. Правильно структурируйте электронное письмо

Профессиональное электронное письмо должно включать строку темы, приветствие, текст, подпись и подпись. Уход от этой структуры может рассматриваться как нарушение этикета электронной почты. Вы всегда должны разделять эти части с помощью разрывов абзацев, чтобы ваше сообщение было легко усваиваемым.

Стремитесь доставить свое сообщение так, чтобы тело электронной почты не превышало трех абзацев. Поскольку люди склонны «сканировать» электронные письма в поисках чего-то интересного, а не читать их слово за словом, начинайте каждый абзац с выделения самого важного. Не забудьте также оставить пустую строку между абзацами, чтобы улучшить читабельность.

Если вы чувствуете риск информационной перегрузки, рассмотрите возможность использования маркеров или нумерованных списков, чтобы сделать текст более структурированным, разбивайте многословные разделы.Если вы используете жирный шрифт, чтобы выделить самое важное, никогда не используйте его более чем для одного слова или фразы в одном письме.

7. Использование регистра предложений

Использование регистра предложений означает заглавную букву первого слова в предложении и всех имен собственных.

Привет Пит,

Было здорово поговорить с вами. Я с нетерпением жду возможности узнать больше о тарифных планах Corpod в ближайшее время.

Традиционное использование заглавных букв является частью делового этикета электронной почты, поэтому вам не следует от него отказываться.Помните, что писать заглавными буквами на работе также считается оплошностью.

8. Следите за своим тоном

Важно не только то, что вы говорите, но и то, как вы это говорите.

Тщательно подбирайте слова и всегда учитывайте, как их может интерпретировать получатель. Поскольку вы не можете полагаться на выражение лица и интонацию, чтобы передать сообщение, приложите дополнительные усилия, чтобы произвести положительное впечатление.

Помимо воздержания от юмора, не используйте негативные слова и прилагательные, которые могут сделать вас более эмоциональным, чем вы есть на самом деле.

💡

Flowrite может помочь вам доставить сообщение так, как вы задумали — выберите тон для вашего письма, а наш инструмент для письма на базе искусственного интеллекта позаботится обо всем остальном.

9. Пишите так, как будто ничто не является конфиденциальным

Не обсуждайте деликатные темы или конфиденциальную информацию по электронной почте, так как они, как известно, легко могут попасть в чужие руки. Независимо от того, кто является получателем, вы не должны полагаться на то, что это единственный человек, который увидит вашу электронную почту, поскольку утечка может быть вызвана случайной пересылкой или копией.Всегда лучше перестраховаться, чем потом сожалеть, поэтому хорошее руководство по этикету деловой переписки — не писать письма, которые вы не хотите, чтобы их прочитал весь мир.

10. Избавьтесь от восклицательных знаков!!!

Ты ведь не так часто кричишь на работе, верно? Вот почему вы должны быть внимательны при использовании восклицательных знаков в деловых письмах. Единственная реальная причина использовать его — выразить волнение, а для этого не требуется ничего, кроме восклицательного знака. Использование более одного письма в одном электронном письме может создать впечатление непрофессионализма, не говоря уже о том, что вы заканчиваете предложение несколькими из них.

11. Помните о культурных различиях

Непонимание может легко произойти из-за культурных различий.

Риск еще выше в письменной форме, так как язык тела не сопровождает сообщение. Вот почему вы должны попытаться ознакомиться с культурой получателя, когда вы отправляете электронное письмо кому-то за границу. Прислушиваясь к их предпочтениям, вы сможете укрепить с ними отношения.

В некоторых странах предпочитают сразу переходить к делу.Напротив, в других странах принято сначала знакомиться с новым деловым партнером. Вы можете начать осваивать эти нюансы делового этикета электронной почты, прочитав эту статью BBC.

12. Не используйте смайлики

Несмотря на то, что смайлики играют большую роль в нашем повседневном общении, когда речь идет об обмене мгновенными сообщениями, они не относятся к профессиональным электронным письмам. Почему вы можете спросить? Исследование показало, что использование смайлов может сделать вас менее компетентным, не говоря уже о том, что каждый интерпретирует их по-разному.Если получатель не использовал смайлики при отправке вам электронного письма, вам следует избегать их. Помимо того, что ваше сообщение становится труднее читать, они занимают ценную недвижимость. Что вам нужно сделать, так это использовать сокращатель URL-адресов, такой как bit.ly, или вместо этого вставить гиперссылку.

14. Используйте стандартные шрифты 

Вы всегда хотите, чтобы ваши электронные письма было легко читать, верно? Все начинается с чистого шрифта.Как правило, используйте стандартный шрифт вашего почтового клиента.

Некоторые из лучших шрифтов для электронной почты включают в себя:

  • Arial
  • Calvetica
  • Calvetica
  • Calvetica
  • Calibri
  • Courier
  • Times New Roman

Когда речь идет о цвете шрифта, черный — единственный выбор. Правильный размер — 10 или 12 пунктов, в зависимости от длины вашего электронного письма. Если вы копируете и вставляете текст в свою электронную почту, не забудьте очистить форматирование, иначе он может выглядеть иначе, чем остальная часть сообщения.

15. Используйте профессиональную подпись. Вы должны согласовывать завершение с приветствием и остальной частью вашего сообщения, чтобы поддерживать постоянный тон. Вы хотите всегда быть вежливым, но хотите ли вы написать официальное электронное письмо или показаться дружелюбным?

Некоторые из наиболее популярных профессиональных почтовых закрытий включают:

  • С уважением,
  • С уважением,
  • С уважением,
  • С наилучшими пожеланиями,
  • Спасибо,
    • 9 Это важно для подписания.Это последнее, что читает получатель, и оно может оставить неизгладимое впечатление, подобное завершению встречи или окончанию телефонного звонка.

      16. Включите подпись

      Чем меньше, тем лучше, когда речь идет о подписях электронной почты.

      Профессиональная подпись включает ваше полное имя, должность, название компании, веб-сайт компании и номер телефона, по которому с вами можно связаться. Вы можете рассмотреть возможность добавления компании LinkedIn и уличных адресов, если они играют роль в вашем бизнесе. Логотип компании или ваша фотография также соответствует этикету деловой переписки.Тем не менее, убедитесь, что дизайн адаптивен.

      Автоматически включать подпись в конце каждого письма — проще удалить ее из сообщения, чем добавлять вручную.

      17. Всегда перепроверяйте имя получателя

      Ничто так не производит первого впечатления, как неправильное написание имени человека или обращение к нему по неправильному имени.

      Это займет буквально несколько секунд, и у вас нет оправдания тому, что вы ошиблись. В дополнение к тому, чтобы избежать этих ошибок по невнимательности, не сокращайте имя, если только вы не уверены, что Роберт из юридического отдела действительно предпочитает называться «Роб».

      Если есть какие-либо сомнения по этой теме, посмотрите, как они подписали свои предыдущие электронные письма к вам, проверьте их профиль LinkedIn или внутренние каналы связи.

      Нет оправданий – неправильное указание имени получателя электронной почты является одной из самых серьезных ошибок электронного этикета.

      18. Никогда не отправляйте электронное письмо, не вычитав его

      Этот совет по этикету электронной почты не может быть достаточно подчеркнут как орфографические ошибки, и грамматические ошибки неизбежно плохо отразятся на вас.После того, как вы закончите писать, просмотрите текст письма и строку темы как минимум дважды, чтобы выявить ошибки. Вы также можете попробовать прочитать свою электронную почту вслух, чтобы заметить ошибки, которые не заметили ваши глаза.

      19. Будьте осторожны с вложениями

      Одно из самых важных правил этикета электронной почты в отношении вложений заключается в том, что вы не должны прикреплять к своим электронным письмам большие файлы. Лучший способ отправить, например, презентацию или видео — загрузить файл в облачный сервис, такой как Google Диск или Dropbox, и предоставить получателю ссылку, которая позволит ему получить к нему доступ.Если это невозможно, убедитесь, что файл сжат, прежде чем прикреплять его, чтобы он занимал меньше места в почтовом ящике. Не забудьте также упомянуть вложение в теле письма, чтобы получатель заметил его.

      20. Скрытая копия соответственно

      Скрытая копия означает скрытую копию, и это позволяет вам скрыть человека или людей, введенных в поле Скрытая копия, от других получателей.

      Использование BCC является хорошим этикетом электронной почты, когда вы отправляете электронные письма нескольким людям, которые не знают друг друга, поскольку это позволяет вам защитить их конфиденциальность.Он также используется для вежливого удаления кого-то из цепочки, например, после того, как он представил вас кому-то другому по электронной почте. Это также может пригодиться, когда вам нужно подтвердить кому-то, что вы отправили важное электронное письмо, не включая человека в следующую цепочку.

      Слепой копией также можно злоупотреблять, и использование ее по неправильным причинам считается обманом и дурным тоном.

      21. Своевременные ответы

      Электронная почта может отнимать много времени у любого профессионала, но своевременный ответ на ваши электронные письма помогает всем выполнять работу по графику.

      Соответствующее окно ответа зависит от отправителя и темы сообщения. Как правило, вы должны отвечать своим товарищам по команде в тот же день, другим коллегам в течение 24 часов, а людям за пределами вашей организации — к концу рабочей недели, если только это не срочно.

      Особенно, если вы работаете с клиентами, вы должны знать, что ваше долгое время ответа может послать непреднамеренное сообщение, поскольку почти треть людей ожидают, что компании ответят на электронные письма в течение одного часа или меньше.

      22. Используйте функцию «Ответить всем» только при необходимости

      Поскольку средний офисный работник получает около 121 электронного письма в день, не стоит беспокоить людей чем-то ненужным. Итак, в следующий раз, когда вы собираетесь нажать «Ответить всем», остановитесь и подумайте, должны ли все в цепочке электронной почты получить ваш ответ. Если ответ отрицательный, используйте «Ответить» и избавьте пострадавших от очередного отвлекающего уведомления.

      23. Отвечайте на все ваши электронные письма

      Несмотря на переполненный почтовый ящик и напряженный график, отвечать на каждое электронное письмо, адресованное вам, — это хороший этикет электронной почты.Игнорирование электронного письма от кого-то из вашей организации или делового партнера является грубым и, вероятно, будет иметь последствия. Если кто-то пишет вам холодное электронное письмо, потратьте секунду, чтобы дать ему ответ, даже если это будет вежливое «нет», так как это оставит хорошее впечатление. Если вы этого не сделаете, это, вероятно, приведет к тому, что вы получите серию последующих электронных писем. Если они недостаточно внимательны, чтобы сделать домашнее задание, не считайте себя обязанным отвечать.

      24. Дважды подумайте, прежде чем пересылать

      Помните, что мы писали ранее о деликатных темах и конфиденциальной информации, когда речь идет об этикете электронной почты? Вы всегда должны учитывать, предназначено ли электронное письмо для пересылки, и действовать с осторожностью.Кроме того, подумайте, действительно ли сообщение создает какую-либо ценность для получателя. Когда вы решите переслать электронное письмо, важно обобщить то, что обсуждалось, и сообщить получателю, что от него требуется. Вам также следует удалить все лишнее из электронного письма, например знаки переадресации, другие адреса электронной почты, строки темы и предыдущие комментарии.

      25. Не забудьте настроить ответы об отсутствии на работе

      Если вы не можете отвечать на электронные письма в течение длительного периода времени, вам следует настроить автоматическое сообщение об отсутствии на работе, чтобы люди знали, что вы не можете ответить им.Типичные ситуации включают праздники и конференции. Важно указать конкретную дату, когда вы вернетесь, чтобы они могли действовать соответствующим образом. Вы также должны предоставить контактную информацию человека, с которым отправитель может связаться, если его вопрос срочный. Лучше всего указывать «Нет на месте» или «идентификатор» в строке темы вместе с датой вашего возвращения.

      Не работает до 30 марта

      Привет,

      Спасибо за письмо.

      Меня не будет на работе 23-30 марта. По срочным вопросам вы можете связаться с моим коллегой Кимом Уильямсом по адресу [email protected] В противном случае я отвечу на ваше письмо как можно скорее после моего возвращения.

      С уважением,
      Пит

      Мы надеемся, что этот пост в блоге об этикете электронной почты был вам полезен. Мы искренне верим, что, зная важнейшие правила делового этикета электронной почты, каждый профессионал способен сделать общение на рабочем месте более эффективным.Если вы считаете, что мы упустили важный совет, сообщите нам об этом!

      Как написать дополнительное электронное письмо после отсутствия ответа

      Если мысль о том, чтобы написать последующее электронное письмо, заставляет вас чувствовать себя немного неловко, вы не одиноки. Наши инстинкты подсказывают нам, что если кто-то не ответил на наше предыдущее письмо, значит, он не заинтересован и что ему не понравится, если мы снова его побеспокоим.

      К сожалению, в этом случае наши инстинкты часто ошибаются.Очень немногие потенциальные клиенты отвечают «да» на первый вопрос или, если уж на то пошло, на второй, третий или четвертый.

      Прочтите, чтобы узнать, как написать последующее электронное письмо после отсутствия ответа.

      Показатели ответов: идеальное количество последующих действий

      Исследование, проведенное компанией Iko System, показало, что на первое электронное письмо, отправленное им, ответили 18 %, а на четвертое — 13 %. На шестое электронное письмо в последовательности откликнулось 27%.

      Аналогичное исследование, проведенное Yesware, выявило 30% ответов на первое электронное письмо и 14% на четвертое.На самом деле они отправили всего 10 электронных писем, и даже на самое последнее из них процент ответов составил 7%.

      Несмотря на это, Yesware сообщает, что колоссальные 70% цепочек электронной почты прекращаются после всего лишь одного неотвеченного письма.

      Ситуация становится хуже или лучше, в зависимости от того, как вы на это смотрите: примерно 80% потенциальных клиентов говорят «нет» четыре раза, прежде чем в конечном итоге сказать «да». Но 92% людей сдаются, услышав «нет» четыре раза.

      Так какое это имеет значение? Это означает, что только 8 % продавцов — те, кто обращался не менее пяти раз, — обеспечивают 80 % всех продаж .

      Кроме того, другие исследования показывают, что серия электронных писем, состоящая из 4–7 сообщений, дает в 3 раза больше ответов, чем серия только с 1–3 сообщениями (27 % и 9 % соответственно). На самом деле, даже однократное повторение может привести к получению на 22% больше ответов.

      Излишне говорить, что отправка дополнительных электронных писем необходима (если только вы не любите упускать продажи…)!

      « Вы не можете слишком много следить за ранней частью помолвки ». ~ Дэмиан Томпсон, Leadfuze

      Нужен совет? Вот как написать последующее электронное письмо после отсутствия ответа.

      1. Как долго вы должны ждать, прежде чем продолжить?
      2. Автоматизируйте свою последующую последовательность
      3. Разнообразьте свои каналы
      4. Решите, чего вы хотите достичь
      5. Поставьте себя на их место
      6. Как написать последующее электронное письмо
      7. Шаблоны электронной почты для отслеживания продаж
      8. Советы экспертов

      Как долго вы должны ждать, прежде чем продолжить?

      Короткий ответ здесь — «недолго».

      Подавляющее большинство электронных писем открываются в день отправки, и если получатель собирается ответить, он, вероятно, сделает это в тот же день.Это означает, что можно с уверенностью предположить, что если кто-то не ответит в тот день, когда вы отправили исходное электронное письмо, он вообще не ответит.

      Насколько безопасно? Около 90% получателей открывают и отвечают — если собираются отвечать — в день получения письма.

      Кредит изображения

      Итак, как долго вы должны ждать, прежде чем отправить последующее электронное письмо?

      Как правило, два или три дня — это достаточное количество времени, чтобы подождать, прежде чем отправить первое последующее электронное письмо.Затем вам следует продлить период ожидания на несколько дней для каждого последующего электронного письма после вашего первого сообщения, особенно в зависимости от количества последующих сообщений, которые вы планируете отправить.

      Несмотря на то, что не существует жестких правил того, как вы должны подходить к этому, генеральный директор Close.io Стели Эфти предлагает распределять ваши последующие холодные электронные письма следующим образом:

      Кредит изображения

      Вы можете и должны поэкспериментировать со сроками последующих проверок, но этот график так же хорош, как и любой другой, пока не доказано обратное.Вы хотите следить, не раздражая своих целей ежедневными взрывами. Предложенный Эфти график работы состоит из шести электронных писем — первоначального контакта и пяти последующих.

      С его помощью вы ставите галочки во всех нужных полях. Продолжайте, пока не обнаружите, что это не работает для вас и вашей аудитории.

      ХОРОШО ДО ПОСЛЕДНЕЙ КАПЛИ

      Добавьте капельные сообщения в последовательность своей кампании, автоматизировав последующие действия .

      Настройка на успех

      Итак, вы знаете, почему важно следить, как долго ждать, и иметь примерную цифру, сколько сообщений нужно отправить в целом.

      Прежде чем начать, вам нужно настроить себя на максимальный успех. Первый шаг? Запишите все это.

      Записывать свои цели и рабочие процессы полезно во многих отношениях: это создает согласованность между всеми в вашей команде, держит всех на одной волне и на самом деле помогает вам достичь своих целей лучше, чем если бы вы их не записывали.

      Чтобы максимизировать успех последующих действий, разработайте конкретный набор «правил» в отношении времени, частоты, количества и сообщений.Быть последовательным. И автоматизировать.

      Разнообразьте свои каналы

      Другим ключевым компонентом, который отделяет тех, кто занимается продолжением игры, от тех, кто просто делает шаги, является многоканальный подход.

      Да, электронная почта — ваш лучший выбор и предпочтительный канал для общения в целом. Но это не значит, что другие каналы не стоят затраченных усилий.

      » Для меня общение — это не вопрос «Должен ли я это сделать?» Вы должны. Если ваша аудитория живёт в LinkedIn, Twitter или Instagram, вы должны привлекать их там .~ Джейк Данлэп, Skaled

      Изучите многоканальный подход, включающий электронную почту, видео, социальные сети и телефон, особенно если вы не получаете ответа ни от одного из них. Компании с омниканальным процессом взаимодействия отмечают рост годового дохода на 9,5 % по сравнению с прошлым годом — почти в 3 раза больше, чем те, которые этого не делают, — в дополнение к увеличению самого взаимодействия.

       Омниканальный опыт поставляет товары при поиске, воспитании и удержании.

      Какие каналы они предпочитают и/или где вы впервые с ними взаимодействовали, что они делают на каждом из них (просто болтают в соцсетях, деловые по электронной почте и наоборот)? Берите пример с них.Взаимодействуйте с ними там, где и как они предпочитают.

      » Если вы разнообразите используемые вами каналы, у вас гораздо больше шансов получить чей-то отклик .» ~ Мэтт Хайнц, Heinz Marketing

      СМЕШАННЫЙ ПОДХОД

      Сделайте холодные звонки частью ваших последовательностей с помощью встроенного Mailshake Dialer .

      Решите, чего вы хотите достичь

      Прежде чем делать что-либо еще, очень важно решить, чего вы хотите добиться от этого письма (или писем).

      Например, вы можете захотеть:

      • Получить дополнительную информацию или определенную информацию
      • Устроить встречу
      • Закрыть продажу

      Здесь я ничем не могу вам помочь, так как каждая ситуация уникальна. То, что вы хотите и должны получить от последующего электронного письма, скорее всего, будет меняться с каждой кампанией, над которой вы работаете, и, возможно, даже между каждым последующим сообщением, которое вы отправляете.

      Тем не менее, вам необходимо знать. Никогда не отправляйте электронное письмо — последующее или иное — если вы точно не знаете, что вам нужно от него получить.

      Поставьте себя на их место

      Перед составлением или отправкой подумайте о пользовательском опыте (UX). Это уже ключевой элемент вашего успеха в бизнесе, и он готов стать ключевым отличием в ближайшие год или два. Больше, чем цена. Больше, чем сам продукт или услуга.

      Подумайте о частоте и активности ваших последующих электронных писем. Забудьте на время о том, что, по мнению экспертов, вы должны или не должны делать, и посмотрите на это только с точки зрения клиента.

      Слишком много продолжений раздражает. Слишком мало теряет импульс. Найдите правильный баланс для ваших целей.

      Спросите себя: что им это даст? Как они себя чувствуют? Какой у них опыт? Есть ли у меня причина для дальнейшего наблюдения (кроме простого наблюдения)?

      Задайте эти вопросы и ответьте на них, и вы разработаете последующую кампанию с нуля, созданную для них, а не для вас. И это может все изменить.

      С точки зрения вашего подхода, все последующие действия не созданы равными, поэтому пусть ситуация задает тон:

      • Если потенциальные клиенты запросили звонок или демонстрацию, вы можете действовать более агрессивно, чтобы удовлетворить их потребность.
      • Если они что-то скачали, они проявили интерес, но явно не просили, чтобы с ними связались, поэтому вы должны продемонстрировать свою ценность (разные капли в зависимости от того, что конкретно они скачали).
      • Когда вы отправляете холодные электронные письма, вы должны действовать очень осторожно, потому что они ничего от вас не просили.

      СМЕШИВАЙТЕ

      Наши интеграции дают вам еще больше возможностей — инициирование охвата на основе посещений страниц, загрузок документов и многого другого.

      Как написать последующее электронное письмо

      Теперь, когда вы знаете, насколько важно последующее сообщение и как долго (плюс-минус) вы должны ждать перед отправкой каждого электронного письма, давайте рассмотрим, как написать само последующее электронное письмо.

      Помните, что важно проверить наилучшую строку темы при продолжении. Эти крошечные маленькие предложения могут сделать вас или сломать: 47% людей открывают электронное письмо и 69% сообщают о нем как о спаме, основываясь только на строке темы.

      Уделите темам электронной почты столько времени и усилий, сколько они заслуживают.

      ПРАВИЛЬНЫЙ ВКУС

      Анализатор копирования электронной почты Mailshake в режиме реального времени предоставляет отзывы и предложения по улучшению доставляемости и удобочитаемости.

      Я разделил написание дополнительного электронного письма на пять частей. Чтобы помочь вам, я включил примеры того, что вы могли бы сказать в каждом разделе — идея состоит в том, что вы можете затем связать все вместе в настраиваемый шаблон последующего электронного письма.

      1. Добавить контекст

      Попробуйте оживить память получателя, открыв свое электронное письмо со ссылкой на предыдущее электронное письмо или взаимодействие.Даже если ваш получатель ничего не ответит, он с большей вероятностью положительно отреагирует на последующие действия, если им напомнят о том, что они слышали от вас раньше.

      Открыватели, которые вы, возможно, захотите попробовать, включают:

      • Я просто хотел прокомментировать письмо, которое я отправил в прошлый раз [день недели, когда было отправлено письмо] о [тема письма].
      • Я просто хотел узнать, что вы думаете о [теме письма].
      • Надеюсь, это не прозвучит странно, но я видел, что вы читали мое предыдущее письмо.

      2. Добавить значение

      Вы никогда не должны отправлять продолжение, не подняв ставку и не продемонстрировав свою ценность.

      Избегайте ленивых повторений — тех, когда вы просто «касаетесь базы» или «догоняете», — которые не добавляют ничего, кроме еще одного электронного письма в их почтовый ящик. Предлагайте ценность при каждом взаимодействии. Сделайте так, чтобы они стоили того, чтобы открывать, щелкать и отвечать.

      Возможности для органичного, естественного взаимодействия и последующей деятельности возникают, если вы подарите им что-то ценное, будь то соответствующий физический предмет, отправленный им, или вебинар, тематическое исследование, шаблон или другой цифровой ресурс.

      » Постойте, я не продавец — я дал им что-то «. ~ Дэн Мерфи, Culture Amp

      Вы можете легко получить ряд дополнительных предложений по этим предложениям с добавленной стоимостью. Сделайте это качественно и актуально для них. Вы хотите, чтобы вас считали активом для них.

      Если вы не предоставляете какую-то дополнительную ценность, у них очень мало причин связываться с ними, и еще меньше у них стимулов реагировать или заботиться.

      Вы должны предоставлять ценность получателю каждый раз .~ Мэтт Хайнц

      3. Объясните, почему вы отправляете электронное письмо

      Продолжайте объяснять причину вашего последующего электронного письма прямо и лаконично. Просто скажите получателю, что вы хотите. Если это не изменилось со времени вашего предыдущего письма, напомните им.

      • [название продукта] действительно может помочь вам [элемент роли потенциального клиента] более эффективно. Я хотел бы быстро поболтать, чтобы узнать, прав ли я.
      • [название продукта] действительно может вам помочь, и я подумал, не хотели бы вы попробовать его в течение месяца или около того (совершенно бесплатно, конечно).
      • Мы только что запустили [название продукта], и это может иметь большое значение для [элемент роли потенциального клиента]. Чуть ниже есть ссылка на ресурс, который расскажет вам больше, но было бы здорово, если бы мы также могли обсудить ваши текущие потребности, чтобы я мог понять, как именно [название продукта] может вам помочь.

      Сосредоточьтесь на них здесь. Удалите утверждения «Я» из вашего текста. Они искренне не заботятся о вас или о том, что вы думаете или во что верите.

      4. Включите призыв к действию

      Упростите ответ получателю электронной почты.Например, если вы пытаетесь организовать встречу, предложите конкретную дату и время (и место, если вы договариваетесь о личной встрече).

      • В 14:15 в четверг работать на вас?
      • Вы тот человек, с которым можно поговорить об этом? Если я не в том месте, не могли бы вы указать мне правильное направление?
      • Просто ответьте «да», если вам интересно получить дополнительную информацию, и я пришлю вам пару коротких документов.

      Если вы работаете в отделе маркетинга или занимаетесь продажами, постарайтесь не делать ошибок, оставляя его расплывчатым и двусмысленным.Сделайте свой призыв к действию кристально ясным, чтобы перед ним было трудно устоять. Что именно вы хотите, чтобы они сделали? Вы давали ссылку на свой сайт? Скажите им, чтобы вы могли получить наилучшие результаты, какие только можете.

      5. Закройте свой адрес электронной почты

      Оберните так, чтобы это казалось вам естественным и вызывало симпатию к вашему взаимодействию с получателем до сих пор.

      Хотя у меня есть несколько предложений ниже, эта часть действительно очень личная — как и выше, завершите, как вам удобно.

      • Дайте мне знать, что вы думаете! [Ваше имя]
      • Дайте мне знать, если у вас возникнут вопросы. [Ваше имя]
      • Говорить скоро? [Ваше имя]
      • Я с нетерпением жду вашего ответа! [Ваше имя]

      ДОБАВИТЬ В МЕНЮ

      Создав понравившееся электронное письмо, сохраните его как шаблон , чтобы вы и ваши товарищи по команде могли использовать его снова.

      Шаблоны электронной почты для отслеживания продаж

      Если приведенных выше предложений недостаточно для вас, вот несколько примеров из набора шаблонов электронных писем о продажах, которые мы предлагаем нашим пользователям в Mailshake.

      СПЕЦИАЛЬНЫЙ ЗАКАЗ

      Шаблоны предоставляют вам основу, но персонализация по-прежнему остается ключевым фактором. Используйте слияние , чтобы персонализировать свой холодный охват.

      Сделайте быстрый комплимент и добавьте ценность

      Привет, {{Name}},

      Я видел в Твиттере, что ты делишься потрясающими сообщениями об оптимизации коэффициента конверсии.

      Недавно я заметил эти два очень полезных поста и просто хотел поделиться ими с вами:

      {{Link 1}}
      {{Link 2}}

      Не могли бы вы немного рассказать о коэффициентах конверсии в Sumo, если вы согласны?

      Ура,
      {{Ваше имя}}

      Этот шаблон является примером простого, вежливого электронного письма с ответом: он дает уместное и невинное объяснение того, почему вы обращаетесь, а также добавляет легкий комплимент.После этого можно быстро поделиться еще одним или двумя фрагментами контента, которые могут заинтересовать их или их подписчиков. Вместо продолжения ради продолжения это электронное письмо пытается развернуть разговор и обеспечить ценность.

      Наконец, эта подпись представляет собой простой запрос, на который можно ответить «да» или «нет». Простая формула, подобная этой, работает, потому что она не требует много времени для беглого просмотра, обеспечивает немедленную ценность и выглядит как диалог, а не как продажа.

      Превратить ответ в однократное задание для получателей

      Здравствуйте, {{Name}},

      Я постоянно просматриваю деловые отношения в CRM.Обычно, если я не получаю ответа от кого-то в течение 30 дней, это означает, что он либо очень занят, либо просто не заинтересован.

      Если вы не заинтересованы, дайте мне знать, и я немедленно закрою вашу вкладку в нашей CRM, чтобы больше никогда не беспокоить вас электронными письмами о продажах {{company}}.

      1 — «Извините, я был очень загружен, но мне все еще интересно…»
      0 – «Пожалуйста, закройте мою вкладку, мне это не интересно…»

      Спасибо,
      {{Ваше имя}}

      Вы, вероятно, уже видели что-то подобное раньше — или я предполагаю, что видели, так как этот тип электронной почты довольно часто появляется в моем почтовом ящике.Однако это не значит, что вы не должны использовать его самостоятельно. Этот формат популярен, потому что он работает. И это работает, потому что потенциальному клиенту невероятно легко ответить. Просто имейте в виду, что если вы используете его, вам нужно будет уделять особое внимание тому, насколько вы его адаптируете.

      Признать их интерес

      Здравствуйте, {{name}},

      Я заметил, что вы открыли письмо, которое я отправил вам в пятницу, и проверили наш сайт {{your URL}}. Но я так и не услышал от тебя ответа.

      Мне просто интересно, означают ли эти действия, что вы заинтересованы в том, чтобы узнать больше о {{название вашей компании}} и о том, как мы можем повысить ценность вашего онлайн-бизнеса, подобного вашему в {{название компании}}.

      Как человек, который постоянно связывается с многочисленными потенциальными клиентами вверх и вниз по {{вашему местоположению}}, я хотел бы узнать, есть ли у вас какие-либо вопросы о {{названии вашей компании}} или о каком-либо из наших продуктов. Я думаю, вы идеальный человек для обсуждения {{названия вашей компании}}.

      У вас есть 10 минут для короткого телефонного звонка на следующей неделе?

      Ура,
      {Ваше имя}}

      Это письмо связано с триггерным событием. Если вы используете программное обеспечение, такое как Mailshake, вы можете отслеживать такие вещи, как открытие электронной почты и переходы по ссылкам, указанным в электронном письме.Поскольку они что-то нажали, вы знаете, что они были хоть немного заинтересованы, поэтому это последующее электронное письмо идеально подходит для начала этого разговора.

      Продемонстрируйте абсолютную уверенность в том, что ваш продукт подходит для потенциальных клиентов

      Я понимаю вашу позицию, но я бы не стал с вами общаться, если бы не был уверен, что {{ваша компания}} может помочь {{потенциальной компании}} решить {{проблему}} за счет {{преимущества продукта №1 }] и {{преимущество продукта №2}}.

      Дайте мне знать, если вы хотите, чтобы я перешел на звонок, чтобы я мог рассказать вам о том, что мы делаем.

      Ура,
      {{Ваше имя}}

      Если потенциальный клиент возражает против вашего продукта или услуги, не сдавайтесь. Я немного изменил этот шаблон по сравнению с первоисточником, чтобы он работал как последующее электронное письмо после того, как вы были отклонены. Теперь это позволяет вам продолжить цепочку писем, демонстрируя свою абсолютную уверенность в вашем продукте или услуге, одновременно подчеркивая, какую пользу получат получатели.

      Предоставить значение

      Делиться мудростью, социальными доказательствами, статистикой или любым другим соответствующим контентом  всегда отличная практика для использования в продажах и эффективное последующее электронное письмо.С самого первого взаимодействия вы хотите позиционировать себя как доверенного консультанта, а не просто продавца, ожидающего заключения сделки. Приведенные ниже примеры электронных писем делают это изящно в кратком и лаконичном формате.

      Пример №1: Делимся советом

      Здравствуйте, {{name}},

      Вы, вероятно, имеете дело с {{бизнес-проблемами}}, поэтому я решил поделиться небольшим советом, который многие из моих клиентов сочли полезным: {{Действенный совет из 1-2 предложений} }.

      У меня есть еще несколько идей по {{улучшению X}}.Дайте мне знать, если вам интересно их услышать.

      Ура,
      {{Ваше имя}}

      Пример № 2. Предоставление ценности после встречи

      Привет, {{Name}},

      Вы упомянули, что любите пробовать новые блюда. Видел, как эта группа организовывала гастрономические туры по Нью-Йорку. Вот один из них, где вас отведут в несколько этнических ресторанов: Оригинальная мультикультурная экскурсия по барам

      Похоже, ваши вкусовые рецепторы будут довольны!

      Кстати, как продвигается проект?

      Ура,
      {{Ваше имя}}

      (источник)

      Электронное письмо № 2 продолжает разговор с собрания, а также добавляет личную ценность (настройте его в соответствии с любыми увлечениями, которыми ваш получатель поделился с вами).Это сделает последующую беседу короткой и завершит разговор непринужденным, ненавязчивым призывом к действию.

      Советы экспертов по последующему электронному письму

      У вас есть данные и шаблоны холодной электронной почты для разработки убийственных кампаний холодной электронной почты. Посыпьте несколькими из этих советов от профи, и все это будет суперзаряженным.

      • Не забудьте протестировать различные строки темы электронного письма в дополнение к основному тексту. Некоторые строки темы, такие как «быстрый вопрос», теряют популярность, в то время как другие могут запускать спам-фильтры, особенно потому, что получатель, скорее всего, не узнает отправителя электронной почты.Тем не менее, примите совет с долей скептицизма и протестируйте свои заголовки на своей целевой аудитории. Из каждого правила есть исключение.
      • Популярная альтернатива: попробуйте отправить ссылку на календарь с конкретным временем и датой с конкретными подробностями в разделе заметок
      • Использование видео в сообщениях электронной почты становится все более популярным и может повысить рейтинг кликов на 300%.
      • План последующих действий

      » Не оставляйте себя в положении, когда вам придется таинственным образом следить.Убедитесь в том, что в конце этой первой встречи следующая вещь уже находится в книгах, определена, закреплена. Не оставляйте это на волю случая . ~ Гаэтано ДиНарди, Sales Hacker

      • Ключевое значение имеет персонализация. Несколько быстрых и простых «обманок» включают упоминание их микроиндустрии, местоположения и / или соответствующих конкурентов.

      Персонализация имеет решающее значение. Хотите, чтобы ваше последующее электронное письмо выделялось в переполненном почтовом ящике? Покажи мне, что ты знаешь, кто я и чем занимаюсь. Заставьте меня чувствовать, что я больше, чем просто имя в электронной таблице. » ~ Кевин Дж. Дункан, Smart Blogger

      • Попробуйте Double Tap: отправьте электронное письмо ближе к вечеру или ранним вечером, а затем на следующее утро со ссылкой или ресурсом, который вы «забыли» включить в первое. Это упущение очеловечивает вас и ваш бренд, и ваше имя появляется перед ними дважды.
      • Пишите кратко и по существу, и будьте абсолютно уверены, что это удобно для мобильных устройств (более половины всех электронных писем открываются на мобильных устройствах)

      Вам нужно перечитывать, перечитывать и перечитывать последующие электронные письма, чтобы избавиться от отчаяния.Отчаяние никуда не приведет ». ~ Нейт Райт, Inbox Attack

      • Удалите из переписки такие фразы, как «если не сложно» и «извините, что беспокою вас, но…».
      • Персонализируйте по-человечески, а не только по-деловому. Посетить их город на следующей неделе? Например, попросите порекомендовать ресторан.
      • Развивайте менталитет помощи в первую очередь, чтобы построить с ними настоящие отношения.
      • Если вы по-прежнему не получаете ответов, найдите другой адрес электронной почты в компании, чтобы также связаться с ним.

      Последующие действия — долгая игра. Идеальный потенциальный клиент может быть не готов к покупке прямо сейчас, поэтому ключевым моментом является постоянное количество последующих действий, которые обеспечивают ценность и держат вас в центре внимания, а также убедитесь, что ваше сообщение не потеряется в куче. их оставшихся без ответа электронных писем. Постройте отношения, и у них будет больше шансов, что они обратятся к вам, когда будут готовы совершить покупку.

      » Помимо всех стратегий, если вы на самом деле не следите за ситуацией, вы упускаете большие возможности .~ Рекс Биберстон, отдел продаж

      Последние мысли о последующих письмах

      Существуют различные сценарии, в которых вы можете использовать маркетинг по электронной почте без последующей стратегии и получать ответы. Могли бы, но зачем? Последующие действия — огромная часть того, что делает электронную почту королем привлечения и удержания клиентов. Выполнение описанных выше шагов может помочь вам получить наилучшие ответы от потенциальных клиентов.


      Часто задаваемые вопросы по электронной почте

      Сколько дополнительных писем я должен отправить?

      Не существует волшебного количества последующих действий, которые помогут вам войти в дверь потенциального клиента.Тем не менее, обычно считается, что более пяти повторений — это абсолютный минимум, который вы должны сделать, и до 10-12 в общей сложности.

      Как долго я должен ждать, чтобы отправить последующее электронное письмо?

      Проблема с последующими действиями заключается в том, что вы не хотите выполнять последующие действия слишком рано или слишком поздно. Профессионалы по продажам различаются по своей идеальной продолжительности: от трех дней до недели или двух. Эффективная стратегия должна основываться на вашем конкретном цикле продаж — начиная с пары дней между точками контакта и заканчивая более длительными периодами (1-2 недели) в последующих наблюдениях.

      Могу ли я автоматизировать последующие действия?

      Да! Mailshake предлагает автоматизированный способ помочь вам оставаться эффективными, предлагая функцию автоматического отслеживания, которая поможет повысить вашу вовлеченность и производительность.

      Где я могу найти примеры последующих писем?

      Быстрый поиск в Google выдаст вам на выбор множество успешных примеров последующих электронных писем. Вот 14 наших собственных дополнительных шаблонов, которые помогут вам начать работу.

      Как писать и отправлять профессиональные сообщения электронной почты

      Если вы ищете работу, устанавливаете новые сетевые связи или просто пытаетесь преуспеть в своей текущей работе, важно знать, как писать и отправлять профессиональные сообщения электронной почты.

      Это может быть сложнее, чем кажется. Многие профессионалы привыкли к очень небрежному подходу к электронной почте в своей личной жизни. В то время как сленг, смайлики и текстовая речь обычно допустимы, когда вы переписываетесь по электронной почте с близкими друзьями, они не будут летать в рабочей переписке. Важно знать, как очистить ваше общение, когда вам нужно.

      Когда вам может понадобиться отправить профессиональное электронное письмо? Есть несколько возможностей. Возможно, вам придется отправить сопроводительное письмо потенциальному работодателю, благодарственное письмо коллеге, который согласился быть рекомендателем, письмо об увольнении вашему нынешнему начальнику или запрос на рекомендательное письмо.

      У вас могут быть другие причины для отправки неличных электронных писем, и на самом деле было бы неплохо убедиться, что вся ваша электронная почта организована и профессиональна.

      Всякий раз, когда вы отправляете профессиональные сообщения электронной почты, очень важно убедиться, что сообщение идеально. Вы же не хотите упустить возможность, допустив какие-либо ошибки — ни в том, как вы отправляете электронные письма, ни в том, как вы их отслеживаете.

      Узнайте, что включать в ваши сообщения, что не включать и как закрывать, подписывать и отправлять сообщения электронной почты.

      Руководство по профессиональным сообщениям электронной почты

      Повторите эти шаги, чтобы написать качественное профессиональное электронное письмо, и вы всегда будете производить отличное впечатление на получателя.

      Иллюстрация Мелиссы Линг. © Баланс

      Что включить в сообщение электронной почты

      • Строка темы: Строка темы должна кратко излагать цель вашего письма. Ваша тема может быть такой же простой, как «Спасибо» или «Запрос на рекомендацию».
      • Приветствие: Даже если вы пишете очень короткое электронное письмо, включите приветствие.Если вы знаете имя человека, укажите его. Если вы не общаетесь с человеком по имени, называйте его по титулу.
      • Длина: Пишите как можно короче. Люди, как правило, просматривают длинные электронные письма, поэтому включают только важную информацию.
      • Закрытие: Подпишите краткое «Спасибо», «С наилучшими пожеланиями» или другим простым приветствием, а затем укажите свое имя. Большинство учетных записей электронной почты позволяют вставлять подпись с вашим именем, должностью и контактной информацией в каждое электронное письмо.Это отличный способ сделать каждую переписку более профессиональной.

      Что не следует включать в сообщение электронной почты

      • Стиль шрифта: Избегайте богато украшенных, игривых или цветных шрифтов; они просто отвлекают получателя от вашего фактического сообщения. Избегайте чрезмерного использования полужирного шрифта и курсива, которые делают электронное письмо загроможденным. Не пишите также заглавными буквами; в электронном письме это выглядит как гнев или перевозбуждение.
      • Смайлики: Не включайте смайлики в профессиональные электронные письма; сохраните их для личной переписки.

      советов по обеспечению идеальных профессиональных сообщений электронной почты

      После того, как вы написали свое электронное письмо, выполните все эти шаги, прежде чем нажать кнопку «Отправить»:

      • Убедитесь, что ваше сообщение завершено: Дважды проверьте, чтобы убедиться, что строка темы вашего электронного письма заполнена, вы включили подпись, вы отправляете сообщение нужному контактному лицу, и вы заполнили Bcc , чтобы отправить копию себе, чтобы у вас была запись сообщения электронной почты.
      • Подтвердите свое сообщение электронной почты: Перед тем, как нажать «Отправить», также убедитесь, что вы проверили орфографию, грамматику и использование заглавных букв. Они так же важны в переписке по электронной почте, как и в бумажном письме.
      • Отправить тестовое электронное сообщение: Прежде чем отправлять электронное письмо, сначала отправьте сообщение самому себе, чтобы убедиться, что форматирование работает и что ничего не выглядит неуместным. Если все выглядит хорошо, отправьте электронное письмо компании или лицу, с которым вы связываетесь.
      • Отправить копию сообщения электронной почты самому себе: Используйте поле СК , чтобы отправить себе копию сообщения электронной почты, чтобы у вас была запись о том, когда вы отправили сообщение и кому вы его отправили.Вы также можете найти эту информацию в папке отправленных.
      • Файлируйте свои копии: Во многих почтовых программах вы можете создать папки, чтобы упростить поиск любых важных прошлых сообщений электронной почты. Настройте папки для всех ваших электронных писем о поиске работы и других профессиональных электронных писем и сохраняйте свои копии после отправки сообщений.

      Просмотрите примеры профессиональных сообщений электронной почты

      Образец сообщения электронной почты № 1: Письмо об увольнении

      Тема сообщения: Отставка – Боб Смит

      Уважаемая г-жа Джонс,

      Я пишу, чтобы подать заявление об уходе с должности координатора отделения в Городской больнице с 10 июня.

      Я более благодарен, чем я могу сказать за всю вашу поддержку и помощь на протяжении последних пяти лет. Работа здесь была первоклассным образованием в области командной работы, управления здравоохранением и выполнения работы.Я буду скучать по работе со всеми вами и надеюсь, что вы останетесь на связи.

      Пожалуйста, дайте мне знать, если я могу быть чем-то полезен во время перехода.

      С уважением,

      Боб Смит
      [email protected]
      555-123-4567

      Расширять

      Образец сообщения электронной почты № 2: запрос направления

      Тема: Синтия Дейли — запрос направления

      Уважаемая Барбара Чо,

      Недавно на LinkedIn я заметила объявление о вакансии помощника по маркетингу в XYZ Corp.Поскольку я знаю, что вы работаете там уже несколько лет, я подумал, не могли бы вы дать мне направление на работу.

      Я был особенно рад узнать, что эта работа включает в себя активную работу с вашей командой над маркетингом по электронной почте и кампаниями в социальных сетях. С тех пор, как мы в последний раз работали вместе в ABC LLC, я приобрел большой опыт работы с HubSpot, Google Analytics и SurveyMonkey. Я хотел бы использовать эти навыки для XYZ.

      Я приложил копию своего резюме и ссылку на мое портфолио, чтобы вы могли ознакомиться с моим недавним опытом.Пожалуйста, дайте мне знать, если у вас есть какие-либо вопросы или если вы хотели бы увидеть другие образцы моей работы.

      Бест,

      Синтия Дэйли

      [email protected]
      portosite.com/cdailey
      555-091-7865

      Расширять
      • Орфография и грамматика:  То, что вы пишете электронное письмо, не означает, что вы должны небрежно относиться к орфографии и грамматике. Внимательно отредактируйте письмо перед отправкой. Безошибочное сообщение сообщает получателю, что к вашему письму следует отнестись серьезно.

      Ключевые выводы

      Keep It Professional: Деловая корреспонденция должна быть отшлифована, даже если вы отправляете ее по электронной почте.

      Будьте лаконичны: Перейдите к своей сути и как можно яснее объясните, что вам нужно или что вы можете предложить.

      Редактировать, вычитывать, тестировать: Убедитесь, что ваше сообщение не содержит ошибок и опечаток. Отправьте тестовое сообщение самому себе, прежде чем нажать «Отправить».

      Ведите учет важной корреспонденции: СК и сохраняйте каждое сообщение в соответствующей папке электронной почты для дальнейшего использования.

      Ключевые выводы

      Keep It Professional: Деловая корреспонденция должна быть отшлифована, даже если вы отправляете ее по электронной почте.

      Будьте лаконичны: Перейдите к своей сути и как можно яснее объясните, что вам нужно или что вы можете предложить.

      Редактировать, вычитывать, тестировать: Убедитесь, что ваше сообщение не содержит ошибок и опечаток. Отправьте тестовое сообщение самому себе, прежде чем нажать «Отправить».

      Ведите учет важной корреспонденции: СК и сохраняйте каждое сообщение в соответствующей папке электронной почты для дальнейшего использования.

      .

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован.