Содержание

10 советов по управлению общими файлами на Google Диске

Совместное использование документов на Google Диске больше не является новым. И это только улучшается, когда удаленная работа затрагивает все уголки земного шара. Это хорошая новость для нас, так как простая общая папка Google Drive открывает множество совместных идей в разных доменах.

Вы все еще смеетесь над ним? Эти десять советов помогут вам лучше управлять общими файлами с сегодняшнего дня.

Основы обмена Google Drive

Вы можете поделиться любым файлом или папкой. Но вам нужно обратить внимание на людей, с которыми вы делитесь, и на уровень общего доступа к разрешениям, которые вы разрешаете на Google Диске.

Двухминутное видео подводит итог процесса.

Как владелец, вы можете предоставить другим пользователям полное право собственности на файл или определенный уровень доступа для просмотра и редактирования.

  • Можно редактировать: рабочий лист, над которым вы работаете с вашей командой.
  • Я могу прокомментировать:
    черновик книги, которую вы пишете. Другие могут просматривать и добавлять комментарии к файлу, но не могут редактировать его. Папки не имеют комментариев.
  • Вы можете просмотреть: приглашение на выходные дни, только что сделанное с помощью Presentation.

Вот диаграмма, которая сравнивает доступ для зрителя, комментатора, издателя или владельца:

Источник: поддержка Google

1. Как отключить копирование, скачивание и печать общих файлов?

Вы можете запретить загрузку, печать и копирование общих файлов. Расширенная функция управления правами на информацию удаляет эти параметры из меню просмотра. Это еще один уровень контроля над вашими документами.

Откройте Google Drive. Выберите общий файл и нажмите значок « Поделиться» в правом верхнем углу.

В диалоговом окне « Поделиться с людьми и группами » добавьте имя соавторов. Установите уровень авторизации ваших соавторов в раскрывающемся меню рядом с полем имени. Права доступа к Google Диску:

Редактор , Просмотр , Комментатор .

Отправка уведомления и личного сообщения не является обязательной. Теперь вы можете отключить загрузку, печать или копирование общего файла. Нажмите на значок шестеренки, чтобы просмотреть два других разрешения, которые вы можете отменить, чтобы повысить конфиденциальность вашего документа.

Вернитесь к предыдущему диалоговому окну, щелкнув стрелку, а затем отправьте файл своему сотруднику.

Зрители увидят отключенные опции экспорта в верхней части меню «Файл» и «Редактировать». Параметры копирования, печати и загрузки также отключены для определенных документов, электронных таблиц и презентаций.

Имейте в виду, что пользователи с правами «редактирования» смогут загружать, распечатывать и копировать ваши файлы, даже если этот параметр включен.

2. Поделитесь папкой с не-пользователями Google

Вашим друзьям и коллегам не нужна учетная запись Google для просмотра папки или документа на Google Диске. Вы можете отправить приглашение на их электронный адрес. Или используйте общую ссылку.

Пользователи и сотрудники сторонних учетных записей могут просматривать файл только независимо от набора разрешений.

Совместное использование через общедоступную ссылку является угрозой безопасности для конфиденциальных документов, поскольку любой пользователь, имеющий ссылку, может получить доступ к файлу. Так что используйте его в общедоступном чате, электронной почте или в социальных сетях, только если документ может просматривать кто угодно.

3. Загрузите общую папку Google Drive

Google Drive позволяет загружать все содержимое общей папки в виде ZIP-архива. Это полезно для сохранения локальных копий общих документов. Структура папок с любыми подпапками хранится в архиве.

Перейдите на страницу « Поделиться со мной» на своем Google Диске. Щелкните правой кнопкой мыши папку и выберите « Загрузки» .

Вы также можете использовать трехточечный значок на панели инструментов, чтобы загрузить папку.

Если вы загрузите документ, лист или слайд Google, он будет загружен как документ Office. Все остальные файлы будут загружены в их родном формате.

4. Передать право собственности на файлы другому лицу

Есть много причин для передачи права собственности на документы кому-то еще. Может быть, кто-то другой берет на себя проект. Может быть, кто-то уволил тебя. Для заметки, вы собираетесь в отпуск и просто хотите передать ответственность за общие документы. Процесс цифровой доставки документов и папок на Google Диске прост.

Откройте Google Drive. Выберите общую папку или файл в разделе «Документы», «Листы» или «Слайды» и щелкните значок « Поделиться» в правом верхнем углу. Когда предполагаемый владелец не имеет доступа к общему доступу … он приглашает, введя адрес электронной почты в поле «Поделиться с людьми и группами». Так что экономьте .

Нажмите раскрывающееся меню рядом с именем человека, чей файл или папка вы хотите иметь. Выберите Создать владельца .

Ваша роль переходит от владельца к издателю после передачи права собственности. Всплывающее сообщение предупреждает вас, что «Новый владелец будет уведомлен и может удалить вас. Вы также можете потерять возможность изменять настройки общего доступа».

Примечание. Право собственности на синхронизированный или загруженный файл (например, файл PDF или файл изображения) не может быть передан.

5. Как запросить доступ к общим файлам?

При попытке доступа к файлу по общей ссылке вы можете получить сообщение «Доступ необходим».

Иногда владельцы делятся ссылкой перед установкой разрешений. Кроме того, вы можете открыть файл с альтернативным идентификатором Google. Легко запросить доступ в один клик.

На рабочем столе:

  • Откройте ссылку на файл.
  • Нажмите Запросить доступ.

На телефоне:

Приложение Drive для Android или iOS позволяет запрашивать доступ в одно касание при появлении сообщения «Невозможно получить доступ к документу». Запрос авторизации отправит электронное письмо владельцу приложения. Владельцы файлов немедленно уведомляются на Android и iOS.

Загрузить: Google Drive для Android iOS (бесплатно)

6. Поиск сотрудника

Совместно использовать документ из 10 человек очень просто. Разделите это с 50 звонками для большего планирования. Управление общими файлами также означает отслеживание того, какой соавтор работает над каким документом.

Перейти к просмотру деталей (нажмите «Я» на панели инструментов). Перейдите на вкладку « Действия », чтобы быстро увидеть, какими файлами вы недавно поделились.

Нажмите Общий доступ со мной на левой боковой панели Google Диска. Вы получите список всех документов, к которым у вас есть общий доступ.

Используйте Google Drive Search и его расширенные фильтры. Преимущества производительности не удивят тех, кто знает о фильтрах Gmail.

Используйте окно поиска в верхней части Google Drive. Поиск Google Диска также ищет в теле документа слова, которые вы хотите найти.

Вы можете искать первые 100 страниц всех текстовых или PDF-документов, которые вы загрузили. Вы также можете искать текст, найденный на первых 10 страницах любого изображения PDF. Вместо того, чтобы копаться в папках, используйте эту мощную функцию для быстрого доступа к файлу.

Находясь на Google Диске, нажмите клавишу бара, чтобы поместить курсор в окно поиска. Нажмите на маленькую стрелку раскрывающегося списка в окне поиска, чтобы просмотреть основные поисковые фильтры. Изучение некоторых ручных параметров может сэкономить ваше время.

Например: чтобы найти документы, которыми вы поделились с кем-то, используйте to:[email protected] .

Справка Google содержит полный список в разделе «Расширенный поиск на Google Диске».

7. Упростите обмен, создав группы контактов

С контактами электронной почты нет необходимости устанавливать разрешения для отдельных документов для членов команды. Вы можете просто создать ярлыки, которые представляют собой набор контактов в определенных группах электронной почты.

Войдите в Google Контакты . На левой боковой панели нажмите Создать ярлык .

Дайте ему описательное имя, основанное на проекте команды. Или что-нибудь еще, что делает их легко запоминающимися. Вы можете назвать ярлыки с разрешениями, чтобы их было легко запомнить. Любой контакт может быть частью нескольких ярлыков.

Например: Project.view или Project.edit

Введите метки в поле настроек общего доступа к файлам или папкам на Google Диске.

8. См. Количество просмотров общего документа

Google ведет историю версий, но нет способа узнать, сколько раз был просмотрен общий документ. Я получил ответ на этот вопрос из старого обсуждения Stack Exchange .

Отправьте ссылку на документ в службу сокращения URL-адресов http://goo.gl и поделитесь только этим URL-адресом. Этот сервис предоставляет информацию о том, сколько раз была нажата ссылка, как можно ближе к моменту, чтобы узнать, сколько раз к документу обращались.

Google отключил поддержку сокращения URL. Вы можете использовать Bitly вместо этого. Это полезно в тех случаях, когда вы можете поделиться документом публично и проверить ответ. Обратите внимание, что публичные документы и файлы отображаются в результатах поиска.

Некоторые идеи для публичного обмена:

  • Загрузить и поделиться электронной книгой.
  • Попробуйте первоначальный ответ на креативный продукт.
  • Выпустите слайд-презентацию для публичного просмотра (например, SlideShare).
  • Найти открытый образовательный контент.

Совет. Вы можете использовать простой поиск по сайту Google для поиска общедоступных документов. Например, ключевое слово site: drive.google.com

9. Поделиться со Slack

Если вы еще не работаете со Slack, пришло время представить его вашей команде. Есть много способов заставить ваши любимые сервисы работать со Slack. Интеграция с Google Drive — одна из самых популярных.

Slack позволяет импортировать файлы Google Drive и делиться ими через Slack. Все импортированные файлы Google Диска также проиндексированы Slack для удобного поиска и справки. Файлы не хранятся в Slack: они остаются в папках Google Drive. Slack действует как канал.

Небольшой пример: вставьте ссылку на документ Google в чате Slack. Slack отображает фрагмент содержимого файла под ссылкой после интеграции. Это полезнее, чем просто делиться слепыми ссылками.

Справочный центр Slack показывает, как подключить Google Drive к Slack двумя простыми способами.

10. Поделитесь Google Docs из Microsoft Office

Диск Google против Microsoft Word может быть ежедневной встречей двух офисных пакетов, но эти два центра наконец-то играют хорошо. Вы можете загружать файлы Word, Excel и PowerPoint в Google Drive и работать с ними в облаке, как и в случае любого другого общего файла Google Drive.

Все обновления сохраняются в файлы в исходном формате. Офисные документы, хранящиеся на диске, также контролируются версиями. Вы можете отслеживать предыдущие версии файла Office или вернуться к более ранней версии.

Если вы хотите использовать определенные инструменты Google Drive, такие как надстройка или переводы, преобразуйте файл Microsoft в документ Google. В противном случае вам не нужно беспокоиться об изменении одного формата на другой.

Обмен файлами на Google Диске прост

Это также стало проще. Существует несколько других настроек Google Диска, которые можно изменить, чтобы сделать рабочий процесс более гибким. Проводите время с совместными функциями Google Диска, поскольку от этого зависит командная работа.

В качестве моста для совместной работы Google Диск должен быть частью настройки удаленной работы в домашнем офисе или где-либо еще в мире.

Изображение предоставлено: головоломка Rido через Shutterstock

Читайте статью полностью: 10 советов по управлению общими файлами на Google Диске

Связанный

В облачном хранилище Google обнаружена новая уязвимость — Российская газета

В сервисе Google Диск, который используется для хранения файлов, обнаружена уязвимость. Ею могут воспользоваться злоумышленники для подмены настоящих документов или изображений их вредоносными версиями. Об этом сообщает портал thehackernews.com со ссылкой на специалиста по безопасности А. Никоси.

Проблема заключается в функции «Управление версиями» (англ. Manage Versions), которая дает пользователям возможность загружать и управлять различными версиями файла, а также менять его расширение.

Функция «Управление версиями» должна предоставлять пользователям сервиса возможность обновить предыдущую версию файла, но, как выяснил специалист, Google Диск позволяет загружать новую версию файла с любым расширением, а не только с тем, которое было у файла изначально. Никоси полагает, что злоумышленник, у которого есть доступ к файлу, может легко подменить его на вредоносный, при этом в режиме предпросмотра он будет казаться безобидным. Специалист по безопасности уже предупредил Google о проблеме, но компания оставила ее без внимания.

«Если говорить о проверке целостности файлов, то обычно специалисты из ИТ-сферы применяют такое понятие, как хеш, — отмечает Евгений Гнедин, руководитель отдела аналитики информационной безопасности Positive Technologies. — Хеш-функция, взятая от определенного входного значения (легитимный файл), не может быть равна хеш-функции, которая взята от другого значения (подмененный файл). Такой подход, к примеру, используют производители устройств и ПО, когда выкладывают на своем сайте официальные версии прошивок для устройств. Рядом с кнопкой загрузки файла они указывают истинное значение хеш-функции от этого файла, и любой пользователь, загрузивший файл, может проверить его целостность».

По словам эксперта, обычные пользователи наверняка не будут использовать такие приемы. Поэтому им рекомендуется использовать надежные антивирусные решения. Организациям рекомендуется применять не только антивирусы для защиты конечных точек (серверов, компьютеров сотрудников), но и системы класса «песочница». «В отличие от антивируса на компьютере, который проверяет файлы по сигнатурам, «песочница» запускает файл в отдельной виртуальной среде и может анализировать поведение файла в динамике. Это позволяет выявлять сложные атаки с использованием новых версий вредоносного ПО, для которого еще не существует сигнатур (а значит, они не могут быть выявлены типовым антивирусом в момент атаки)», — заключает Гнедин.

Необходимо обращать внимание на изменения, внесенные в загружаемый файл с облачного хранилища

Также специалисты рекомендуют обращать внимание на изменения, внесенные в файлы на Google Диске. «В случае неожиданного изменения пользователи могут связаться с другими авторами, чтобы проверить, кем были внесены эти изменения. Если в документе есть какое-то изменение, которое никто не совершал, следует выполнить проверку безопасности своей учетной записи Google. В этой ситуации лучшее, что могут сделать пользователи — использовать на всех своих устройствах антивирус. Он действует как страховочная сетка», — утверждает Романа Линкеова, исследователь вредоносных программ в Avast.

Пользователям Windows необходимо включить показ расширения файлов. «По умолчанию, Windows не показывает расширения файлов, поэтому казавшийся безобидным PDF-документ может оказаться вредоносным исполняемым файлом, как, например, это было в кампаниях RedCurl (хакерская организация, занимавшаяся корпоративным шпионажем в России и США. — Прим. «РГ»). Отображение расширений файлов можно включить в меню Вид Проводника Windows», — отмечает Олег Скулкин, ведущий специалист Лаборатории компьютерной криминалистики Group-IB.

Как бесплатно разместить сайт на Google Disc

Я большой поклонник облачных сервисов.

Если вам интересно, как разместить веб-сайт на Google Диске бесплатно , и сделать это просто ( заняло у меня это все дело около 2 минут!).

Несмотря на то, что благодаря новому Google Диску усложнялось размещение веб-сайтов, я все же нашел довольно простой обходной путь. Он поставляется в форме Google Script, написанного экспертом в этой области, Амитом Агарвалом . Сначала я покажу вам легкий путь при помощи скрипта – затем я объясню, как вы можете сделать это без сценария.

Очень даже интересный вариант для создания сайта на Google Drive.

Как разместить сайт на Google Диске с помощью Google Script

  1. Поместите все файлы вашего сайта в файл .zip (.rar не работает, я пробовал). Я сделал образец веб-сайта в .zip-файле, изменив содержимое Amit, вы можете скачать его здесь,.

  2. Откройте страницу Google Script и загрузите свой ZIP-файл.
    <img src=»https://techblog.sdstudio.top/wp-content/uploads/2020/03/image_1837.png”хост-сайт с Google Drive»» alt=»хост-сайт со скриптом Google Drive» >

  3. Нажмите «Загрузить файл», и вы должны увидеть это:

  1. Наслаждайтесь вашим бесплатным веб-хостингом!

Трудный путь

Если вы опытный пользователь, и хотите разместить сайт на Google Диске из любопытства, вы, вероятно, не удовлетворены тем, что вся работа сделана для вас с помощью скрипта. К сожалению в противном случае, решение имеет больше шагов при установке.

  1. Создайте новую папку на Google Диске

  2. Загрузите содержимое .zip-файла вашего сайта и переместите его в папку.

  3. Щелкните правой кнопкой мыши папку и выберите «Поделиться», затем «Дополнительно» в нижней части всплывающего окна.

  1. Выберите «Общедоступный в Интернете» и сохраните.

  1. После нажатия кнопки «Сохранить» вы получите общедоступную ссылку, но это будет ссылка на папку, в которой хранятся ваши файлы .html, а не на реальном веб-сайте.

  1. Следующее, что нам нужно сделать, это изменить ссылку. Вырежьте строку букв и цифр между id = и & usp и вставьте ее в конце https://googledrive.com/host/

  1. Перейдите к новой ссылке, и вы должны увидеть свою веб-страницу!

Видеоруководство о том, как разместить веб-сайт на Google Диске, см. Ниже:

Бонусный совет:

Если вы не фанат своего огромного и безжалостно забываемого URL, всегда есть gweb.io, сервис для людей, серьезно относящихся к хостингу для Google Drive, который позволяет вам использовать свой собственный URL, неограниченное количество сайтов и бесплатный SSL. Другие варианты использования вашего собственного домена являются непрактичными, хакерскими или непрофессиональными, например, переадресация кадров или использование сокращающего сервиса, такого как GDrives . На данный момент кажется, что gweb.io – лучший вариант, который имеется в сети.

Google Drive – отличный способ размещения простых сайтов, но если вы хотите создать блог для своей компании, вы должны увидеть этот пост .

Источник записи:

10 советов по управлению общими файлами на Google Диске

Совместное использование документов на Google Диске больше не является новым. И это только поправилось, поскольку удаленная работа затрагивает все уголки земного шара. Для нас это хорошая новость, так как простая общая папка Google Drive открывает множество идей для совместной работы в разных доменах.

Вы все еще понимаете это? Эти десять советов помогут вам лучше управлять общими файлами с сегодняшнего дня.

Основы Google Drive Sharing

Вы можете поделиться любым файлом или папкой. Но вы должны обратить внимание на людей, с которыми вы делитесь, и на уровень разрешений общего доступа, которые вы разрешаете на Google Диске.

Двухминутное видео подводит итог процесса.

Как владелец, вы можете предоставить другим пользователям полное право владения файлом или доступ к просмотру и редактированию определенного уровня.

  • Можно редактировать: электронную таблицу для совместной работы, над которой вы работаете со своей командой.
  • Можете прокомментировать: черновик книги вы пишите. Другие могут просматривать и добавлять комментарии к файлу, но не могут его редактировать. Папки не имеют комментариев.
  • Можно просмотреть: приглашение на выходные дни, которое вы только что сделали с презентацией.

Вот диаграмма, которая сравнивает доступ для зрителя, комментатора, редактора или владельца:

Источник: Поддержка Google

1. Как отключить копирование, загрузку и печать общих файлов?

Вы можете запретить загрузку, печать и копирование общих файлов. Расширенная функция управления правами на информацию удаляет эти параметры из меню программы просмотра. Это еще один уровень контроля над вашими документами.

Откройте Google Drive. Выберите общий файл и нажмите значок «Поделиться» в правом верхнем углу.

В диалоговом окне «Поделиться с людьми и группами» добавьте имя соавторов. Установите уровень разрешений ваших соавторов из раскрывающегося списка рядом с полем имени. Google Drive имеет следующие права доступа: Редактор, Просмотр, Комментатор.

Отправка уведомления и личного сообщения не является обязательной. Теперь вы можете отключить загрузку, печать или копирование общего файла. Нажмите значок «Механизм», чтобы отобразить еще два разрешения, которые можно снять, чтобы повысить конфиденциальность вашего документа.

Вернитесь в предыдущее диалоговое окно, щелкнув стрелку, а затем отправьте файл своему сотруднику.

Зрители увидят уведомление об отключенных параметрах экспорта в верхней части меню «Файл» и «Редактировать». Параметры копирования, печати и загрузки также выделены серым цветом для конкретных документов, электронных таблиц и презентаций.

Обратите внимание, что пользователи с правами «редактирования» по-прежнему смогут загружать, распечатывать и копировать ваш файл, даже если этот параметр включен.

2. Поделитесь папкой с пользователями, не входящими в Google

Вашим друзьям и коллегам не нужна учетная запись Google для просмотра папки или документа на Google Диске. Вы можете отправить приглашение на их адрес электронной почты. Или используйте ссылку общего доступа.

Пользователи и соавторы не из аккаунта Google могут просматривать файл только независимо от того, какое у вас разрешение.

Совместное использование через общедоступную ссылку представляет собой угрозу безопасности для конфиденциальных документов, поскольку любой пользователь, имеющий ссылку, может получить доступ к файлу. Поэтому используйте его в общедоступном чате, электронной почте или в социальных сетях, только если документ может просматривать кто угодно.

3. Загрузите общую папку Google Drive

Google Drive позволяет загружать все содержимое общей папки в виде ZIP-архива. Это полезно для сохранения локальных копий общих документов. Структура папок с любыми подпапками сохраняется в архиве.

Перейдите на страницу «Поделиться со мной» на вашем Google Диске. Щелкните правой кнопкой мыши папку и выберите «Загрузить».

Вы также можете использовать значок тройных точек на панели инструментов, чтобы загрузить папку.

Если вы загрузите Google Doc, Sheet или Slide, он будет загружен как документ Office. Все остальные файлы будут загружены в их родном формате.

4. Передача прав собственности на файлы кому-то другому

Есть много причин для передачи права собственности на документы кому-то еще. Может быть, кто-то другой берет на себя проект. Может быть, кто-то уволил тебя. Более того, вы отправляетесь в отпуск и просто хотите передать ответственность за общие документы. Процесс цифровой передачи документов и папок на Google Диске прост.

Откройте Google Drive. Выберите общую папку или файл в документах, листах или слайдах и щелкните значок «Поделиться» в правом верхнем углу. Если предполагаемый владелец не имеет доступа к общему ресурсу, пригласите, введя адрес электронной почты в поле «Поделиться с людьми и группой». Тогда сохраните.

Нажмите раскрывающееся меню рядом с именем человека, которому вы хотите владеть файлом или папкой. Выберите Сделать владельцем.

Ваша роль переходит от владельца к редактору после передачи права собственности. Всплывающее сообщение предупреждает вас, что «новый владелец будет уведомлен и может удалить вас. Вы также можете потерять возможность изменять настройки общего доступа ».

Примечание. Вы не можете передать право собственности на синхронизированный или загруженный файл (например, файл PDF или файл изображения).

5. Как запросить доступ к общим файлам?

Когда вы пытаетесь получить доступ к файлу через общую ссылку, вы можете увидеть сообщение «Вам нужен доступ».

Иногда владельцы делятся ссылкой, прежде чем они установили разрешения. Кроме того, вы можете открыть файл с альтернативным идентификатором Google. Это легко запросить доступ с помощью одного клика.

На рабочем столе:

  • Откройте ссылку на файл.
  • Нажмите Запросить доступ.

На мобильном телефоне:

С помощью приложения Drive for Android или iOS вы можете запросить доступ одним касанием, когда появится сообщение «Невозможно получить доступ к документу». Запрашивая разрешение, вы отправите электронное письмо владельцу приложения. Владельцы файлов сразу получают уведомление на Android и iOS.

Загрузить: Google Drive для Android | IOS (Бесплатно)

6. Поиск сотрудника

Совместное использование документа с 10 участниками легко. Разделите это с 50 звонками для большего планирования. Управление общими файлами также означает отслеживание того, какой соавтор работает над каким документом.

Перейти к просмотру деталей (нажмите значок «I» на панели инструментов). Перейдите на вкладку «Активность», чтобы быстро увидеть, какими файлами вы недавно поделились.

Нажмите «Совместно со мной» на левой боковой панели Google Диска. Вы получите список всех документов, к которым у вас есть общий доступ.

Используйте Google Drive Search и его расширенные фильтры. Преимущества производительности не станут неожиданностью для тех, кто знаком с фильтрами Gmail.

Используйте окно поиска в верхней части Google Drive. Поиск на Google Диске также выполняет поиск в теле документа слов, которые вы хотите найти.

Вы можете искать первые 100 страниц любых текстовых документов или текстовых PDF-файлов, которые вы загрузили. Вы также можете искать текст, найденный на первых 10 страницах любого изображения PDF-файлов. Вместо того, чтобы копаться в папках, используйте эту мощную функцию, чтобы быстро добраться до файла.

Находясь в Google Диске, нажмите косую черту, чтобы поместить курсор прямо в окно поиска. Нажмите на маленькую стрелку раскрывающегося списка в окне поиска, чтобы отобразить основные поисковые фильтры. Изучение нескольких ручных параметров поможет вам сэкономить время.

Например: чтобы найти документы, которыми вы поделились с кем-то, используйте: [email protected]

Справка Google имеет полный список в разделе «Расширенный поиск в Google Drive».

7. Упростите обмен, создав контакт-группы

С контактами электронной почты вам не нужно устанавливать индивидуальные разрешения для документов для членов вашей команды. Вы можете просто создать ярлыки, которые представляют собой набор контактов в определенных группах электронной почты.

Войти в Контакты Google, На левой боковой панели нажмите Создать ярлык.

Дайте ему описательное имя в соответствии с командным проектом. Или что-нибудь еще, что делает их легко запоминающимися. Вы можете называть ярлыки по разрешениям, чтобы их было легко запомнить. Любой контакт может быть частью нескольких ярлыков.

Например: Project.view или Project.edit

Введите метки в поле настроек общего доступа к файлам или папкам на Google Диске.

8. См. Количество просмотров общего документа

Google ведет историю версий, но нет способа узнать, сколько раз был просмотрен общий документ. Я получил ответ на этот вопрос от старого Обмен стека обсуждение.

Отправьте ссылку на документ в службу сокращения URL-адресов http://goo.gl и поделитесь только этим URL-адресом. Этот сервис предоставляет информацию о том, сколько раз была нажата эта ссылка, что примерно настолько близко, насколько вы можете узнать, сколько раз был доступ к вашему документу.

Google отключил поддержку своего собственного сокращающего URL-адреса. Ты можешь использовать Bitly вместо. Это полезно в тех случаях, когда вы можете поделиться документом публично и проверить ответ. Обратите внимание, что общедоступные документы и файлы отображаются в результатах поиска.

Некоторые идеи для публичного обмена:

  • Загрузить и поделиться электронной книгой.
  • Проверьте первоначальный ответ на креативный продукт.
  • Выпустите презентацию Slides для публичного просмотра (например, SlideShare).
  • Найти открытый образовательный контент.

Совет. Вы можете использовать простой поиск по сайту Google для поиска общедоступных документов. Например. ключевое слово site: drive.google.com

9. Поделиться со Slack

Если вы еще не работаете со Slack, пришло время представить его вашей команде. Есть много способов заставить ваши любимые сервисы работать со Slack. Интеграция с Google Drive является одной из самых популярных.

Slack позволяет импортировать файлы Google Drive и делиться ими через Slack. Все импортированные файлы Google Диска также проиндексированы Slack для удобного поиска и справки. Файлы не хранятся в Slack – они остаются в ваших папках Google Drive. Slack действует как канал.

Небольшой пример: вставьте ссылку на документ Google в чате Slack. Slack отображает фрагмент содержимого файла под ссылкой после его интеграции. Это более полезно, чем просто делиться слепыми ссылками.

Slack Справочный центр показывает, как вы можете подключить Google Drive к Slack двумя простыми способами.

10. Поделитесь Google Docs из Microsoft Office

Диск Google против Microsoft Word
          
            
            
           может быть ежедневный бой из двух офисных апартаментов, но две электростанции наконец-то играют хорошо. Вы можете загружать файлы Word, Excel и PowerPoint в Google Drive и работать с ними в облаке, как в любом другом общедоступном файле Google Drive.

Все обновления сохраняются в файлы в исходном формате. Офисные документы, хранящиеся на диске, также контролируются версиями. Вы можете отслеживать предыдущие версии файла Office или вернуться к более старой версии.

Если вы хотите использовать определенные инструменты Google Drive, такие как надстройка или переводы, просто преобразуйте файл Microsoft в документ Google. В противном случае вам не придется менять один формат на другой.

Совместное использование файлов на Google Диске – это просто

Это также стало проще. Есть еще несколько настроек Google Диска, которые вы можете изменить, чтобы сделать рабочий процесс более плавным. Потратьте некоторое время на совместные функции Google Диска, поскольку от этого зависит гармония командной работы.

В качестве моста для совместной работы Google Диск должен быть частью вашей настройки удаленной работы в домашнем офисе
          
            
            
           или где-нибудь еще в мире.

Поделиться ссылкой:

9 фишек Google Drive. Как навести порядок в документах на любом устройстве

Google Диск позволит освободить лишнее место и избавиться от беспорядка на ноутбуке или смартфоне. Расскажем о 9 фишках этого сервиса, которые сильно упростят вам жизнь.

Убирайте фотографии из папки Недавние

В Google Диск не слишком удобно искать документы месячной давности в папке «Недавнее», которая часто забита фотографиями и выглядит далеко не «недавней».

Чтобы отфильтровать картинки, в строке поиска наберите -jpg и нажмите Enter. Фотографии исчезнут из выдачи и поиск документов станет проще. Эта хитрость работает в браузере и в мобильном приложении Google Drive.

Включите Быстрый доступ

Новая функция Быстрый доступ добавляет ленту с недавно измененными файлами в верхней части окна «Мой диск». Включить Быстрый доступ можно в настройках:

Настройки — Общие — Рекомендации и подсказки — Показывать ссылки на похожие и связанные файлы

Поставьте галочку и обновите страницу.

Фильтруйте результаты поиска

В правой части строки поиска есть стрелка вниз. Нажав на нее, вы откроете параметры поиска.

Фильтры полезны, если за несколько лет использования Google Диска у вас накопилась солидная библиотека файлов.

Можно фильтровать выдачу по типу файла, дате изменения и владельцу.

Документы в совместном доступе также можно фильтровать по соавторам.

Вместо вложений отправляйте ссылки на файлы

В Gmail можно прикреплять ссылки на Google Диск. В нижней части окна «Новое сообщение» прячется иконка Google Drive. С ее помощью можно обмениваться файлами размером больше дефолтных 25 Мб.

Быстро очищайте форматирование

Многие оказывались в ситуации, когда присланный текст проще удалить и написать заново, нежели правильно отформатировать.

В Google Диск предусмотрена удобная опция очистки форматирования в документе — сочетание клавиш Ctrl + \ или Command + \ для Mac.

Бэкапьте гаджеты одним тапом

Вы можете сделать резервную копию данных с телефона на Google Диск одним тапом. Установите приложение и найдите меню Настройки — Резервное копирование.

Выберите, что вы хотите скопировать — контакты, календарь событий, фото и видео. Нажмите «Начать резервное копирование». Процесс может занять достаточно много времени, поэтому имеет смысл поставить устройство на зарядку и оставить на ночь.

Синхронизируйте с ПК и Mac

Приложение «Автозагрузка и синхронизация» создает резервные копии содержимого Mac, ПК или только выбранных папок.

Установить приложение можно прямо в интерфейсе браузера: Настройки — Установить Диск на компьютер. Затем откройте меню Настройки — Настройки синхронизации.

Настройте офлайн-доступ

С файлами Google Диск можно работать офлайн. Изменения синхронизируются, когда появится подключение к интернету. Включить офлайн-доступ можно так:

Настройки — Общие — Офлайн-доступ

Оставляйте примечания в документах Microsoft Office

Теперь комментарии Google Doc полностью совместимы с документами Word, Excel и PowerPoint. Заметки на полях документов, созданных в среде MS Office, будут видны на Google Drive и наоборот. Примечания в Word:

Рецензирование — Создать примечание — Показать примечания


Как создать ссылку для скачивания файла в файлообменнике Гугл Диск

Google разрешает своим пользователям делится данными со своего облака с другими пользователями. Кроме того, получить доступ к файлу может любой, если ему стала доступна прямая ссылка на загрузку файлов. Рассмотрим через Гугл Диск, как дать ссылку на скачивание.

Создаем ссылку на скачивание файла в Гугл Диск

Создать ссылку на прямую загрузку файла с облака можно на ПК или устройстве под управлением Android.

На компьютере

Как сделать ссылку на Google Диск:

  1. Сперва залейте нужный файл в облако. Для этого откройте в веб-интерфейсе облачное хранилище, кликните «Мой диск» и выберите «Создать»-«Загрузить файлы».
  2. Через окно подтяните требуемый файл и кликайте «Открыть».
  3. Когда он загрузится на облако, нажмите ПКМ по файлу и выберите «Копировать ссылку общего доступа».
  4. При этом доступ по ссылке будет включен, а сама ссылка скопируется в буфер обмена.
  5. После этого все, кто имеет доступ к этой ссылке, могут ее открыть через браузер или аналогичные, сопутствующие программы.
  6. Чтобы создать прямую в Гугл Диск ссылку для скачивания, вставьте ссылку в поисковую строку.
  7. Скопируйте из нее идентификатор файла (после id).
  8. Соедините кусок урл https://drive.google.com/uc?export=download&id= с идентификатором. Должно получиться что-то такое: https://drive.google.com/uc?export=download&id=0B_EuK4-j78vdоjwwMTY3SF94WUk
  9. Перейдя по этой ссылке, начнется моментальная загрузка файла на компьютер.

Читайте также: Как пользоваться Гугл Диском

На телефон

Здесь рассмотрим по инструкции, что делать для создания прямого урла на смартфоне:

  1. Установите приложение Google Диск на смартфон и войдите в него.
  2. Выберите загруженный на диске файл и кликните на три точки рядом с ним. Выберите «Доступ по ссылке отключен», для активации и копирования ссылки в буфер обмена телефона.
  3. Зайдите в любой текстовый редактор, например «Заметки».
  4. Вставьте содержимое буфера обмена.
  5. Скопируйте этот код ссылки рядом https://drive.google.com/uc?export=download&id=. Дополните скопированную ссылку идентификатором(набор символов после /d/).
  6. Скопируйте ее и вставьте в адресную строку браузера.
  7. Начнется моментальная загрузка файла.

Получить ссылку на файл просто. Точно так же можно выудить идентификатор и для папки.

Полезно: Как скачать файл с Google Disc на компьютер и телефон

Как сделать ссылку на Гугл Документ

Ссылка на загрузку любого документа делается по аналогии с вышеописанными способами для файлов. Файлообменник Google Disk разрешает попросту копировать любую URL из адресной строки браузера на документ, а затем делится этим урлом со всеми желающими.

Главное, чтобы опция «Доступ по ссылке» или «Поделиться» была активирована.

Заключение

Любой человек может воспользоваться сервисом Google Диск бесплатно. В хранилище можно залить файлы, делится ими с другими и через подмену кода URL создавать урл на прямую загрузку файла, документа или папки.

Автор статьи

Артур Филатов

Техник по компьютерным системам, специалист среднего звена. С 2017 года основатель данного блога, в 2018 году окончил обучение.

Написано статей

221

Google Диск: полезные функции сервиса хранения файлов

Если вы считаете Google Диск простым сервисом хранения файлов, вы упускаете некоторые мощные возможности. Редакция MC.today вместе с Бюро переводов «Профпереклад» предлагает перевод материала о том, как сервис может облегчить вам жизнь.

Перевод от

Google Диск содержит всевозможные полезные инструменты для сбора информации, работы с данными, организации виртуальных товаров и внешнего обмена информацией. Вот 14 способов, как Google Диск может улучшить вашу жизнь и обеспечить более продуктивную и легкую неделю.

СКОРОСТЬ СОХРАНЕНИЯ ДАННЫХ

  1. Сканируйте документы и квитанции прямо на Google Диск с помощью приложения для устройства Android. Просто откройте приложение, нажмите на «плюс» в правом нижнем углу и выберите «Сканировать» – или упростите процесс: нажмите и удерживайте значок приложения и сразу же выберите опцию «Сканировать». Вы также можете перетащить эту опцию на главный экран или использовать виджет «Диск» для доступа по требованию одним нажатием.

Google Диск сохранит ваше изображение в формате PDF, а затем сделает его текст доступным для поиска в будущем.

  1. Сохраняйте любую веб-страницу, изображение, файл или снимок экрана непосредственно из браузера на Google Диск, используя официальное расширение для Google Chrome Save to Google Drive. Установив расширение, вы можете щелкнуть правой кнопкой мыши (или удерживать нажатой клавишу Ctrl на Mac) по любой гиперссылке, чтобы сохранить ее в хранилище диска, или щелкнуть значок в верхнем правом углу браузера, чтобы зафиксировать и сохранить скриншот вашего текущего изображения.

ДРУГОЙ УРОВЕНЬ УПРАВЛЕНИЯ ФАЙЛАМИ

  1. Получили файл PDF, который нужно отредактировать как обычный документ? Без проблем: щелкните правой кнопкой мыши (или щелкните, удерживая нажатой клавишу Ctrl) имя файла на веб-сайте Google Диска, а затем наведите курсор на параметр «Открыть с помощью». В появившемся списке выберите «Документы Google», и через несколько секунд Google Диск преобразует ваш PDF-файл в обычный текст и откроет его для вас в виде нового документа Google.
  2. Если вам нужна разметка, выделение, аннотирование или подпись фактического файла PDF, добавьте в вашу учетную запись Google приложение DocHub app. Это позволит вам открывать PDF-файлы непосредственно с Google Диска, используя ту же опцию «Открыть с помощью», а затем для редактирования PDF-файла на ваше усмотрение используйте полноэкранный редактор по типу Google Docs. По окончанию редактирования вы можете сохранить файл обратно на Google Диск или загрузить его на свой компьютер.

Приложение DocHub позволяет комментировать, выделять и размечать PDF-файлы с Google Диска.

DocHub – это бесплатное приложение для базового использования с опцией ежемесячного обновления за $5 для неограниченного редактирования и других дополнительных опций.

  1. Возможно, вы захотите сохранить документ PDF в формате JPG, или сохранить аудиофайл WAV в формате MP3, или сохранить изображение TIF в формате BMP, в принципе возможен практически любой вид преобразования файлов. С приложением CloudConvert, подключенным к вашей учетной записи Google, любой такой процесс будет требовать всего пару нажатий в том же меню «Открыть с помощью» Google Диска. Этот сервис позволяет бесплатно преобразовывать файлы до 25 минут в день максимальным размером 1 Гб. Если же вам нужно больше времени, есть опция покупки одноразового кредитного пакета или подписаться на рассылку.
  2. Google Диск позволяет редактировать файлы Microsoft Office без специализированного программного обеспечения или особого их преобразования. Просто перетащите документ, электронную таблицу или презентацию на веб-сайт Google Диска, щелкните имя файла в правом нижнем углу экрана после завершения загрузки, и все: в течение нескольких секунд файл откроется в редакторе, работающем с файлами Microsoft Office.
  3. Предпочитаете выполнять свою работу в приложении Google Документы, даже если получили файл Microsoft Office? И здесь все возможно: просто щелкните значок в виде шестеренки в правом верхнем углу накопителя, выберите «Настройки» и установите флажок «Преобразовать загруженные файлы в формат редактора Google Документов». В следующий раз когда вы поместите файл Word, Excel или PowerPoint на Google Диск, сервис пропустит интерфейс режима совместимости и вместо этого преобразует файл Microsoft Office прямо в формат Google Документов и откроет его.
  4. Обеспечьте дополнительную защиту наиболее важных данных, установив настройки на Google Диске загружать файлы с шифрованием с запросом пароля для последующего доступа. Секрет кроется в бесплатном дополнении Безопасность шифрования данных на Google Диске: просто установите приложение, выполните шаги для его авторизации, а затем, когда вы будете готовы загрузить что-то новое, нажмите большую кнопку «Новый» в верхнем углу Google Диска, в правом углу наведите курсор на «Дополнительные настройки» и в появившемся меню выберите «Безопасность шифрования данных».

Защитите свои наиболее важные файлы с помощью дополнительного уровня шифрования прямо на Google Диске.

Вы можете прочитать больше о том, как именно работает приложение и какие методы безопасности в часто задаваемых вопросах разработчика.

УСОВЕРШЕНСТВОВАННАЯ СТРУКТУРА

  1. Приложение Google Документы позволяет работать с разными версиями документа, на случай если вам нужно открыть или восстановить свой файл с более ранней точки. Вы можете следовать той же модели действий и поддерживать несколько версий любого файла на Google Диске – файла PDF, изображения, архива, аудиофайла, для удобства и последующего восстановления дайте ему определенное название.

Для начала щелкните правой кнопкой мыши (или используйте клавишу Ctrl) на файле на Google Диске и выберите опцию «Управление версиями». Нажмите кнопку «Загрузить новую версию» и загрузите новую версию файла, а затем повторите этот процесс по мере необходимости. Приложение Google Диск откроет только один файл в своем основном интерфейсе, но когда вы щелкнете правой кнопкой мыши (или нажмете клавишу Ctrl) и выберете «Управление версиями», вы сможете увидеть и загрузить все созданные вами версии

Просто обратите внимание, что по умолчанию сохраняются только 100 более новых версий, а более старые версии удаляются через 30 дней. Вы можете указать, чтобы Google Диск всегда открывал файл в определенной версии, щелкнув трехточечный значок меню рядом с именем файла и выбрав в появившемся меню «Сохранить навсегда».

  1. Приложение Google Диск может использовать цветовую кодировку ваших папок, чтобы сразу можно было легко идентифицировать различные области вашего хранилища данных. Щелкните правой кнопкой мыши (или щелкните, удерживая клавишу Ctrl) в любой папке и найдите параметр «Изменить цвет».
  2. Не забывайте, что в дополнение к возможности поиска текста в PDF-файлах Google Диск может находить изображения в вашем хранилище данных с помощью поиска по ключевым словам. Просто введите ключевые слова в поле поиска в верхней части сайта — «закат», «компьютер» и даже определенный цвет, например, «синий», — а затем нажмите стрелку вниз в поле поиска и установите «Тип» в поле «Фотографии и изображения». Google Диск покажет вам каждое изображение, которое соответствует введенному вами описанию.

Google Диск может находить по ключевым словам как изображения, так и фотографии.

  1. Не хватает места в хранилище? Позвольте приложению Google Диск идентифицировать ваши самые большие файлы, чтобы вы могли видеть объемы свободного места в вашем хранилище и провести его оптимизацию. Найдите слово «Хранилище» в левой части экрана и щелкните область под ним, где отображается текущий объем свободного места в хранилище. Убедитесь, что стрелка рядом с «Объем использования хранилища» указывает вниз на экран, который появляется в следующий раз — и если это не так, щелкните по нему один раз, чтобы изменить его направление. Все ваши файлы на Google Диске будут отображаться в порядке их размера, начиная с самого большого и дальше по уменьшению.

ПРОДВИНУТЫЙ ОБЩИЙ ДОСТУП

  1. Если у вас есть платная учетная запись G Suite, вы можете дать доступ к вашему файлу, который хранится в вашем хранилище на жестком диске, для любого пользователя только на ограниченный период времени. Щелкните правой кнопкой мыши (или щелкните, удерживая клавишу Ctrl) на файле и выберите «Поделиться», затем введите имя или адрес электронной почты человека, которому вы хотите дать доступ, и нажмите кнопку «Отправить». После этого вернитесь в то же меню общего доступа и нажмите опцию «Дополнительно». Вы видите значок таймера рядом с именем человека, которому вы предоставляете доступ к файлу? Нажмите на него, и вы сможете установить дату истечения срока их доступа. Как только вы закончите, не забудьте нажать кнопку «Сохранить изменения».
  2. Как это смешно ни звучит, иногда факс все еще необходим в нашем цифровом мире. Зачем пользоваться старым неуклюжим факсимильным аппаратом, когда вы можете отправлять факсы прямо с Google Диска? Стороннее дополнение под названием HelloFax идем вам на помощь и готово сделать всю грязную работу за вас.

Чтобы начать, нажмите большую кнопку «Создать» в левом верхнем углу диска, выберите «Еще», а затем «Подключить больше приложений». Найдите HelloFax в появившемся окне, затем нажмите зеленую кнопку «Подключиться» и выполните действия по авторизации сервиса.

Теперь когда вам нужно будет отправить факс, просто щелкните правой кнопкой мыши на любом документе, PDF-файле или другом файле с поддержкой отправки факсов c Google Диска, выберите «Открыть с помощью», а затем в появившемся меню выберите HelloFax. Приложение предложит вам разрешить доступ к нему при первом использовании, после чего вы можете выбрать «Отправить факсом документ» и заполнить соответствующую информацию для начала работы с факсом.

Если вам нужно отправлять более пяти факсов в месяц, вам придется либо платить за страницу, либо подписаться на ежемесячный тарифный план, который также позволит вам получать факсы, отправлять их на определенный номер и получать PDF-файлы.

Всего-навсего не хватает крика счастья, и, я думаю, мы все согласимся, что это прекрасно.

Перевод от

Создать общий диск Google

Кто угодно может создать общий диск Google, а затем добавить участников и установить разрешения. Вы можете назначить группу Google участником общего диска. Используя интеграцию рабочих групп, вы можете создать группу Google из существующих Стэнфордских рабочих групп. Ниже вы найдете инструкции по созданию и управлению группами Google и общими дисками.

Создать группу Google

Одним из преимуществ общих дисков Google является то, что группа владеет всеми документами на общих дисках, поэтому даже если один из участников уйдет, все документы останутся. Вы можете использовать интеграцию рабочих групп для создания группы Google из текущих рабочих групп. Как только разрешения предоставлены вашей группе Google, доступ к общим дискам автоматически настраивается при добавлении или удалении участников из вашей Stanford Workgroup, что позволяет полностью управлять доступом из Workgroup Manager.

Для этого следуйте инструкциям на странице «Группы Google для рабочих групп», чтобы создать группу Google, которую вы затем будете использовать в качестве владельца общих дисков.

  • Подождите до 24 часов, пока связанная группа Google появится на сайте управления группами Google.
  • Все администраторы Рабочей группы становятся владельцами новой Группы Google. Все члены Рабочей группы становятся членами Группы Google.
  • Вы можете использовать Workgroup Manager только для поддержания членства для пользователей Стэнфорда.Вы можете добавлять пользователей, не являющихся участниками Стэнфордского университета, прямо на общие диски в Google Apps.
  • Когда вы создаете общие диски, вы можете называть их как хотите, а затем в списке участников назначить имя группы Google, созданное инструментом интеграции рабочих групп, и дать ей разрешение на полный доступ. Название группы Google будет иметь формат [email protected]
    • Разрешение на полный доступ позволяет участникам полный доступ к загрузке, редактированию и удалению файлов, а также приглашать других участников к общим дискам.
    • Если вы хотите, чтобы некоторые члены группы «Общие диски» имели доступ только для редактирования, комментирования или просмотра, создайте отдельные рабочие группы, а затем добавьте эти группы в качестве членов с соответствующими разрешениями.

Создать общий диск

Google тщательно документирует, как создавать общие диски и управлять ими. Ниже приведены ссылки, которые могут быть вам полезны.

Последнее изменение 5 июля 2020 г.

Как использовать Google Диск для совместной работы

Многие люди думают о Google Диске как об облачном хранилище и сервисе синхронизации, и это так, но он также включает в себя набор офисных онлайн-приложений, сравнимых с Microsoft Office.Google Docs (текстовый процессор), Google Sheets (приложение для работы с электронными таблицами) и Google Slides (приложение для презентаций) могут импортировать, экспортировать или редактировать файлы Microsoft Office в исходном виде, и вы можете использовать их для совместной работы с коллегами над документом или электронной таблицей. или презентация в реальном времени, если хотите.

С учетной записью Google люди могут бесплатно пользоваться документами, таблицами и слайдами и до 15 ГБ бесплатного хранилища на Google Диске. Те, кому нужно больше места для хранения, могут перейти на тарифный план Google One по цене от 2 долларов в месяц.

Компании могут выбрать Drive Enterprise, который также включает в себя документы, таблицы и слайды, а также удобные для бизнеса функции, включая общие диски, безопасность корпоративного уровня и интеграцию со сторонними инструментами, такими как Slack и Salesforce. Стоимость Drive Enterprise составляет 8 долларов США за активного пользователя в месяц плюс 0,04 доллара США за использованный ГБ.

Наконец, Google Диск, Документы, Таблицы и Презентации являются частью офисного пакета G Suite компании, наряду с множеством других средств связи, включая Gmail, Календарь Google, Hangouts Meet и Hangouts Chat, а также инструменты безопасности и администрирования.Тарифные планы G Suite варьируются от 6 долларов за пользователя в месяц для базового плана с 30 ГБ хранилища до 25 долларов за пользователя в месяц для корпоративного плана с неограниченным хранилищем и расширенными инструментами администрирования, безопасности и электронного обнаружения.

Версии Drive, Docs, Sheets и Slides для G Suite и Drive Enterprise в основном идентичны своим бесплатным аналогам, но с некоторыми дополнительными функциями для бизнес-среды. Какую бы версию вы ни использовали, вот что нужно знать, чтобы эффективно использовать Диск и связанные с ним приложения для совместной работы.

Большая часть этой статьи посвящена совместному использованию и совместной работе через Мой диск, диск, управляемый отдельными пользователями, независимо от того, используют ли они Google Диск через личную учетную запись Google, учетную запись G Suite или учетную запись Drive Enterprise. Раздел в конце посвящен общим дискам, общим дискам, которые доступны только в аккаунтах Drive Enterprise и G Suite Business, Enterprise и Education.

Опции общего доступа и доступа

Google Диск дает вам точный контроль над тем, кто может просматривать ваши файлы и что они могут с ними делать.

Общедоступный или частный обмен

Есть два способа поделиться документом, таблицей или презентацией Google Диска с другими людьми. (Для простоты мы теперь будем просто говорить «документ», но те же действия применимы к таблицам и презентациям.)

Для всех: Кто угодно может получить доступ к вашему документу, щелкнув ссылку на него. Вход в систему не требуется. Вы можете раздать эту ссылку кому угодно или опубликовать ссылку на веб-сайте или на доске объявлений.

Лично: Вы вводите адрес электронной почты для каждого соавтора.Google Диск отправит каждому человеку ссылку по электронной почте. Только люди, получившие электронное письмо, могут щелкнуть ссылку, чтобы получить доступ к вашему документу.

Чтобы редактировать или комментировать личный документ, у ваших соавторов должен быть Google ….

Войдите или станьте участником программы предварительной оценки, чтобы прочитать статью объемом 4 233 слова полностью.

Как создавать папки и перемещать файлы на Google Диске

Независимо от того, хранятся ли они локально или в облаке, организация файлов является важной частью продуктивной работы.Это руководство покажет вам, как поддерживать файлы на Google Диске в лучшем виде.

Изображение: Getty Images

Поскольку работа на дому стала новой нормой, по крайней мере, на данный момент, очень важно знать, как сотрудничать, находясь вне офиса. Такие платформы, как G Suite, облачная офисная платформа Google, упрощают работу с другими сторонниками социальной изоляции: просто загрузите важные файлы и поделитесь ими.

Это не означает, что вы можете просто выгружать всю свою работу в одну папку Google Диска; это приведет к ошибкам, потерянным файлам и путанице.

Если вы собираетесь продуктивно использовать Google Диск для хранения рабочих документов, также важно организовать их, используя эти советы.

SEE: Лучшие облачные провайдеры в 2020 году: AWS, Microsoft Azure и Google Cloud, гибридные, SaaS-плееры (TechRepublic Premium)

Как создать новую папку на Google Диске

Чтобы создать новую папку на Google Диске, достаточно пары щелчков мышью.Открыв Google Диск в веб-браузере, найдите в верхнем левом углу экрана кнопку с надписью New (, рис. A, ).

Рисунок A

Кнопка «Создать» расположена в верхнем левом углу.

Когда вы нажмете «Создать», первое, что вы увидите, это Папка (, рис. B, ).

Рисунок B

При нажатии кнопки «Новый» открывается раскрывающееся меню параметров.

Щелкните «Папка», откроется диалоговое окно, в котором вам будет предложено указать имя папки (, рис. C, ).

Рисунок C

Введите имя новой папки в диалоговом окне «Новая папка».

После того, как папка будет создана, она появится на Google Диске в том каталоге, в котором вы находились, когда создавали ее ( Рисунок D ).

Рисунок D

Новая папка теперь появится на вашем Google Диске.

Как переместить файлы из одной папки Google Диска в другую

Самый простой способ переместить файлы в другую папку Google Диска — это перетащить их, как показано на рис. E .Однако это не всегда так просто: перетаскивание из одной папки Google Диска в другую возможно только в том случае, если файл и целевая папка одновременно отображаются на экране (т. Е. Можно переместить файл во вложенную папку внутри его текущий каталог, но не полностью в другой каталог).

Рисунок E

Перетаскивание файла — это один из вариантов его перемещения в другую папку.

Чтобы переместить файл в место, где его нельзя перетащить, щелкните файл правой кнопкой мыши и выберите параметр «Переместить в» ( Рисунок F ).

Рисунок F

Щелкните файл правой кнопкой мыши, чтобы получить параметр «Переместить в».

Появится окно, в котором вы можете перейти к месту, в которое вы хотите переместить папку. Вы также можете создать новую папку в том месте, которое вы просматривали, щелкнув значок папки со знаком плюса (+) в нижней части раскрывающегося меню, как показано на Рисунок G .

Рисунок G

Щелкните значок папки со знаком плюса (+) на нем, чтобы создать новую папку, в которую следует поместить файл.

Найдя нужное место, нажмите «Переместить сюда», и файл будет перемещен. Это можно сделать с целыми папками и несколькими файлами / папками одновременно, выбрав более одного элемента перед первым щелчком правой кнопкой мыши, чтобы найти параметр «Переместить в».

Еженедельный бюллетень Google

Узнайте, как получить максимальную отдачу от Google Docs, Google Cloud Platform, Google Apps, Chrome OS и всех других продуктов Google, используемых в бизнес-средах.Доставлено по пятницам

Зарегистрироваться Сегодня

См. Также

Советы по совместному использованию файлов и папок с помощью Google Drive

Возможность обмениваться документами и работать вместе — одна из самых полезных вещей в Google Диске! Вот несколько советов, как начать.

Этот контент заимствован из полной справки Google по совместному использованию и началу работы с общими дисками

Поделиться одним предметом с определенными людьми

Используйте этот метод, если вы знаете адреса электронной почты (в графстве Хэмпшир или другой адрес) всех, с кем вы делитесь.

  1. Откройте файл в Google Документах, Таблицах или Презентациях.

  2. В правом верхнем углу нажмите Поделиться.

  3. В разделе «Люди» в поле «Поделиться с другими» введите адрес электронной почты (в графстве Хэмпшир или другой) человека или группы Google, с которой вы хотите поделиться.Совет. Найдите контакты в графстве Хэмпшир, введя имя в поле.

  4. Чтобы выбрать, может ли пользователь просматривать, комментировать или редактировать файл, щелкните стрелку вниз рядом с текстовым полем.

  5. Щелкните Готово. Люди, с которыми вы поделились файлом, получат электронное письмо с уведомлением о том, что вы поделились файлом.


Поделиться одним элементом с помощью ссылки

Используйте этот метод, если вы не знаете адреса электронной почты каждого, не уверены, есть ли у всех учетная запись Google, или просто хотите, чтобы документ стал более доступным.Вы можете сделать ссылку доступной только для сообщества Хэмпшира или для всего мира.

  1. Откройте файл в Google Документах, Таблицах или Презентациях.

  2. В правом верхнем углу нажмите Поделиться.

  3. Щелкните «Получить ссылку для общего доступа» в правом верхнем углу поля «Поделиться с другими».

  4. Чтобы выбрать, может ли пользователь просматривать, комментировать или редактировать файл, щелкните стрелку вниз рядом с «Все, у кого есть ссылка». .

  5. Обратите внимание, что по умолчанию ссылка будет доступна только для учетных записей Hampshire College! Чтобы расширить доступ за пределы Хэмпшира, щелкните стрелку вниз рядом с надписью «Кто угодно в Хэмпширском колледже…» и выберите «Еще» для получения дополнительных параметров.

  6. Ссылка на файл будет скопирована в буфер обмена. Вставьте ссылку в электронное письмо или в другое место, где вы хотите ею поделиться.


Общий доступ к папке

Если вы планируете сотрудничать с группой людей на постоянной основе, например, в рамках отдела или класса, мы настоятельно рекомендуем создать общую папку или общий диск (см. Ниже).Тогда каждый элемент, помещенный в эту папку, будет автоматически доступен группе.

Создать папку

  1. Перейти на drive.hampshire.edu

  2. Слева нажмите «Создать»> «Папка».

  3. Введите имя папки.

  4. Щелкните «Создать».

Затем откройте общий доступ к папке:

  1. Выберите имя папки на Google Диске. Вверху нажмите Поделиться.Совет: Вы также можете щелкнуть папку правой кнопкой мыши и выбрать «Поделиться».

  2. В разделе «Люди» в поле «Поделиться с другими» введите адрес электронной почты человека или группы Google, с которой вы хотите поделиться. Совет. Найдите контакты, введя имя в поле.

  3. Убедитесь, что у них установлен уровень доступа «Может редактировать».


Общие диски

Общие диски — это общие пространства, где команды могут легко хранить, искать и получать доступ к своим файлам где угодно и с любого устройства.В отличие от файлов в разделе «Мой диск» файлы на общем диске принадлежат группе, а не отдельному лицу. Даже если участники уходят, файлы остаются там, где они есть, поэтому ваша команда может продолжать делиться информацией и выполнять свою работу.

Не уверены, использовать ли «Мой диск» или общий диск?

Задайте себе следующие вопросы:

  • Являются ли файлы интересными для большинства или всех членов конкретной проектной группы?
  • Есть ли у файлов единая тема?

Если вы ответили «да» на оба вопроса, создание нового общего диска — хорошая идея.Если файлы предназначены для разных проектов, создайте несколько общих дисков. Чтобы сравнить Мой диск и общие диски, см. Различия между Моим диском и общими дисками.

Просмотр Что можно делать с общими дисками? для начала


Смена владельца файла или папки

Вы можете назначить кого-то еще «владельцем» файла или папки. Владелец имеет полный контроль над доступом, видимостью и может удалить файл.

Как сменить собственника

Вы можете изменить владельца файла или папки на Диске.

  1. Перейдите на Диск или на главный экран Документов, Таблиц или Презентаций.

  2. Откройте ящик обмена:

    • На Диске: выберите файл или папку и щелкните значок общего доступа вверху.

    • На главном экране Документов, Таблиц или Презентаций: откройте файл и нажмите Поделиться в правом верхнем углу файла.

  3. Если новый владелец уже имеет права на редактирование, перейдите к шагу 4.В противном случае выполните следующие действия:

  4. Щелкните «Дополнительно» в правом нижнем углу окна общего доступа.

  5. Щелкните раскрывающееся меню рядом с именем человека, которому вы хотите владеть файлом или папкой.

  6. Выберите Владелец.

  7. Щелкните Готово.

Передача права собственности на учетную запись Google вне графства Хэмпшир или обратно

У некоторых из нас могут быть документы, относящиеся к Хэмпширу, «принадлежащие» личной учетной записи Google.Лучше всего передать эти предметы в вашу учетную запись в графстве Хэмпшир. Вы можете передавать право собственности между учетными записями Хэмпширского колледжа, но не можете передавать право собственности на учетную запись, не принадлежащую Хэмпширу, или наоборот! К сожалению, на данный момент единственный обходной путь — загрузить все файлы из вашей личной учетной записи на свой компьютер, а затем повторно загрузить их, войдя в свою учетную запись в графстве Хэмпшир.

Если вы думаете о передаче файлов, обратите внимание на сервис Google Takeout; он предоставляет возможности для загрузки архива всех ваших данных, включая файлы на Диске.

11 советов, как упростить использование Google Диска

Интересный факт: Google Диск был запущен всего шесть лет назад — и все же вы, вероятно, не помните, какой была ваша жизнь без него.

Вы не одиноки — служба хранения файлов имеет более 800 миллионов активных пользователей каждый месяц и более трех миллиардов файлов загружается каждый день. И, как вы знаете, это невероятно полезный ресурс, позволяющий оставаться организованным.

Даже если у вас всего несколько десятков документов, эти советы помогут вам управлять ими лучше и быстрее.

1. Поиск файлов во флэш-памяти с помощью поиска

Вместо того, чтобы пролистывать все ваших файлов на Google Диске, вы можете искать именно то, что вам нужно, с помощью параметров в строке поиска. Больше не нужно опаздывать на собрания, потому что вы забыли, куда подали презентацию.

2. Сделайте публичный доступ к вашей работе простым

Хотите поделиться своим документом, презентацией или таблицей со всем миром? Просто нажмите файл> опубликовать в Интернете, и вы получите общедоступную ссылку, которой сможете поделиться с кем угодно.

Бонус: ваш документ автоматически обновляется онлайн, когда вы вносите в него изменения на Google Диске.

3. Следите за изменениями в папке «Входящие»

Самое лучшее в Google Диске — это то, что он позволяет вам делать комментарии, предложения и помечать адреса электронной почты в файлах, которыми вы делитесь со своей командой. И, выбрав получение уведомлений об этих обновлениях по электронной почте, вы можете быть в курсе всех изменений, внесенных в ваши документы, без необходимости открывать приложение.

4. Сохранение материалов прямо из Интернета

Расширение Chrome «Сохранить на Google Диске», как и подсказки по имени, позволяет сохранять документы, изображения, аудио, видео и многое другое прямо с веб-страницы в папку Google Диска на вашем компьютере. выбор. Очень удобно для создания сложных полностраничных снимков экрана!

5. Вытяните текст из изображений

Не тратьте время на повторный ввод текста из PDF-файлов или изображений, которые вы хотите скопировать. На Google Диске их можно открывать в Документах Google с автоматическим оптическим распознаванием символов.Это означает, что через несколько секунд вы получите документ, содержащий как исходный файл, так и текст из него, готовые к форматированию и использованию там, где вам это нужно.

6. Преобразование документов Microsoft в Google для облегчения доступа

Расширение Office Editing for Docs, Sheets, and Slides для Chrome помогает, когда кто-то отправляет вам документ Word или электронную таблицу Excel. С помощью нескольких щелчков мышью Диск Google преобразует файл в формат Google, поэтому вам не нужно покупать еще другую программу для вашего компьютера.

7. Сократите длинные ссылки

Уберите эти длинные (и не очень красивые) URL-адреса документов Google с помощью надстройки URL Shortener.

8. Общайтесь со своей командой во время работы над документом

Если вы работаете с кем-то в одном и том же документе Google Диска, вы можете общаться прямо здесь в режиме реального времени, чтобы задавать вопросы, обмениваться идеями или обсуждать свои мысли. И, если вам нужно переключиться на другой инструмент на несколько минут, вы получите уведомления о новых сообщениях чата прямо во вкладке браузера.

9. Резервное копирование и синхронизация файлов с любым устройством

Инструмент резервного копирования и синхронизации Google позволяет автоматически загружать и сохранять файлы (и, конечно, любые изменения, которые вы в них вносите) с вашего компьютера, чтобы вы могли получить к ним доступ с любого другого устройства. с Google Drive. Отличный способ сделать одну из тех дополнительных копий ваших данных, которые на самом деле должны иметь .

10. Координируйте цвета файлов для удобной организации

Вам нужно мгновенно найти определенные файлы на Google Диске? Установите для них цвет, который привлекает внимание, и вы сможете быстро его найти.

11. Используйте сочетания клавиш, чтобы сохранить себя всеми щелчками мыши

На Google Диске есть полный список сочетаний клавиш, которые экономят и щелчки, и время. И вы можете держать их под рукой, нажимая клавиши «Ctrl» и «/» на компьютере Chromebook или Windows или «Cmd» и «/» на Mac.

Вы обязательно сэкономите время и найдете более эффективные способы работы с этими инструментами и приемами. И, если Google Диск еще не является вашим цифровым, без которого невозможно обойтись, все равно попробуйте, и вы можете полюбить все способы, которыми он ускоряет и упрощает ваши онлайн-задачи.

35 советов по работе с Google Диском, которые нельзя пропустить

Поднимите руку, если вы помните Writely. В августе 2005 года компания Upstartle, состоящая из четырех человек, запустила текстовый процессор, работающий только в режиме онлайн, воспользовавшись преимуществами новой на тот момент технологии браузера под названием AJAX. Это позволяло пользователям мгновенно сохранять и извлекать контент, созданный в браузере, но хранящийся на сервере. И это сработало настолько хорошо, что Google купил Upstartle менее чем через год. В то время такой продукт, как Writely, был уникальным (программное обеспечение не было на компакт-диске) и считался авантюрой.

Перенесемся в сегодняшний день. Набор инструментов онлайн-офиса Google только увеличился и улучшился. Теперь под эгидой Google Drive вы найдете службу управления файлами и их хранения, а также различные веб-приложения и мобильные приложения. К ним относятся: текстовый процессор (Docs или Writely, все взрослые), электронные таблицы (Sheets), презентации (Slides), рисунки и формы.

Это полный набор инструментов, который теперь берет на себя гораздо более зрелый Microsoft Office; Фактически, Google Drive, возможно, побудил Microsoft создать онлайн-версии Word, Excel и PowerPoint для работы со своей службой хранения / синхронизации OneDrive.

Компании могут использовать G Suite, версию Google Диска со всем хранилищем и инструментами, а также интеграцию Gmail, Календаря, Сайтов и многого другого под своим собственным доменным именем. Цена начинается с 6 долларов США за пользователя в месяц за 30 ГБ онлайн-хранилища на пользователя; некоммерческие организации и школы могут получить его бесплатно.

Drive — выбор нашей редакции для повышения производительности офиса — это серьезный набор инструментов для серьезной (или веселой) работы, причем все это совершенно бесплатно. Потребители платят только за дополнительное пространство для хранения. Но стоит знать больше, чем просто основы.Вот как максимально эффективно использовать Google Диск.

Объявление

Файловое хранилище бесплатно, вроде

Каждая личная учетная запись Google Диска, которую вы получаете, если у вас есть какая-либо служба Google, например Gmail или Google Фото, поставляется с 15 гигабайтами бесплатного хранилища. Вы всегда можете обновить его с помощью Google One, но имейте в виду: только неродные файлы, такие как файлы Microsoft, PDF-файлы или изображения, занимают эти 15 ГБ. Файлы Google Doc / Sheets / Slides, которые вы создаете, не учитываются при расчете , а не при выделении вашего хранилища на Google Диске.

Синхронизировать все ваши файлы

Google Диск синхронизируется между устройствами, поэтому вы можете запустить проект на ПК и забрать его на телефоне, планшете или домашнем ноутбуке. И он работает с любыми документами, а не только с собственными Документами, Таблицами и Презентациями. Установите программу Google Backup and Sync на рабочий стол для автоматического резервного копирования файлов с вашего компьютера, камеры или SD-карт на Google Диск.

Это тот аспект Google Диска, который может использовать ваши 15 ГБ бесплатного хранилища, однако, поскольку он обслуживает другие типы файлов.Если у вас закончится, возможно, вам придется заплатить за дополнительное хранилище через Google One. Но варианты начинаются с 1,99 доллара в месяц (или 19,99 доллара в год) за 100 ГБ. Даже 2 ТБ стоит всего 10 долларов в месяц или 99,99 долларов в год.

Сотрудничайте с другими

Игра с Google Docs называется «сотрудничество». Неважно, используете ли вы все на ноутбуках, планшетах или смартфонах, над документом одновременно могут работать несколько человек — до 50 одновременно.

Чтобы следить за тем, что сделали ваши друзья, родственники и / или коллеги, просмотрите историю изменений через Файл> История версий> Просмотреть историю версий .(Или щелкните Все изменения, сохраненные на диске вверху, если он отображается.) Список справа покажет вам, кто обновил документ и когда; щелкните имя, чтобы увидеть, что они сделали. Дайте разные имена разным версиям, чтобы их было легче отслеживать — нажмите кнопку в правом верхнем углу, чтобы просмотреть только названные версии.

Редактировать как в Microsoft Word

Что, если вы хотите, чтобы исправления выглядели так, как они выглядят при отслеживании изменений в документе Microsoft Word? Документы поддерживают функцию под названием Предлагать правки .Нажмите кнопку «Редактировать» (со значком карандаша) рядом с кнопками «Комментарии» и «Поделиться». Вы получите меню, в котором вы сможете редактировать, вносить предложения (с видимыми отслеживаемыми изменениями, которые вы или другие можете принять позже) или просматривать окончательный документ.

Найдите сотрудника

Если вы не можете вспомнить имя нужного документа, но можете, запомнить, кто вам предоставил доступ, щелкните Доступно мне, в левом меню Google Диска. Вы получите список всех документов, которыми с вами поделились.Если список слишком длинный для анализа, введите имя соавтора в поле поиска вверху.

Сделать документ общедоступным

Чтобы участвовать в совместной работе, необходимо предоставить общий доступ к документу. Ограничение составляет 200 человек, но если более 50 соавторов попытаются отредактировать документ, опоздавшие смогут только просмотреть изменения.

Владелец (и) документа может указать, кто имеет права на редактирование. Но чтобы избежать хлопот, сделайте документ общедоступным. Нажмите кнопку «Поделиться» в правом верхнем углу, перейдите к Advanced , затем нажмите «Изменить» в разделе «Кто имеет доступ».» Выберите общедоступный в Интернете или любой, у кого есть ссылка; некоторые клиенты G Suite могут сделать свои документы доступными только для всех в своей организации.

Общедоступные документы доступны для поисковых систем … и Google, возможно, тоже владею одним из них.

Установить уровень доступа

Когда вы делаете всю эту документацию, вы можете подумать, что все равны. Не так. Есть четыре уровня доступа к документам. Владельцы могут делать с файлом все что угодно — даже удалять его — и приглашать других соавторов. Редакторы , конечно, могут редактировать, но приглашать других соавторов только если это позволяет Владелец. Зрители видят, что происходит. Комментаторы могут его видеть, а также оставлять комментарии. Читатели и комментаторы могут делать копии документов, поэтому не думайте о документах как о «безопасных».

Общайтесь во время совместной работы

Google Диск показывает ваших коллег, соавторов документа, в правом верхнем углу. Вы можете оставлять встроенные комментарии или вопросы для конкретных людей во время работы, но вы также можете отправить им мгновенное сообщение.Щелкните всплывающее окно чата рядом с заголовками чата соавтора и введите свое сообщение. Однако это не личное сообщение. Все остальные участники документа также могут видеть ваше обсуждение.

Используйте надстройки

Существует множество надстроек, которые могут расширить функциональные возможности, которые вы уже бесплатно получаете в Документах и ​​Таблицах. Найдите или активируйте их, щелкнув Надстройки > Получить надстройки при редактировании документа.

Обними это с приложениями

Не путать с надстройками, существует также ряд приложений Google Диска — полностью веб-приложений, которые вы можете связать с вашим Google Диском.Есть некоторое совпадение с надстройками — вам, вероятно, не нужны надстройки HelloFax и . Но приложения, которые можно найти в Интернет-магазине Chrome, позволяют легко выполнять дополнительное редактирование в другом месте.

Загрузить с помощью перетаскивания

В интерфейсе Google Диска есть большая кнопка «Новый» для создания новых файлов. Это также то, как вы загружаете файл или папку. Пропустите эту часть — перетащите файлы из Windows Explorer или MacOS Finder прямо в список файлов Google Диска. В нижней части экрана браузера вы увидите облако со стрелкой вверх, чтобы указать, что вы можете отпустить файл, который вы перетаскиваете, чтобы перетащить его прямо на Диск.

Ссылки для быстрого создания

Используйте Companion для запуска Windows на рабочем столе

Расширение Drive Companion для Google Chrome удовлетворяет конкретную потребность: разбивает запущенный документ / слайды / листы Google Диска на всплывающие окна браузера, которые обеспечивают вид специальной программы на рабочем столе. В Windows всплывающие окна даже получают значок Google Диска на панели задач, поэтому вы можете легко вернуться к нему. Новое окно можно запустить с пустым документом или открыть существующий.

Доступ к файлам на Диске в автономном режиме: рабочий стол

Обычно вы получаете доступ к файлам, хранящимся на Google Диске, когда ваш браузер подключен к Интернету. Но для тех случаев, когда Wi-Fi недоступен, Google Drive поддерживает автономный доступ.

Сначала установите расширение Google Docs Offline Chrome (работает только в браузере Google), затем перейдите в настройки Google Диска. Установите флажок «Создавать, открывать и редактировать последние файлы Google Документов, Таблиц и Презентаций на этом устройстве в автономном режиме.»Это активирует службу, но вам нужно будет выбрать, какие файлы вы хотите использовать в автономном режиме. Перейдите на drive.google.com, щелкните правой кнопкой мыши нужные документы (нажмите Shift / Ctrl или Command для нескольких файлов), и включите «Доступен офлайн».

Доступ к файлам на Диске в автономном режиме: мобильный

Если вы хотите работать с файлом Google Диска на своем смартфоне, но у вас нет доступа в Интернет, настройте файл, чтобы он был доступен в автономном режиме заранее. Откройте файл Документов, Слайдов или Таблиц, коснитесь меню из трех точек () в правом верхнем углу и установите переключатель рядом с « Доступно в автономном режиме .»В следующий раз, когда вы подключитесь к Интернету, все внесенные вами изменения будут снова синхронизированы с Google Диском.

Сохранить для последующего использования на Google Диске

Evernote — это онлайн-хранилище всей вашей цифровой информации. Вы можете использовать Google Диск аналогичным образом. Расширение Google Chrome под названием «Сохранить на Google Диске» позволяет легко сохранять практически все, что вы видите в Интернете, в папку на Google Диске. Однако есть некоторые предостережения. Вы не можете сохранить только хорошие текстовые части страницы — вы можете сохранить только ее представление как файл PNG, весь исходный код HTML или сохранить его как документ Google (что приведет к отключению форматирования).Щелкните изображение правой кнопкой мыши, и вы можете сохранить только его. Для серьезного сохранения информации используйте Evernote, OneNote или Pocket.

Прямая публикация документов через Gmail

Если вы используете Gmail и Google Диск, вам повезло: вам больше никогда не придется прикреплять документ. Это означает, что вы никогда не столкнетесь с ограничением в размере 25 МБ для вложений — вместо этого отправьте файлы объемом до 10 ГБ и ГБ.

Файлы должны быть сначала загружены в хранилище Google Drive. Вставьте файлы в сообщение Gmail, щелкнув значок Google Диска () в нижней части экрана создания электронного письма.Если файлы находятся на вашем жестком диске, перетащите их со вкладки «Загрузить».

Используйте отдельные мобильные приложения для редактирования

Google уже давно предлагает приложение «Диск» для iOS и Android, но редактирование файлов было неоднозначным, поэтому Google переместил эту функциональность на отдельные приложения для Документов (iOS, Android), Таблиц (iOS, Android) и Презентаций (iOS). , Android). Приложение «Диск» продолжает обеспечивать доступ и просмотр сохраненных файлов; когда вам нужно отредактировать, он переключит вас на одно из других приложений, если они установлены.

Преобразовать в формат Google Docs

Вы можете добавить практически любой файл на Google Диск для хранения, но как вы работаете с ними после их загрузки? Преобразовать файл в формат Google Docs, Sheets или Slides довольно просто. Загрузите файл и щелкните правой кнопкой мыши , чтобы выбрать «Открыть с помощью». Появится подменю выбора с параметрами, которые позволят вам преобразовать, например, документ Word в документ Google. Он создаст копию, оставив исходный файл нетронутым.

Вы также можете использовать расширение Office Editing for Docs, Sheets & Slides для Chrome, чтобы редактировать любые документы Office, которые вы перетаскиваете в браузер.Затем вы можете сохранить их в исходном формате или сохранить их в формате Google Диска, чтобы сэкономить место.

Превратите все изображения / PDF-файлы в текст

Если вы хотите, чтобы каждый элемент, который вы загружаете на рабочий стол, даже PDF-файлы, преобразовывался в текст, который можно редактировать как документ Google, перейдите на Google Диск (не в Документы) на рабочем столе, щелкните значок шестеренки () вверху и выберите Настройки. . Во всплывающем окне установите флажок рядом с Конвертировать загрузки . Загрузка файлов может занять немного больше времени, но оно того стоит.В итоге вы получите документ Google, в который вставлено изображение с редактируемым текстом ниже.

Сканирование с помощью мобильного приложения

Одна уникальная функция мобильного приложения Google Диск (не в отдельных приложениях Документы и Таблицы) — это возможность загружать изображения. Почему ты бы так поступил? Слова на изображении сканируются Google и становятся доступным для поиска текстом. Он отлично подходит для того, чтобы сфотографировать рецепт, меню, часы работы магазина — все, что вам нужно будет найти позже, но не нужно перепечатывать. (Однако приложение iOS не делает текст редактируемым с помощью OCR — это работает только с рабочего стола или с Android.)

Сбор данных от других

Одно приложение в коллективе Google Диска, которое не привлекает особого внимания, — это Forms, но оно удобное. Думайте об этом как о своем личном SurveyMonkey. Настройте опрос, опрос, что у вас есть, и поделитесь им. Собранные данные вставляются в файл электронной таблицы Таблиц. Формы так же удобны для совместной работы, как и любой другой документ. Формы поддерживают индикаторы выполнения (чтобы показать респондентам, сколько времени им нужно, чтобы закончить), изображения и видео на YouTube.

Рисовать в Документах

Приложение «Рисунки» на Google Диске не предназначено для редактирования фотографий.Но его можно использовать для создания графики. Если вам нужно немного творческого подхода к изображению в документе, оно у вас есть. В Документах, Таблицах или Слайдах перейдите к Вставка> Рисунок> + Новый — вы получите уменьшенную версию приложения для рисования, которая упрощает добавление ваших иллюстраций. Если вы уже сохранили искусство, созданное на Диске, выберите « Чертеж»> « С диска » в меню «Вставка».

Перейти в полноэкранный режим (дважды)

Вам нужно немного времени, чтобы писать, не отвлекаясь? Выберите View> Full Screen , чтобы избавиться от меню приложений и панелей инструментов вверху (нажмите клавишу Esc, чтобы они вернулись).Нажмите F11 в полноэкранном режиме, чтобы скрыть и меню браузера, и снова, чтобы они вернулись.

Панель исследований: дополнительные сведения

Когда у вас есть голова над проектом и ограниченное пространство на экране, последнее, что вам нужно сделать, — это покинуть страницу, чтобы выполнить поиск. Панель исследования (доступная только в Документах) позволяет обойти это. Щелкните Инструменты > Изучить (или Ctrl + Alt + Shift + I), чтобы получить к нему доступ. Это упрощает вставку цитаты в сноску в ваш документ, которая ссылается на результаты.Используйте Ctrl + Shift + Y , когда курсор находится на определенном слове и на панели отображается определение. Вы даже можете использовать панель «Обзор» для вставки найденных изображений.

Вставить ссылки с помощью поиска

Вставить ссылку в документ Google очень просто. Выделите текст, щелкните значок цепочки или нажмите Ctrl-K , и появится меню, куда вы можете вставить URL. Но если у вас еще нет URL-адреса для ссылки, Google найдет его для вас, поскольку поиск Google интегрирован.Сначала будет выполнен поиск по выделенному вами слову. Если это не сработает, введите другой запрос — текст документа не изменится. Найдя понравившуюся ссылку, щелкните ее, чтобы сразу вставить.

Просмотр каждого ярлыка

Воспользуйтесь сочетаниями клавиш, и вы станете богом Google Диска. Кроме того, что это такое и как вы их находите? Независимо от того, в каком приложении Диска вы находитесь, даже на главной странице Google Диска, просто введите Ctrl + /, и в контекстном меню будут показаны все доступные варианты клавиатуры.

Переводите на лету

Получили документ на иностранном языке? Загрузите его на Google Диск, откройте его (как документ Google), нажмите Инструменты > Перевести документ . Вы получите дубликат документа на предпочитаемом вами языке.

Голосовой ввод в Документах

Откройте новый пустой файл Google Doc для обработки текста на рабочем столе, и если на вашем компьютере есть микрофон, у вас есть возможность выполнить Голосовой набор .Найдите его в меню Инструменты или нажмите Ctrl + Shift + S. Он помещает значок микрофона рядом с документом — щелкните по нему, чтобы произнести речь, и то, что вы говорите, появится в документе. Значок микрофона станет красным, и когда он вас услышит, он получит очертание цели.

Google много сделал для улучшения распознавания голоса и диктовки за последние несколько лет, и это работает очень здорово. Не только для записи того, что вы говорите (включая базовую пунктуацию — например, «точка» в конце предложения), но также для внесения исправлений и изменений форматирования с помощью голоса, а также для навигации по документу, не касаясь мыши.Список поддерживаемых языков выходит далеко за рамки только американского английского. Однако он будет цензурировать ваши проклятия звездочками — вам нужно будет перепечатать это дерьмо позже.

Улучшите поиск файлов

Ищете конкретный файл или документ на Google Диске? У Google есть поиск, так что обычно это легко. Если вам нужно выполнить расширенный поиск, откройте соответствующие параметры с помощью стрелки вниз в поле поиска. Оттуда выполните поиск по типу файла, владельцу, помечен ли он или удален, когда он был в последний раз изменен, с кем им предоставлен доступ и т. Д.

А еще лучше использовать обработку естественного языка при поиске на Диске. Это означает, что вы можете пропустить эзотерические поисковые операторы и попробовать что-то вроде «найди протоколы моих торговых встреч за июль прошлого года».

Раскрасьте свои папки

Это помогает поддерживать порядок в папках, но иногда вы просто хотите, чтобы ваш взгляд привлекал наиболее часто используемые папки, например, выбором цвета. Google Диск предлагает множество вариантов. Щелкните правой кнопкой мыши любую папку и выберите «Изменить цвет», чтобы открыть меню.

Получить новый взгляд

Если вы используете Outlook.com или приложение Outlook для iOS или Android, вы не ограничены использованием Microsoft OneDrive для доступа к файлам в облаке. Вы также можете получить их из Dropbox, Box, Facebook и, да, Google Drive.

Защитите определенные клетки

Вы можете настроить защиту всего листа в Google Sheet, используя Инструменты > Защитить лист , даже если вы используете общий доступ к листу. Однако еще более детализированным и полезным является возможность защиты только частей данных. В разделе Data> Protect Sheets and Ranges вы можете установить диапазон ячеек, к которому никто, кроме вас или ваших избранных, не может прикоснуться.

Найти больше шрифтов

Если вы чувствуете, что выбор шрифтов в документах Google Диска ограничивает ваше творчество, добавьте еще. В меню «Шрифт» (на панели инструментов) верхний выбор — Дополнительные шрифты . Открывающееся диалоговое окно позволяет отображать шрифты по типу, например рукописный, моноширинный, с засечками или без засечек; затем вы можете отсортировать их по популярности, дате добавления или тренду. Найдите конкретное название гарнитуры. Затем установите флажок рядом с любым шрифтом, к которому вы хотите получить быстрый доступ из самого документа.Шрифты не зависят от документа — если вы выберете новый, он будет доступен во всех ваших Документах, Таблицах и Презентациях Google. Все шрифты Google можно увидеть на fonts.google.com, но не все доступны для использования на Google Диске.

Организуйте этот диск

Как сделать мой документ Google Диска общедоступным

Выполните указанные ниже шаги, чтобы сделать ваш документ Google общедоступным:

  1. Войдите в свой Google Диск
  2. Выберите документ, который вы хотите сделать общедоступным
  3. Щелкните правой кнопкой мыши документ и выберите опцию Поделиться
  4. Щелкните Advanced button
  5. В окне Sharing Setting нажмите Изменить ссылку
  6. В окне Link Sharing выберите Public в сети option
  7. Нажмите Save button
  8. Нажмите Done button

Несколько лет назад, если вам нужно было создать отформатированный и упорядоченный документ, вам понадобился бы текстовый процессор на вашем рабочем столе, который можно было бы установить как часть офисного пакета примерно за 100 долларов США или больше.

Но сегодня вам просто нужно открыть новую вкладку в окне веб-браузера, перейти на docs.google.com, и вы получите миллионы основных функций обработки текста бесплатно, которые вам понадобятся для создания документа.

Что такое документ Google?

Google Drive Document — это бесплатное веб-программное обеспечение, с помощью которого вы можете создавать, редактировать и хранить электронные таблицы и документы в Интернете. Вы можете получить доступ к этим файлам из любого места, где у вас есть подключение к Интернету и полнофункциональный веб-браузер.Эти документы являются частью комплексного пакета, предлагаемого и связанного с Google.

Цель использования Google Docs

Пользователи могут импортировать, редактировать, создавать и обновлять документы и электронные таблицы Google в различных шрифтах и ​​форматах файлов, включая текст с формулами, таблицами, списками и изображениями. Документы Google совместимы с большинством текстовых редакторов и программ для презентаций. Пользователи могут не только публиковать эти листы в виде готовых к печати рукописей и веб-страниц, но также могут создавать и делать общедоступную папку на Google Диске.У них есть полный контроль над листом и возможность проверять, кто видит их работу. Веб-приложение идеально подходит для ведения блогов, публикации на предприятии или создания работы для просмотра другими пользователями или обычными посетителями. Давайте обсудим шаги, которые вы можете использовать, чтобы сделать папку Google Диска общедоступной.

  • Щелкните правой кнопкой мыши папку, которую вы хотите сделать общедоступной
  • Нажмите «Поделиться», а затем «Дополнительно»
  • Нажмите кнопку «Изменить»
  • Выберите вариант «Общедоступная»

После применения этих настроек любой пользователь в Интернете может получить доступ к папка на Google Диске.

Google Docs предлагает себя для нескольких коллективных проектов, в которых разные авторы работают вместе в реальном времени из разных географических мест. Все участники могут видеть, кто создал конкретный документ, внес в него изменения, а также дату и время этих изменений. Все документы, созданные и хранящиеся в сети, также могут быть сохранены на устройствах пользователей, где нет риска потери данных.

В чем уникальность Документов Google?

Google Docs, текстовый онлайн-редактор, делает документы динамическими с помощью инструментов стилизации и интеллектуальных функций редактирования, которые помогают пользователям легко изменять формат текста и абзацев в соответствии с их требованиями.Он позволяет пользователям выбирать из сотен дополнительных ссылок, шрифтов, рисунков и изображений, причем бесплатно.

Google Docs имеет собственный отличный текстовый редактор. Он имеет все функции форматирования, которые можно ожидать при создании новой электронной таблицы или документа. Пользователи могут создавать несколько документов Google, помещать их вместе в папку и делать папку диска Google общедоступной.

Некоторые основные функции Документов Google упомянуты ниже:
  • Создание, редактирование и хранение документов в Интернете
  • Использование шрифтов Google, изображений, гарнитур, таблиц и прочего для форматирования документов
  • Импорт документов и их экспорт в PDF и Word форматы
  • Совместное редактирование документов в реальном времени с соавторами
  • Предлагает инструмент для исследования
  • Редактировать документы в автономном режиме с расширениями Chrome
  • Доступны приложения для Android и iOS

Вы можете использовать шаблоны Документов Google, чтобы составить проект предложения, написать свое резюме, крафтить деловое письмо, дизайн брошюры или формализация заметок о встрече — для всего есть шаблоны.Фактически, существует больше шаблонов почти для всех вещей, которые вы бы сделали для удовлетворения потребностей своего бизнеса. И для каждой категории доступно несколько шаблонов.

В случае, если вам нужно добавить верхние и нижние колонтитулы к документу, в котором много страниц, он позволяет вам создать то же самое, включая заголовок документа, номера страниц, или добавить и то, и другое на каждой странице сразу.

Преимущества использования Google Docs

Google Docs полезны для многих целей, вы можете делиться своими документами с другими людьми, и это лучшая причина использования этого программного обеспечения.Вы можете предоставить нескольким пользователям доступ к определенной папке и сделать папку Google Диска общедоступной.

Пользователи могут отправлять и получать документы от других людей по электронной почте, отправив ссылку на документ. Чтобы поделиться данными в документе Google, вы можете вставить график с помощью электронной таблицы Google Таблиц. Используйте заметки Google Keep для сбора данных, а затем перетащите их в свой документ с боковой панели Keep.

Любой пользователь может вносить изменения в документ в режиме реального времени, каждый может добавлять комментарии и предложения по редактированию по мере того, как документ принимает форму.

Давайте рассмотрим некоторые основные преимущества использования Google Docs.

  • Доступен в любом месте и в любое время с подключением к Интернету
  • Позволяет добавлять или удалять соавторов для обеспечения безопасности документов
  • Легко учиться
  • Позволяет пользователям просматривать прошлые правки
  • Бесплатное онлайн-программное обеспечение
  • Доступно для многих типов файлов, включая документы , презентации, электронные таблицы, веб-формы
  • Гибкость импорта / экспорта
  • Упрощает корпоративное общение
  • Расширяет функциональность и улучшает совместную работу
  • Отсутствие риска потери данных
  • Документы могут создаваться, редактироваться и совместно использоваться несколькими пользователями одновременно

Помимо вышеупомянутых преимуществ, пользователи также имеют возможность получить доступ к истории документа и проверить, что изменилось.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *